สัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ เทคนิคการตอบปลายสายแบบมือโปร

ใครเคยสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์กันบ้าง นายจ้างต้องการอยากรู้อะไรจากผู้สมัครงานบ้าง ?

Interview on Phone

HR มักใช้โทรศัพท์ในการประเมินผู้สมัครงานเบื้องต้นก่อนว่าเหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้นๆหรือไม่ ซึ่่งถ้าหากเหมาะสม นั่นคือ คุณได้ไปต่อและจะทำการนัดสัมภาษณ์รายบุคคลต่อไป ผู้สมัครงานบางคนตื่นเต้นถึงกับถามคำถามรายละเอียดต่างๆมากจนเกินไป มารยาทในการสื่อสารโทรศัพท์เป็นสิ่งที่ควรต้องมี ดังนั้นจึงควรแสดงความสนใจในตำแหน่งที่ได้รับการสัมภาษณ์ในระดับที่พอดีน่าจะดีกว่า

ความประทับใจแรกเป็นสิงที่มีความสำคัญมากที่สุด โดยเฉพาะผ่านการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ ถึงแม้คุณไม่สามารถสร้างความประทับใจผ่านทางรอยยิ้มหรือการใส่ชุดที่เรียบหรูดูดี คุณยังสามารถใช้น้ำเสียงของคุณซึ่งเป็นตัวแปรสำคัญในการสร้างความได้เปรียบสำหรับการได้งาน

อย่าลืมให้ความสำคัญกับน้ำเสียงและคำพูด จากผลการสำรวจของ Sugarman Medical and MIND ซึ่งเป็นบริษัทด้านการให้บริการด้านสุขภาพกายและจิตระดับชาติในประเทศอังกฤษ ระบุว่า มีผลถึง 38%  สำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เผยให้เห็นชัดว่านอกเหนือจากท่าทางในการแสดงออกซึ่งมีส่วนในการสื่อสารแล้ว การสื่อสารด้วยความมั่นใจและอธิบายข้อมูลได้อย่างชัดเจน การเล่าประสบการณ์ทำงานที่ผ่านอย่างพอเหมาะและทักษะส่วนตัวแก่ผู้สัมภาษณ์งานมีผลกับการสัมภาษณ์งานเป็นอย่างมาก

เทคนิคดีๆให้คุณเตรียมพร้อมก่อนสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์

1. เตรียมตัวมาให้พร้อม
 แน่นอนว่าหากคุณอยากทำงานในตำแหน่งนี้จริงๆ คุณควรหาข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและบริษัทที่คุณสนใจด้วยเช่นเดียวกัน ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ในการตอบคำถามสัมภาษณ์งานเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณตั้งใจอยากได้งานแค่ไหน ที่สำคัญคือจะช่วยสร้างโอกาสในการได้งาน เมื่อคุณได้เตรียมข้อมูลสำหรับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ไว้เป็นอย่างดีแล้ว ลองมองหาคำถามที่มักจะถามบ่อยๆในการสัมภาษณ์งานและใช้คำตอบที่ดีที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดอาการชะงักระหว่างการสัมภาษณ์ พยายามเรียบเรียงคำพูดหรืออาจจะมีสคริปต์ในการตอบก็ถือเป็นไอเดียที่ดี


2.  หาสถานที่คุยให้พร้อม
การสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ในสถานที่เงียบเพียงพอเพื่อไม่ให้เกิดการรบกวนและเสียงอื่นๆเข้ามาขณะทำการสัมภาษณ์ เช็คให้แน่ใจว่าโทรศัพท์มือถือและสัญญาณอินเทอร์เน็ตดีเพียงพอเพื่อไม่ให้เจอปัญหาสายหลุดขณะทำการสัมภาษณ์ การมีสมุดโน้ตและกระดาษ ปากกาเตรียมพร้อมจดเพื่อให้คุณสามารถจดข้อมูลได้อย่างรวดเร็วขณะสัมภาษณ์งาน รวมถึงการเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อที่จะสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมในอินเทอร์เน็ตในระหว่างการสัมภาษณ์งานได้ทันที

3. ระบุชื่อผู้สัมภาษณ์งาน
เมื่อคุณได้แนะนำตัวเองแก่ผู้สัมภาษณ์งานแล้ว อย่าลืมถามผู้สัมภาษณ์งานกลับไปด้วยสำหรับการสนทนาประโยคแรก คุณอาจจะตอบว่า “สวัสดีครับ/ค่ะ คุณ…. ขอบคุณที่โทรติดต่อเข้ามานะครับ/ค่ะ” การเริ่มสนทนาดังกล่าวจะช่วยสร้างการสนทนาที่เป็นมิตรและจริงใจแก่คู่สนทนา

