Payroll คืออะไร เข้าใจระบบเงินเดือน พร้อมเปิดขั้นตอนทำแบบมืออาชีพ

Key Takeaway

• Payroll คือระบบที่ช่วยจัดการเงินเดือนและค่าจ้างพนักงานอย่างครบวงจร ตั้งแต่คำนวณ หักภาษี จ่ายเงิน และจัดทำรายงาน เพื่อให้การจ่ายเงินเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงเวลา

• ระบบ Payroll มี 3 แบบ คือ Manual Payroll (จัดการเอง) Payroll Software (ใช้โปรแกรมช่วย) และ Payroll Outsourcing (จ้างบริษัทภายนอก) ซึ่งแต่ละแบบเหมาะกับขนาดและความต้องการขององค์กรต่างกัน

• ขั้นตอนที่พนักงานสามารถทำ Payroll เองง่ายๆ เพื่อตรวจสอบว่าถูกต้องกับสลิปเงินเดือนที่ได้รับหรือไม่ ด้วยการเริ่มจากรวบรวมข้อมูลของตัวเอง คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทน หักภาษีและประกันสังคม ตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องก็จะได้ยอดเงินเดือนสุทธิของตัวเอง

• การที่พนักงานรู้จักใช้ระบบ Payroll ช่วยให้ตรวจสอบสลิปเงินเดือนและประวัติการจ่ายเงินได้เอง เข้าใจวิธีคำนวณเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ต่างๆ เพิ่มความโปร่งใสและลดความสับสนเกี่ยวกับเงินเดือน

เรื่องเงินเดือนถือเป็นหัวใจสำคัญของทั้งบริษัทและพนักงาน เพราะไม่ใช่แค่การจ่ายค่าตอบแทน แต่ยังสะท้อนถึงระบบการจัดการที่โปร่งใส ถูกต้อง และเป็นธรรม คำว่า Payroll หรือ “ระบบเงินเดือน” จึงเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องมีและเข้าใจอย่างชัดเจน หลายคนอาจมองว่าเป็นเรื่องซับซ้อนของฝ่าย HR เท่านั้น แต่จริงๆ แล้ว พนักงานเองก็สามารถเรียนรู้ขั้นตอนและเข้าใจระบบนี้ได้ไม่ยาก บทความนี้พาไปรู้จักว่า Payroll คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และเปิดขั้นตอนการทำแบบง่ายๆ ที่แม้แต่พนักงานทั่วไปก็สามารถทำความเข้าใจได้!

ระบบ Payroll คืออะไร? เข้าใจความหมายแบบง่ายๆ

ระบบเงินเดือน หรือระบบ Payroll คือ ระบบจัดการเงินเดือนและค่าจ้างพนักงานในองค์กร ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การ คำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส หักภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการ จ่ายเงินเดือนเข้าบัญชีของเรา โดยอาจทำผ่านซอฟต์แวร์หรือระบบออนไลน์ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และลดความผิดพลาด ระบบนี้ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเรื่องเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ตรงเวลา และสอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน ทำให้ทั้งฝ่ายบุคคลและพนักงานมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนเป็นธรรมและโปร่งใส

ระบบเงินเดือน Payroll สำคัญอย่างไร ทำไมพนักงานควรรู้

ระบบ Payroll ไม่ได้สำคัญเฉพาะสำหรับฝ่ายบุคคลหรือบริษัทเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องโดยตรงกับพนักงานทุกคน เพราะเป็นกระบวนการที่ทำให้การจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ภาษี และประกันสังคมถูกต้องและตรงเวลา หากระบบมีความผิดพลาด อาจส่งผลให้พนักงานได้รับค่าตอบแทนไม่ครบ หรือส่งผลต่อสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่ควรได้รับ

ดังนั้นการที่พนักงานเข้าใจ Payroll จะช่วยให้ตรวจสอบความถูกต้องของสลิปเงินเดือน รู้ว่าส่วนไหนคือรายได้จริง ส่วนไหนคือการหักตามกฎหมาย และยังช่วยให้สามารถวางแผนการเงินของตนเองได้แม่นยำมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยป้องกันข้อผิดพลาด เช่น การหักเงินผิด การโอนเงินล่าช้า ได้อีกด้วย

เช็กเลย! ระบบ Payroll ที่องค์กรใช้อยู่ ตอบโจทย์และเหมาะสมกับพนักงานไหม?

