สูตร Excel เบื้องต้น เพื่อความสะดวกในการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล
Key Takeaway
- การใช้สูตร Excel ช่วยให้การจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลเร็วและแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด และทำงานกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมอัปเดตและนำเสนอผลลัพธ์ได้ทันที
- ตัวอย่างสูตร Excel ที่ใช้บ่อย ได้แก่ DATE เรียงวัน เดือน ปี HYPERLINK แทรกลิงก์ในข้อความ MIN หาค่าต่ำสุด และ NOW บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
- ตัวอย่างสูตร Excel ที่ใช้คำนวณ ทั้งเบื้องต้นและระดับกลาง เช่น SUM หาผลรวมของตัวเลข AVERAGE หาค่าเฉลี่ย COUNT นับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลข และ VLOOKUP ค้นหาข้อมูลในตาราง
รู้จักกับสูตร Excel เบื้องต้นที่ใช้งานง่ายและจำเป็นสำหรับทุกสายงาน เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมตัวอย่างที่เข้าใจง่ายและสามารถนำสูตร Excel ทั้งหมดไปใช้ได้จริงในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณข้อมูล การค้นหาข้อมูล หรือการจัดการข้อมูลจำนวนมาก โดยสูตรเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานของคุณรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
รวมสูตร Excel ที่ใช้บ่อย
สูตร Excel ที่ใช้บ่อยเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถช่วยให้การทำงานในชีวิตประจำวันสะดวกยิ่งขึ้น เช่น
BAHTTEXT การแปลงตัวเลขเป็นค่าทางการเงินไทยในรูปแบบตัวหนังสือ เช่น "กี่บาท กี่สตางค์ ถ้วน" ใช้ในใบ Quotation เพื่อแสดงจำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
DATE สูตร Excel นี้ช่วยให้วันที่ที่แยกเป็นวัน เดือน ปี เรียงตามรูปแบบ วันที่/เดือน/ปี โดยใช้เมื่อข้อมูลวัน เดือน ปี ถูกระบุในช่องแยกกัน
- DATEDIF สูตรนี้ช่วยคำนวณระยะห่างของวันที่ตามรูปแบบที่เลือก เช่น วัน เดือน ปี
- EOMONTH ใช้คำนวณหาวันสิ้นเดือน โดยใส่วันเริ่มต้นและจำนวนเดือนที่ต้องการ แล้วจะได้วันที่สิ้นเดือนตามที่กำหนด
- HYPERLINK สูตรนี้ใช้แทรกลิงก์ในข้อความให้คลิกได้ง่าย โดยไม่ทำให้ลิงก์ดูรก
- INDEX สูตร Excel เพื่อระบุข้อมูลตามลำดับที่ต้องการ โดยเลือกพื้นที่และระบุลำดับที่
- LEN ใช้สูตรนี้เพื่อหาจำนวนตัวอักษรในเซลล์ เช่น เช็กความถูกต้องของรหัสประชาชนหรือรหัสพนักงาน
- MIN ใช้สูตร MIN เพื่อหาค่าต่ำสุดจากช่วงตัวเลขที่เลือก เช่น MIN(A1:A10)
- NOW สูตร Excel ช่วยบันทึกวันที่และเวลาปัจจุบันโดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการลงทะเบียนหรือบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
- PROPER สูตรช่วยเปลี่ยนข้อความให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้นและตัวพิมพ์เล็กตาม หลังจากข้อความที่ระบุ
- QUOTIENT ใช้สำหรับการหารเลขแบบกลมๆ โดยเลือกเลขที่ต้องการหารและเลขที่ใช้ในการกลม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่มีจุดทศนิยม
- RIGHT ใช้สำหรับตัดเลขให้เหลือเฉพาะ x หลักสุดท้าย เพื่อทำให้ข้อมูลดูง่ายขึ้น เช่น การเลือกเลขออร์เดอร์ให้เหลือเพียงหลักที่ต้องการ
