ตัวอย่างการเขียน Job Description ที่ชัดเจนเพื่อสรรหาพนักงานที่ใช่

Key Takeaway

• ความสำคัญของ Job Description ช่วยชี้แจงรายละเอียดของตำแหน่งงานและความรับผิดชอบที่กำหนด เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจได้ชัดเจน และดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงาน
• ส่วนประกอบของ Job Description ได้แก่ ตำแหน่งงาน คุณสมบัติผู้สมัคร หน้าที่ที่รับผิดชอบ โครงสร้างกับภาพรวมของงาน และเงินเดินหรือสวัสดิการที่จะได้รับ
• เคล็ดลับการเขียน Job Description ให้ตอบโจทย์ ทำได้โดยระบุงานให้ชัดเจน เขียนจากคนที่เกี่ยวข้องในสายงาน ไม่ใช้คำย่อหรือคำกำกวม ที่มีความหมายซับซ้อน และควรเขียนให้กระชับ ให้ อ่านเข้าใจง่ายมากที่สุด

ในการเปิดรับสมัครงานตามองค์กรหรือบริษัทต่างๆ นอกต้องมีการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) คือ การวิเคราะห์หน้าที่และความรับผิดชอบ เพื่อคัดเลือกพนักงานที่ตรงกับความต้องการขององค์กรมากที่สุดแล้ว ก็ยังต้องมี Job Description ที่เป็นการอธิบายรายละเอียดตำแหน่งงานให้กับผู้สมัครได้รับทราบ เพื่อให้ผู้สมัครตัดสินใจว่า ตนเองมีคุณสมบัติตรงตามที่เขียนหรือไม่ หากไม่แน่ใจว่าควรเขียนอย่างไรดีถึงจะเหมาะสม บทความนี้จะมาแนะนำตัวอย่างการเขียน Job Description ที่ชัดเจนและครบถ้วน เพื่อช่วยในการสรรหาพนักงานที่ใช่สำหรับตำแหน่งงานต่างๆ

ความสำคัญของ Job Description ในการสรรหาพนักงาน 

Job Description คือ เอกสารที่ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งงานและหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจตำแหน่งงานได้ชัดเจน และยังช่วยให้ฝ่ายบุคคล สามารถคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และตรงกับความต้องการขององค์กรได้แม่นยำ นอกจากนี้สามารถใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินผลการทำงาน เพื่อนำไปต่อยอดการพัฒนาทักษะของพนักงาน ที่ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ส่วนประกอบสำคัญในการเขียน Job Description 

สำหรับวิธีการเขียน Job Description ต้องระบุรายละเอียดให้เข้าใจ เพื่อกำหนดเป้าหมายในการคัดเลือกผู้สมัครให้เหมาะสม สิ่งสำคัญที่ต้องมีในแบบฟอร์มการเขียน JD ประกอบไปด้วย

ชื่อตำแหน่งงาน

เป็นการเขียน Job Description ที่ระบุตำแหน่งงานหรือแผนกงานในองค์กร เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจถึงหน้าที่ที่รับผิดชอบ ควรเขียนชื่อตำแหน่งงานที่เป็นทางการ จะช่วยให้ผู้สมัครค้นหาตำแหน่งงานได้ง่าย เช่น เจ้าหน้าที่บริการลูกค้า ผู้จัดการฝ่ายการตลาด นักวิเคราะห์ข้อมูล หัวหน้าฝ่ายผลิต เป็นต้น

คุณสมบัติผู้สมัครงาน 

เกี่ยวกับคุณลักษณะจำเป็นที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ โดยตัวอย่างการเขียน Job Description ฝ่ายบุคคลหรือผู้ที่เกี่ยวข้องต้องระบุวุฒิการศึกษา ประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง ความสามารถเฉพาะด้าน เพื่อให้ได้พนักงานที่มีคุณสมบัติตรงตามต้องการ

หน้าที่กับความรับผิดชอบ

รายละเอียดที่อธิบายเกี่ยวกับงานและความรับผิดชอบในระหว่างการทำงาน ซึ่งควรเขียนอธิบายใน Job Description ให้ชัดเจนว่า งานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง ขอบเขตของงานคืออะไร ระยะเวลาสัญญาจ้าง ช่วงเวลาในการทำงาน เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจถึงบทบาทในตำแหน่งงานนั้นๆ 

โครงสร้างของสายงาน

โครงสร้างของสายงาน ใช้บอกการจัดตำแหน่งงานภายในองค์กรว่า มีตำแหน่งงานรูปแบบใดบ้าง เพื่อกำหนดความรับผิดชอบ และควรเขียนเพื่อสื่อถึงตำแหน่งต่างๆ ให้ชัดเจน ตัวอย่างการเขียน Job Description เช่น สายงานบริการ สายงานระดับปฏิบัติการ และสายงานผู้ช่วย เป็นต้น