ไม่ใช่แค่ HR หรือผู้บริหารเท่านั้นที่ต้องสนใจว่าระบบ Payroll ดีหรือไม่ พนักงานเองก็สามารถสังเกตและประเมินได้ว่าระบบเงินเดือนที่องค์กรใช้อยู่ ช่วยให้ชีวิตการทำงานสะดวกและโปร่งใสหรือไม่ โดยพนักงานสามารถสังเกตได้ง่ายๆ ดังนี้

• ความแม่นยำของเงินเดือน พนักงานได้รับเงินตรงเวลา ถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่

• ความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล พนักงานสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ประวัติการลา หรือ OT ได้ง่าย

• การรองรับสวัสดิการ ระบบสามารถจัดการโบนัส ค่าคอมมิชชัน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือประกันต่างๆ ได้ครบ

• ความโปร่งใส พนักงานเข้าใจวิธีคำนวณเงินเดือนและค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ง่าย

• ความยืดหยุ่น รองรับการเปลี่ยนแปลง เช่น การเลื่อนตำแหน่ง เปลี่ยนแผนก ปรับเงินเดือน

ระบบ Payroll มีกี่ประเภท องค์กรกำลังใช้ระบบไหนอยู่?

เราสามารถสังเกตได้จากวิธีการคำนวณเงินเดือนและการเข้าถึงข้อมูลของตัวเอง ว่าเป็นการทำด้วยมือ ใช้ซอฟต์แวร์ หรือจ้างภายนอก ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจได้ว่าระบบที่ใช้อยู่มากขึ้น โดยมีระบบ Payroll หลักๆ แบ่งได้ดังนี้

Manual Payroll (จัดการเอง)

Manual Payroll คือการจัดการเงินเดือนด้วยตนเอง โดยใช้เครื่องมือพื้นฐานอย่าง Excel หรือแบบฟอร์มเอกสารในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และการหักต่างๆ ข้อดีของระบบนี้คือประหยัดต้นทุน เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่มาก และต้องการควบคุมกระบวนการทั้งหมดด้วยตัวเอง

นอกจากนี้ ยังมีข้อควรระวังคือมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง เนื่องจากอาศัยการคำนวณและกรอกข้อมูลด้วยมือ และอาจใช้เวลานานในแต่ละรอบการจ่ายเงิน เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก หรือสตาร์ตอัปที่ยังมีทีม HR ไม่ใหญ่นัก

หากสังเกตเห็นว่าภายในองค์กรของตัวเองนั้นไม่ได้มีจำนวนพนักงานมาก หรือสตาร์ตอัป และในบางครั้งอาจเกิดข้อผิดพลาดในสลิปเงินเดือน หรือการจ่ายเงินเดือนล่าช้า หรืออาจเคยพบเจอว่า HR หรือบุคลากรภายในเองคำนวณเงินเดือนด้วยมือหรือ Excel ไม่ใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ ไม่มีระบบออนไลน์สำหรับพนักงาน เป็นไปได้ว่าในองค์กรอาจจะใช้ระบบ Manual Payroll

Payroll Software (โปรแกรมเงินเดือน)

Payroll Software คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยคำนวณและจัดการเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ครอบคลุมตั้งแต่การคำนวณค่าจ้าง ภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการสร้างสลิปเงินเดือน ข้อดีคือลดความผิดพลาด เพิ่มความเร็ว และมีรายงานต่างๆ รองรับการตรวจสอบ อีกทั้งยังสามารถอัปเดตตามกฎหมายแรงงานได้ทันที ข้อควรระวังคืออาจต้องลงทุนในช่วงแรก ทั้งค่าซอฟต์แวร์และการอบรมใช้งาน แต่ในระยะยาวถือว่าคุ้มค่า เหมาะกับ ธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากและต้องการความแม่นยำ

คุณสามารถสังเกตได้ง่ายๆ ว่าระบบจ่ายเงินเดือนขององค์กรมีความแม่นยำในระดับหนึ่ง และไม่ค่อยพบเจอข้อผิดพลาด รวมทั้งจำนวนพนักงานในองค์กรมีค่อนข้างเยอะ ที่สำคัญสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ประวัติการลา หรือข้อมูลค่าตอบแทนผ่าน Portal หรือแอปพลิเคชันได้ นั้นอาจเป็นไปได้ว่าองค์กรใช้ระบบ Payroll Software ในการทำ เพื่อความรวดเร็ว สะดวก ถูกต้องแม้นยำนั้นเอง

Payroll Outsourcing (จ้างบริษัทภายนอก)

