VLOOKUP คืออะไร? การใช้ประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลใน Excel
Key Takeaway
- VLOOKUP คือฟังก์ชันใน Excel ที่ใช้ค้นหาข้อมูลในตารางโดยการเปรียบเทียบค่าที่ต้องการค้นหากับข้อมูลในคอลัมน์แรกของตาราง จากนั้นดึงข้อมูลในคอลัมน์ที่ระบุไว้
- โครงสร้าง VLOOKUP คือสิ่งที่อยากค้นหา ช่วงข้อมูลที่อยากค้นหา ลำดับของคอลัมน์ และรูปแบบในการค้นหา
- ปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ VLOOKUP ได้แก่ การพิมพ์ค่าผิด การใช้คอลัมน์ผิด การขยายหรือลดช่วงข้อมูล และค่าซ้ำที่ทำให้ดึงข้อมูลไม่ถูกต้อง
VLOOKUP เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลใน Excel ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยสามารถใช้เพื่อค้นหาค่าจากตารางข้อมูลและแสดงผลลัพธ์ที่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด การเรียนรู้วิธีการใช้งานฟังก์ชันนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้คุณทำงานกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกยิ่งขึ้น
VLOOKUP ฟังก์ชันมหัศจรรย์ที่ช่วยค้นหาข้อมูล
VLOOKUP เป็นฟังก์ชันใน Excel ที่ใช้สำหรับการค้นหาข้อมูลในลักษณะคล้ายกับฐานข้อมูล เช่น การหาชื่อลูกค้าจากรหัสลูกค้าหรือหาค่าราคาสินค้าจากชื่อสินค้า ฟังก์ชันนี้ย่อมาจาก Vertical Lookup เนื่องจากข้อมูลที่ใช้ในการค้นหามักจะเรียงในแนวตั้ง (Vertical) ซึ่งช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและประหยัดเวลา นอกจากนี้ยังเป็นสูตรประเภท Lookup หรือการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่าง 2 ตารางเข้าด้วยกัน
โครงสร้างที่มีในสูตรของ VLOOKUP
ก่อนจะเข้าไปดูรายละเอียดว่าฟังก์ชัน VLOOKUP ใช้อย่างไร มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานของสูตร Excel นี้กันก่อน โดยสูตร VLOOKUP ประกอบด้วย 4 ส่วนหลักที่สำคัญในการทำงาน ได้แก่
สิ่งที่อยากค้นหา
ค่าที่เราต้องการค้นหาคือค่าหรือข้อมูลที่ต้องการให้ฟังก์ชัน VLOOKUP ค้นหาในตาราง เช่น หากเราต้องการค้นหาค่าในเซลล์ "D2" ซึ่งข้อมูลนั้นอาจอยู่ในคอลัมน์หรือแถวของตาราง เช่น ช่อง F5 ก็ให้ใส่ "F5" ในสูตรเพื่อให้ VLOOKUP ใช้ค่าในเซลล์นั้นเป็นตัวแปรในการค้นหาข้อมูลในตารางที่กำหนดไว้
ช่วงข้อมูลที่อยากค้นหา
ช่วงข้อมูลที่ต้องการค้นหาคือพื้นที่ของตารางที่เราต้องการให้ฟังก์ชัน VLOOKUP ค้นหาข้อมูลจาก โดยสามารถเลือกได้ทั้งการลากคลุมพื้นที่หรือการใส่ช่วงข้อมูลด้วยตัวเลข เช่น A1:F10 ซึ่งหมายถึงให้ค้นหาข้อมูลจากช่วง A1 ถึง F10 หากต้องการให้ช่วงข้อมูลนั้นคงที่ไม่เคลื่อนที่เมื่อคัดลอกสูตรไปใช้ที่อื่น ควรใส่เครื่องหมาย "$" หน้าคอลัมน์และตัวเลข เช่น $A$1:$F$10 เพื่อให้ช่วงข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลง
ลำดับของคอลัมน์
ระบุคอลัมน์ที่ต้องการค้นหาค่าจากข้อมูล เช่น หากต้องการค้นหารหัสสินค้าที่อยู่ในเซลล์ "D2" ให้ระบุคอลัมน์ที่มีข้อมูลรหัสสินค้าในสูตร โดยระบุหมายเลขคอลัมน์ที่รหัสสินค้าปรากฏอยู่ในช่วงข้อมูลที่เลือก ตัวอย่างเช่น หากรหัสสินค้าปรากฏอยู่ในคอลัมน์แรกของช่วงข้อมูลที่เลือก ค่าที่ใส่ในสูตรจะเป็น "1" เป็นต้น
รูปแบบในการค้นหา
รูปแบบในการค้นหาในสูตร VLOOKUP คือการกำหนดว่าต้องการค้นหาข้อมูลแบบตรงเป๊ะหรือใกล้เคียงที่สุดกับค่าที่ระบุไว้ ซึ่งจะเป็นส่วนสุดท้ายของสูตร มีหน้าที่กำหนดลักษณะการจับคู่ข้อมูลในตารางที่ค้นหา โดยมีตัวเลือก คือ
- การค้นหาแบบตรง (Exact Match) ให้กำหนดเป็น FALSE หรือใส่เลข 0 ในสูตร เพื่อให้ได้ค่าที่ตรงกับที่ต้องการค้นหาเท่านั้น