สรุปภาพรวมของงาน

เป็นวิธีการเขียน Job Description ที่อธิบายเกี่ยวกับภาพรวมและเป้าหมายของงาน รวมถึงความรับผิดชอบ โดยในการเขียนควรใช้ภาษาที่ชัดเจน ข้อความสั้นกระชับ เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจได้ง่าย และไม่ทำให้เกิดการเข้าใจผิด

เงินเดือนกับสวัสดิการ

สิ่งสำคัญในแบบฟอร์มการเขียน JD นั่นคือข้อมูลที่บอกรายได้และค่าตอบแทนอื่นๆ นอกเหนือจากเงินเดือนที่พนักงานจะได้รับในแต่ละเดือน ควรระบุเงินเดือนและสวัสดิการที่เกี่ยวกับตำแหน่งงานให้ครบถ้วน เพื่อให้ผู้สมัครสามารถตัดสินใจได้ว่าตำแหน่งงานเหมาะสมกับเงินเดือนที่ได้หรือไม่นั่นเอง

ตัวอย่างการเขียน Job Description ที่ช่วยดึงดูดผู้สมัคร

หากไม่รู้จะเริ่มต้นเขียน Job Description อย่างไรดี ก็สามารถดูตัวอย่างการเขียน Job Description ในสายงานต่างๆ โดยเน้นบอกรายละเอียดสำคัญเพื่อให้ผู้สมัครสนใจสมัครงานมากขึ้นกว่าเดิม ดังนี้

ตัวอย่างการเขียน Job Description งานธุรการ

ตัวอย่างการเขียน Job Description ของงานธุรการ (ฝ่ายขาย) มีดังนี้

ตำแหน่ง : พนักงานธุรการ (ฝ่ายขาย) 

คุณสมบัติ 

• วุฒิการศึกษาปริญญาตรีในสาขาที่เกี่ยวข้อง
• ประสบการณ์ทำงานในด้านธุรการฝ่ายขายอย่างน้อย 1-2 ปี
• มีทักษะการสื่อสารที่ดี การจัดการ และการแก้ปัญหาได้ดี
• สามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ได้อย่างเป็นอย่างดี
• มีความละเอียดรอบคอบ ความรับผิดชอบ และสามารถทำงานภายใต้แรงกดดันได้

หน้าที่และความรับผิดชอบ

• รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย เช่น รายงาน จดหมาย หนังสือคำร้อง การจัดเก็บและการบันทึกข้อมูล
• ช่วยเหลือในงานอื่นๆ ทั่วไป เช่น จัดเตรียมห้องประชุม จัดเตรียมอุปกรณ์ และระบบงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
• สนับสนุนงานด้านฝ่ายขาย เช่น จัดทำรายงานการขาย นัดหมายลูกค้า เตรียมงานนำเสนอผลิตภัณฑ์ 
• จัดตารางนัดหมายการประชุมของหัวและเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ
• รับโทรศัพท์และตอบอีเมลเพื่อตอบข้อซักถามของลูกค้า

สรุปภาพรวมการทำงานของธุรการ (ฝ่ายขาย) 

มีหน้าที่สนับสนุนการทำงานและประสานงานในฝ่ายต่างๆ รวมถึงฝ่ายขาย เพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

เงินเดือนและสวัสดิการ

• 30,000 - 35,000 บาทต่อเดือน (ขึ้นอยู่กับประสบการณ์) 
• ประกันสุขภาพ
• โบนัสประจำปี
• ค่าล่วงเวลา (OT) 
• วันหยุดพักร้อน 12 วันต่อปี
• มี Notebook ให้ใช้ระหว่างการทำงาน

ตัวอย่างการเขียน Job Description เจ้าหน้าที่คลังสินค้า

ตัวอย่างการเขียน Job Description เจ้าหน้าที่คลังสินค้า

ตำแหน่ง : เจ้าหน้าที่คลังสินค้า

คุณสมบัติ:

• วุฒิการศึกษาปริญญาตรีในสาขาที่เกี่ยวข้อง
• ประสบการณ์ทำงานในคลังสินค้าอย่างน้อย 1 ปี
• สามารถขับรถโฟล์คลิฟท์ได้จะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีความรู้เกี่ยวกับระบบจัดการคลังสินค้าและการตรวจรับสินค้าจะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ในการจัดการข้อมูลสินค้า ใบรับสินค้า และรายงานต่างๆ

หน้าที่และความรับผิดชอบ:

• รับสินค้าเข้าคลัง ตรวจสอบสินค้า ดูแลความสะอาด และจัดการสินค้าภายในคลังให้เป็นระเบียบ
• ตรวจสอบสต๊อกสินค้าเป็นประจำ เพื่อป้องกันสินค้าขาดแคลนหรือเกินกว่าที่เก็บในสต๊อก
• เตรียมสินค้าในการจัดส่ง ทั้งการบรรจุ การขนส่ง และการติดตามคำสั่งซื้อ
• ทำรายงานและนำเสนอให้กับหัวหน้างานอย่างถูกต้องและตรงเวลา
• ติดต่อประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายผลิตและฝ่ายขาย เพื่อให้จัดการสินค้าได้ราบรื่น