Payroll Outsourcing คือการจ้างบริษัทภายนอกให้รับผิดชอบเรื่องการจัดการเงินเดือนทั้งหมดแทนองค์กร ข้อดีคือลดภาระงานฝ่าย HR ช่วยให้โฟกัสกับงานหลักขององค์กรได้มากขึ้น และมักจะได้รับบริการที่เป็นมืออาชีพ พร้อมอัปเดตกฎหมายต่างๆ อย่างครบถ้วน ข้อควรระวังคือเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงาน และความยืดหยุ่นในการควบคุมกระบวนการภายใน เหมาะกับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ หรือองค์กรที่ไม่มีแผนก HR ภายใน และต้องการลดความซับซ้อนในงานเงินเดือน

หากคุณทำงานอยู่ในองค์กรขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ สามารถสังเกตได้จากสลิปเงินเดือนหรือข้อมูลเงินเดือนมาจากผู้ให้บริการภายนอก ฝ่าย HR มุ่งหน้าที่ดูแลเอกสารและประสานงาน เป็นไปได้อย่างมากที่องค์กรของคุณจะเลือกใช้งาน Payroll Outsourcing

7 ขั้นตอนการทำ Payroll แบบง่ายๆ พนักงานก็ทำเองได้

แม้โดยปกติแผนก HR หรือฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้รับผิดชอบ แต่ความจริงแล้วขั้นตอนของ Payroll ไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด พนักงานทุกคนก็สามารถเข้าใจ หรือแม้กระทั่งลองทำเองได้ง่ายๆ

1. รวบรวมข้อมูลพนักงานและข้อมูลการทำงาน

ขั้นตอนแรกที่สำคัญคือการรวบรวมข้อมูลของตัวเองอย่างละเอียด เช่น ข้อมูลประจำตัว ตำแหน่ง ระดับเงินเดือน วันเริ่มงาน รวมถึงข้อมูลการทำงานประจำงวด เช่น ชั่วโมงทำงาน ลางาน ขาดงาน มาสาย และการทำโอที ข้อมูลเหล่านี้ต้องครบถ้วนและอัปเดตล่าสุด เพื่อให้การคำนวณเงินเดือนแม่นยำ

2. คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทน

เมื่อได้ข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะเข้าสู่ขั้นตอนการคำนวณ โดยรวมเงินเดือนพื้นฐาน ค่าโอที เบี้ยขยัน ค่าคอมมิสชัน หรือโบนัส (ถ้ามี) และพิจารณาค่าลดหย่อนหรือค่าลดวันลา เพื่อให้เงินเดือนสุทธิที่พนักงานควรได้รับจริง

3. คำนวณหักภาษีและประกันสังคม

หลังจากคำนวณรายรับแล้ว ต้องดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และเงินสมทบประกันสังคมตามอัตราที่กฎหมายกำหนด อาจรวมถึงหักเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหรือเงินหักอื่นๆ ซึ่งจำเป็นต้องทำอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของภาครัฐ

4. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ก่อนทำการจ่ายจริงต้องตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดอีกครั้ง ทั้งจำนวนเงิน รายการหัก-จ่าย และข้อมูลพนักงาน เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด เช่น การจ่ายเกินหรือจ่ายไม่ครบ เพราะความผิดพลาดด้านเงินเดือนส่งผลต่อความไว้วางใจของพนักงานโดยตรง เพียงเท่านี้เราก็ได้รู้แล้วว่าเงินเดือนสุทธิที่เราจะได้รับคือจำนวนเท่าไร และสามารถวางแผนการเงินของตัวเองต่อได้อย่างแม่นยำ

5. จัดทำเอกสาร Payroll

ในขั้นตอนนี้ HR หรือฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้รับผิดชอบเมื่อทุกอย่างถูกต้อง โดยจัดทำเอกสารเงินเดือน เช่น สลิปเงินเดือน (Payslip) รายการรายรับ-รายจ่ายของเรา ใบสรุปรายงานการจ่ายเงินเดือน และเอกสารประกอบบัญชีต่างๆ เพื่อเก็บเป็นหลักฐาน และอาจใช้ในการตรวจสอบภายในหรือจากหน่วยงานภาครัฐในภายหลัง

6. โอนเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงาน

ทำการโอนเงินเข้าบัญชีของเราให้ตรงตามวันเวลาที่กำหนดไว้ในนโยบายบริษัท โดยอาจใช้ระบบโอนแบบกลุ่ม (Bulk Payment) ผ่านธนาคาร หรือใช้บริการ Payroll ของธนาคารที่เชื่อมโยงกับระบบบัญชีองค์กร เพื่อความสะดวกและแม่นยำ

7. จัดทำรายงานและส่งข้อมูลตามกฎหมาย

หลังจากโอนเงินแล้วต้องจัดทำรายงานภาษี และส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม รวมถึงเอกสารประจำปี เช่น ภ.ง.ด.1ก เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างครบถ้วน

แม้จะเป็นหน้าที่หลักของฝ่าย HR หรือบัญชี แต่ความจริงแล้วขั้นตอนเหล่านี้ไม่ซับซ้อนเกินไป พนักงานอย่างเราก็สามารถเข้าใจได้ง่าย และช่วยให้การบริหารจัดการเงินเดือนมีความถูกต้อง โปร่งใส และเป็นระบบมากขึ้น

ข้อดีที่พนักงานรู้จักการใช้ Payroll มีอะไรบ้าง?