- TRIM สำหรับตัดช่องว่างเกินออกจากข้อความ ทั้งต้น กลาง และท้าย ทำให้ข้อมูลอ่านง่ายขึ้น
- UPPER ใช้แปลงข้อความทั้งหมดให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ทำให้ข้อมูลเป็นระเบียบและสม่ำเสมอ
- YEAR สูตร Excel ช่วยแปลงปี พ.ศ. เป็น ค.ศ. และตัดข้อมูลให้เหลือแค่ปี โดยใช้ `=YEAR()` สำหรับการแยกปีจากวันที่ใน Excel
วิธีใช้สูตรคำนวณ Excel
สูตรคำนวณใน Excel มีความหลากหลาย ทั้งสูตรพื้นฐานที่ใช้งานง่าย เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และสูตรระดับกลางที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ดังนี้
สูตรคำนวณ Excel บวก ลบ คูณ หาร
สูตร Excel สำหรับการคำนวณพื้นฐาน บวก ลบ คูณ หาร สามารถใช้ได้ง่ายและสะดวกเพื่อช่วยในการจัดการข้อมูลทางคณิตศาสตร์ในงานต่างๆ เช่น
SUM
สูตร SUM ใช้ในการหาผลรวมของตัวเลข โดยใส่ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลขที่ต้องการหาผลรวมลงในวงเล็บ เช่น SUM(number1, [number2], …) เพื่อคำนวณผลรวมของข้อมูลในเซลล์ที่เลือก
SUMIF
สูตร SUMIF เป็นสูตร Excel พื้นฐานที่ใช้สำหรับหาผลรวมของข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด ซึ่งสามารถใช้ได้กับเงื่อนไขเดียว เช่น การหาผลรวมยอดขายในวันที่น้อยกว่า หรือมากกว่าหรือเท่ากับวันที่ที่ระบุไว้ รูปแบบการใช้งานคือ SUMIF(range, criteria, [sum_range])
SUMIFS
สูตร SUMIFS เป็นสูตร Excel ที่ใช้หาผลรวมของข้อมูลที่ตรงตามหลายเงื่อนไข เหมาะสำหรับการคำนวณผลรวมที่ต้องใช้เงื่อนไขหลายๆ ตัวร่วมกัน รูปแบบการใช้งานคือ SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, ...)
AVERAGE
AVERAGE ใช้ในการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในช่วงที่เลือก ถือเป็นสูตรพื้นฐานที่จำเป็นต้องรู้ รูปแบบการใช้งานคือ AVERAGE(number1, [number2], ...)
COUNT
สูตร COUNT ใช้ในการนับจำนวนช่องที่มีตัวเลขในช่วงที่เลือก โดยรูปแบบการใช้งานคือ COUNT(number1, [number2], …)
IF
สูตร IF ใน Excel ใช้สำหรับการทดสอบเงื่อนไขและให้ผลลัพธ์ตามที่กำหนด หากเงื่อนไขเป็นจริง หรือไม่จริง
รูปแบบการใช้งานคือ IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
- logical_test: เงื่อนไขที่ต้องการทดสอบ (เช่น A1>10)
- value_if_true: ค่าที่จะได้หากเงื่อนไขเป็นจริง
- value_if_false: ค่าที่จะได้หากเงื่อนไขเป็นเท็จ
สูตรคำนวณ Excel ระดับกลาง
สูตร Excel ระดับกลางช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยจะเหมาะกับการใช้งานที่ต้องการเงื่อนไขมากขึ้น โดยมีสูตรคำนวณระดับกลางที่ควรรู้ เช่น
VLOOKUP
สูตร VLOOKUP ใช้สำหรับการค้นหาค่าจากตารางข้อมูล โดยกำหนดค่าที่ต้องการค้นหา ช่วงข้อมูลที่ต้องการค้นหา หมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการดึงข้อมูล และรูปแบบการค้นหา (ตรงหรือใกล้เคียง) เช่น VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
อ่านเพิ่มเติม : VLOOKUP คืออะไร? การใช้ประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลใน Excel