- การค้นหาแบบใกล้เคียง (Approximate Match) ให้กำหนดเป็น TRUE หรือใส่เลข 1 ในสูตร เพื่อค้นหาค่าที่ใกล้เคียงที่สุดกับค่าที่ต้องการค้นหา
วิธีใช้ VLOOKUP เพื่อจัดการข้อมูลใน Excel
การใช้งานฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel สามารถทำได้ไม่ยาก เพียงทำความเข้าใจโครงสร้างของสูตรและนำไปปรับใช้กับข้อมูลที่ต้องการค้นหา โดยมีรูปแบบการใช้งานเบื้องต้น ดังนี้
- จัดเรียงข้อมูลให้อยู่ในแนวตั้ง (Vertical) และให้คอลัมน์ที่ต้องการค้นหาอยู่ทางซ้ายสุดของตารางข้อมูล
- ระบุค่าที่ต้องการค้นหา เช่น รหัสสินค้า ชื่อลูกค้า หรือรหัสพนักงาน
- เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการค้นหา เช่น A1:F10 (ถ้าไม่อยากให้ช่วงเปลี่ยนเมื่อคัดลอกสูตร ให้ล็อกช่วงด้วย $ เช่น $A$1:$F$10)
- ใส่หมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการนำข้อมูลมาแสดง เช่น 2 หมายถึงคอลัมน์ที่สองในช่วงข้อมูลที่เลือก
- เลือกประเภทการค้นหา ใส่ FALSE หรือ 0 เพื่อค้นหาแบบตรงกันเท่านั้น (Exact match) ใส่ TRUE หรือ 1 เพื่อค้นหาแบบใกล้เคียง (Approximate match)
- ใส่สูตรในเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น =VLOOKUP(D2, A1:F10, 2, FALSE)
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในสูตร VLOOKUP
หากเราพิมพ์รหัสผิดและรหัสที่ผิดนั้นดันไปตรงกับรหัสอื่นในตารางต้นทาง สูตรจะไม่แสดง Error แต่จะดึงข้อมูลผิดมาแทน ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้โดยไม่รู้ตัว ดังนั้นจึงควรตรวจสอบรหัสให้ละเอียดก่อนใช้งาน นอกจากนี้หากในตารางต้นทางมีรหัสซ้ำกันหลายแถว VLOOKUP จะดึงข้อมูลมาเฉพาะแถวแรกเท่านั้น การจัดเตรียมข้อมูลในตารางให้ถูกต้องและไม่มีข้อมูลซ้ำจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น เพื่อให้ผลลัพธ์แม่นยำและลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
INDEX & MATCH หรือ VLOOKUP ใช้สูตรไหนดี?
สูตร INDEX/MATCH ให้ความเสถียรมากกว่า VLOOKUP เพราะสามารถล็อกเฉพาะคอลัมน์ที่ต้องการดึงข้อมูลได้พอดี ต่างจาก VLOOKUP ที่หากมีการเปลี่ยนแปลงคอลัมน์ในช่วงข้อมูล อาจทำให้ผลลัพธ์ผิดพลาดได้ นอกจากนี้ INDEX/MATCH ยังมีโครงสร้างที่แข็งแรงกว่า เพราะการย้ายคอลัมน์จะไม่กระทบต่อผลลัพธ์
ในขณะที่ VLOOKUP อาจแสดงข้อมูลคลาดเคลื่อนหากตารางเปลี่ยน หากข้อมูลมีความเสถียร ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลละเอียดอ่อน และอ้างอิงคอลัมน์ไม่กี่ช่อง VLOOKUP ก็ยังใช้งานได้ดี แต่ในหลายกรณี INDEX/MATCH ถือเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยและน่าเชื่อถือมากกว่า
สรุป
VLOOKUP เป็นฟังก์ชันหรือสูตรใน Excel ที่ช่วยค้นหาข้อมูลจากตารางได้อย่างรวดเร็ว โดยทำงานจากซ้ายไปขวาตามแนวตั้ง (Vertical Lookup) สูตรประกอบด้วย 4 ส่วนหลัก ได้แก่ ค่าที่ต้องการค้นหา ช่วงตารางข้อมูล หมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการดึงผลลัพธ์ และรูปแบบการค้นหา (ตรงหรือใกล้เคียง) การใช้งานค่อนข้างง่าย แต่ต้องระวัง เช่น พิมพ์รหัสผิดหรือข้อมูลซ้ำอาจทำให้ดึงค่าผิดได้ นอกจากนี้ VLOOKUP ยังเหมาะกับงานที่ตารางมีโครงสร้างคงที่
หากคุณกำลังมองหางานบัญชี สถิติ หรือธุรการ ในประเทศไทย เว็บไซต์ Jobsdb มีตำแหน่งงานหลากหลายที่น่าสนใจ เช่น เจ้าหน้าที่บัญชี เจ้าหน้าที่ธุรการ และพนักงานธุรการบัญชี คุณสามารถค้นหางานที่ตรงกับความสนใจและเงินเดือนที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