4. มั่นใจเข้าไว้
มีความมั่นใจและคิดบวกไว้เสมอขณะทำการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เพราะคุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณเตรียมพร้อมมาเป็นอย่างดี อย่าลืมนั่งหลังตรงและพูดไปด้วยรอยยิ้มเพราะน้ำเสียงของคุณจะฟังดูเป็นมิตรยิ่งกว่าเดิม การนั่งหลังตรงจะทำให้คุณเตรียมพร้อมในการตอบทุกคำถามอยู่เสมอ

5. อย่าพูดแทรก
ในการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์(รวมถึงการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว) การพูดแทรกหรือขัดขณะที่ผู้สัมภาษณ์ทำให้คุณดูเป็นคนไม่มีมารยาทและก้าวร้าว รอให้ผู้สัมภาษณ์งานพูดหรือถามจนจบประโยคก่อนหรือถามหลังจากที่การสัมภาษณ์งานเสร็จสิ้น ปล่อยให้ผู้สัมภาษณ์งานถามคำถามต่างๆและตอบคำถามต่างๆด้วยความรวดเร็วและเป็นคำตอบที่เข้าที ถ้าคุณยังคิดคำตอบไม่ออก ให้ถามคำถามจากผู้สัมภาษณ์งานใหม่อีกครั้ง จะช่วยเพิ่มเวลาให้คุณมีเวลาคิดคำตอบและเลือกคำตอบที่ดีที่สุด จำเอาไว้ว่าเมื่อเริ่มสัมภาษณ์งาน ให้ผู้สัมภาษณ์งานถามทุกคำถามให้หมดก่อน คุณถึงเริ่มถามในส่วนอื่นๆที่คุณอยากรู้ เช่น วัฒนธรรมองค์กร รายละเอียดของงานและการคาดหวังจากตำแหน่งนี้

6. ถามหากไม่แน่ใจ
หากคุณไม่ได้ยินคำถามอย่างชัดเจนหรือต้องการคำอธิบายคำถามเพิ่มเติม อย่ามัวแต่อายที่จะถามผู้สัมภาษณ์งานให้ทวนคำถามใหม่อีกครั้ง จริงๆแล้วผู้สัมภาษณ์งานย่อมยินดีหากคุณสามารถตอบคำถามได้อย่างชัดเจน ระมัดระวังการถามคำถามใดๆเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือนโดยเฉพาะถ้าหากเป็นการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ในครั้งแรกสำหรับกระบวนการสรรหา 

7.กระตือรือร้นอยู่เสมอ
ถามเบอร์โทรศัพท์ติดต่อกลับผู้สัมภาษณ์งานเพื่อที่คุณจะสามารถติดตามผลการสัมภาษณ์งานทั้งหมด แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจในการติดตามผลการสัมภาษณ์งานและบ่งบอกว่าคุณอยากจะได้รับการสัมภาษณ์งานแบบตัวต่อตัวในลำดับถัดไป

8. จบการสนทนาด้วยคำขอบคุณ
ทุกๆครั้งที่สัมภาษณ์งานเสร็จสิ้น อย่าลืมกล่าวคำขอบคุณแก่ผู้สัมภาษณ์งานที่สละเวลาสัมภาษณ์งานของคุณ “ขอบคุณ คุณ…. มากที่สละเวลามาสัมภาษณ์งาน ผม/ดิฉัน นะครับ/ค่ะ” อย่าลืมถามอีเมลล์ผู้สัมภาษณ์งานไว้ด้วยเพื่อที่คุณจะสามารถติตตามผลการสัมภาษณ์งานด้วยอีเมลล์ขอบคุณ


สรุปแบบสั้นง่ายได้ใจความ
ใช้เวลาหลังสัมภาษณ์งานประเมินถึงสิ่งที่คุณได้ตอบไปและลองจดคำถามไว้สำหรับเมื่อคุณได้รับการโทรนัดสัมภาษณ์เพิ่มเติม คำถามที่คุณจดไว้จะเป็นประโยชน์ในการสัมภาษณ์งานต่อไป อย่าลืมจดวันที่ได้รับการสัมภาษณ์งานไว้เพื่อที่่คุณจะได้ส่งอีเมลล์ติดตามผลการสัมภาษณ์งานได้อย่างเหมาะสม

จากนั้น หากคุณได้นัดสัมภาษณ์ในครั้งต่อไป คุณควรพูดถึงสิ่งที่คุณสามารถเข้าไปช่วยเพิ่มมูลค่าหรือเป็นประโยชน์แก่องค์กรได้อย่างไรบ้าง ควรเตรียมคำพูดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะทำให้แก่บริษัท จะเป็นผลดีในการประเมินการได้งานของคุณเป็นอย่างมาก

#icanbebetter