สรุปภาพรวมการทำงานของเจ้าหน้าที่คลังสินค้า

• ทำหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับคลังสินค้าทั้งหมด ตั้งแต่การรับและตรวจสอบสินค้า จัดสต๊อกสินค้า เตรียมสินค้าสำหรับจัดส่งให้ตรงเวลา รวมถึงการรักษาความสะอาดภายในพื้นที่คลังสินค้า เพื่อให้ทำงานได้อย่างปลอดภัย

 เงินเดือนและสวัสดิการ

• 25,000 - 30,000 บาทต่อเดือน (ขึ้นอยู่กับประสบการณ์) 
• ตรวจสุขภาพประจำปี
• ชุดฟอร์มพนักงาน
• สิทธิ์หยุดงานในวันเกิด
• โบนัสประจำปี
• ค่าเบี้ยเลี้ยงอื่นๆ

วิธีการเขียน Job Description ให้ตอบโจทย์ผู้สมัครและองค์กร

ในการเขียนคุณสมบัติการทำงานเพื่อรับสมัครงาน องค์กรสามารถเขียน Job Description ให้ตอบโจทย์มากขึ้นได้ ดังนี้

ระบุรายละเอียดงานอย่างชัดเจน

การระบุรายละเอียดไม่ชัดเจน อาจทำให้บริษัทเสียโอกาสในการเปิดรับสมัครงาน เพราะผู้สมัครไม่เข้าใจถึงตำแหน่งงานที่นำเสนอ ซึ่งหากระบุรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งงานหรือเขียนJob Description ชัดเจน ก็จะทำให้ผู้สมัครเข้าใจว่า ตำแหน่งงานใดที่กำลังเปิดรับสมัครอยู่ และเพิ่มโอกาสในการสมัครมากขึ้น

เขียนจากผู้ที่มีความชำนาญในตำแหน่งนั้น

ส่วนใหญ่การเขียน Job Description มักเขียนโดย HR แต่ในการเขียนก็อาจมีบางข้อที่ไม่ละเอียดเท่ากับคนทำงานในตำแหน่งนั้น ทางที่ดีควรเขียนจากผู้ที่มีความชำนาญหรือทำงานในตำแหน่งนั้น ก็จะช่วยให้เขียนได้เข้าใจ เขียนตรงประเด็นในสิ่งที่ต้องการ และดึงดูดผู้สมัครงานได้อย่างเหมาะสม

ใช้คำที่ไม่ซับซ้อน

วิธีการเขียน Job Description ไม่ควรใช้ภาษากำกวมหรือคำศัพท์ซับซ้อน ที่อ่านแล้วเข้าใจยากทำให้ผู้สมัครเกิดความสับสน เพราะอาจทำให้ผู้สมัครเสียโอกาสในการสมัครงานได้ ดังนั้น จึงควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย อ่านแล้วทำความเข้าใจได้ทันที ก็จะช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจรายละเอียดได้ถูกต้อง

หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือตัวอักษรย่อ

หากไม่จำเป็นก็ไม่ควรใช้คำย่อหรืออักษรย่อในการเขียน Job Description เพราะจะทำให้ผู้สมัครเกิดความสับสน และไม่เข้าใจความหมายของคำนั้นๆ แต่ถ้าจำเป็นต้องใช้คำย่อหรือตัวอักษรย่อ ก็ควรมีคำอธิบายกำกับไว้ด้วย เพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกถึงความน่าเชื่อถือในการสมัครงาน

เขียนให้กระชับและตรงประเด็น

สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับแบบฟอร์มการเขียน JD คือ เนื้อหากระชับ อ่านง่าย และสรุปเนื้อหาตรงประเด็น ก็จะทำให้ผู้สมัครเข้าใจขอบเขตของงานได้ง่าย ลดเวลาในการอ่าน สามารถดึงดูดผู้สมัครได้มากขึ้น และทำให้ผู้สมัครตัดสินใจได้รวดเร็ว

Talent Attraction Lab
ดึงดูดผู้หางานที่ใช่ เข้าใจในสิ่งที่ผู้สมัครต้องการ

สรุป

Job Description มีความสำคัญต่อองค์กร เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยอธิบายเกี่ยวกับหน้าที่และความรับผิดชอบในตำแหน่งงานนั้นได้ชัดเจน ว่ามีรูปแบบการทำงานอย่างไร คุณสมบัติของพนักงานที่ต้องการ รวมถึงเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ นอกจากนี้การเขียน Job Description ควรเขียนโดยผู้ที่มีความชำนาญในตำแหน่งงาน ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย คำพูดไม่ซับซ้อน และระบุตำแหน่งงานที่ต้องการให้ชัดเจน เพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและทำให้องค์กรรับพนักงานเข้ามาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังมองหางานใหม่ที่มี Job Description ละเอียดชัดเจน และสามารถช่วยให้คุณได้งานที่เหมาะสมในแบบที่คุณต้องการที่ Jobsdb มีงานจากบริษัทชั้นนำต่างๆ ให้เลือก พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่และคุณสมบัติ ที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น