INDEX + MATCH
สูตร INDEX + MATCH ใช้ร่วมกันในการค้นหาค่าจากตารางข้อมูล โดยสูตร INDEX จะใช้ในการดึงข้อมูลจากตารางที่กำหนด ส่วน MATCH ใช้ในการหาตำแหน่งของค่าที่ต้องการในตาราง ซึ่งช่วยให้การค้นหามีความยืดหยุ่นและแม่นยำมากกว่าการใช้ VLOOKUP เช่น INDEX(array, MATCH(lookup_value, lookup_array, 0))
Pivot Table
วิธีการใช้งานเริ่มจากการนำเมาส์ไปยังตารางที่มีข้อมูล โดยต้องไม่มีคอลัมน์ที่ผสานเซลล์ จากนั้นคลิกที่ “แทรก” แล้วเลือก “PivotTable” ระบบจะเลือกขอบเขตข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ หรือสามารถเลือกขอบเขตข้อมูลใหม่ได้ หลังจากนั้นเลือกตำแหน่งที่ต้องการวางรายงาน โดยเลือกแสดงผลในเวิร์กชีตที่มีอยู่เพื่อให้ง่ายต่อการดูข้อมูล จากนั้นคลิก "ตกลง"
สูตร Excel และเทคนิคอื่นๆ
สูตร Excel ยังมีเทคนิคอื่นๆ อีกที่สามารถช่วยให้การทำงานกับข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น
ผลรวมอัตโนมัติ (AutoSum)
สามารถใช้ฟังก์ชันผลรวมอัตโนมัติ (AutoSum) เพื่อหาผลรวมของคอลัมน์ แถว หรือข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยการเลือกเซลล์ที่อยู่ถัดจากข้อมูลที่ต้องการหาผลรวม แล้วคลิก “ผลรวมอัตโนมัติ (AutoSum)” บนแท็บหน้าแรก จากนั้นกด Enter สำหรับ Windows หรือ Return สำหรับ Mac (iOS) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทันที
เพิ่มสัญลักษณ์ $ เพื่อล็อกเซลล์
เพิ่มเครื่องหมายดอลลาร์ ($) หน้าตัวอักษรและตัวเลขของเซลล์ที่ต้องการล็อกได้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการล็อกเซลล์ "A1" ให้คลิกที่เซลล์นั้น เปลี่ยนเป็น "$A$1" แล้วกดปุ่ม "Enter" ทำแบบนี้ซ้ำสำหรับทุกเซลล์ที่ต้องการล็อก
การใช้ AutoFilter
การใช้ AutoFilter ใน Excel ช่วยให้สามารถกรองข้อมูลในตารางตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ โดยคลิกที่หัวข้อคอลัมน์ที่ต้องการกรอง แล้วเลือกตัวกรองที่ต้องการ เช่น กรองตามค่าในคอลัมน์ หรือกรองตามช่วงวันที่ หลังจากนั้น Excel จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่เลือก
สรุป
สูตร Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการข้อมูลและคำนวณต่างๆ มีความสะดวกและรวดเร็ว โดยสามารถใช้สูตรพื้นฐาน เช่น SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP และ IF สำหรับการคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย นับจำนวน ค้นหาข้อมูล หรือการตั้งเงื่อนไขในตารางข้อมูล นอกจากนี้ยังมีสูตรที่ช่วยในการจัดระเบียบข้อมูลและการกรองข้อมูล เช่น AutoFilter และ PivotTable เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การใช้สูตรเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานใน Excel เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว
หากคุณกำลังมองหางานด้านบัญชี สถิติ หรือธุรการ เว็บไซต์ Jobsdb มีตำแหน่งงานหลากหลายให้เลือก เช่น เจ้าหน้าที่บัญชี เจ้าหน้าที่ธุรการ และพนักงานธุรการบัญชี ค้นหาตำแหน่งที่ตรงกับความสามารถและความสนใจได้ง่ายๆ พร้อมข้อมูลเงินเดือนและสถานที่ทำงานที่ชัดเจน