พนักงานเองก็ได้ประโยชน์ไม่น้อยหากรู้จักและใช้งานระบบนี้ เพราะช่วยให้เข้าใจเรื่องรายได้และสิทธิประโยชน์ของตัวเองได้ชัดเจนขึ้น รวมถึงยังช่วยวางแผนการเงินและทำงานอย่างมั่นใจมากกว่าเดิม

1. ตรวจสอบเงินเดือนโปร่งใส พนักงานสามารถเช็กสลิปเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายการหักต่างๆ ได้ด้วยตัวเอง ลดความกังวลว่าเงินเข้าครบหรือไม่

2. เข้าใจสิทธิประโยชน์ที่ได้รับ เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือเบี้ยขยัน เห็นรายละเอียดชัดเจนว่าบริษัทจัดการให้จริงตามที่ตกลง

3. ช่วยวางแผนการเงินส่วนตัว เพราะสามารถดูยอดสุทธิที่ได้รับในแต่ละเดือน ทำให้วางแผนใช้จ่าย ออมเงิน หรือคำนวณภาษีได้แม่นยำ

4. ลดการพึ่งพา HR ไม่ต้องรอฝ่ายบุคคลอธิบายหรือขอสลิปเงินเดือน สามารถดาวน์โหลดเองได้ทุกที่ทุกเวลา สะดวกและประหยัดเวลา

5. เพิ่มความมั่นใจและความเป็นมืออาชีพ การเข้าใจ Payroll ทำให้พนักงานรู้สิทธิและหน้าที่ของตนเอง ช่วยให้สื่อสารกับ HR ได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องการสอบถามหรือแก้ไขข้อมูล

6. ติดตามวันลาและเวลาทำงาน ระบบบางแห่งเชื่อมต่อกับข้อมูลการลาและการทำงาน ทำให้พนักงานรู้ว่าสิทธิการลาของตนเหลือกี่วัน ใช้ OT ไปเท่าไร

พนักงานควรใช้ Payroll อย่างไร ไม่ให้ผิดพลาด

แม้ระบบ Payroll จะถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายและโปร่งใส แต่หากพนักงานใช้อย่างไม่รอบคอบก็อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือคลาดเคลื่อนในข้อมูลเงินเดือนได้ ดังนั้นการรู้วิธีใช้ระบบอย่างถูกต้องจะช่วยให้ตรวจสอบเงินเดือนได้แม่นยำ และมั่นใจได้ว่าสิทธิประโยชน์ต่างๆ ได้รับครบถ้วน

• ตรวจสอบข้อมูลส่วนตัวให้ถูกต้อง เช่น เลขบัญชีธนาคาร ที่อยู่ และข้อมูลภาษี

• เช็กสลิปเงินเดือนทุกเดือน ดูทั้งรายรับและรายการหักว่าตรงตามที่ทำงานจริงหรือไม่

• ตรวจสอบสิทธิและวันลา ว่าระบบบันทึกวันลาพักร้อน ลาป่วย หรือ OT ถูกต้องครบถ้วน

• เก็บหลักฐานสลิปเงินเดือน ไว้ใช้ยื่นภาษีหรือเป็นเอกสารทางการเงินในอนาคต

• แจ้ง HR ทันทีหากพบข้อผิดพลาด เพื่อให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

สรุป

พนักงานที่เข้าใจระบบจัดการเงินเดือน Payroll สามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ตรวจสอบสิทธิประโยชน์ วางแผนการเงิน และลดความผิดพลาด เช่น การหักเงินผิดหรือโอนเงินล่าช้า โดยอาจเช็กได้จากการใช้ระบบ Manual Payroll, Payroll Software หรือ Payroll Outsourcing ภายในองค์กรของตัวเอง แม้ขั้นตอน Payroll ส่วนใหญ่เป็นหน้าที่ฝ่าย HR แต่พนักงานก็สามารถเรียนรู้และเข้าใจได้ง่าย การใช้งานระบบอย่างถูกต้องช่วยให้ทั้งพนักงานและองค์กรมั่นใจในความแม่นยำ โปร่งใส และเป็นระบบมากขึ้น

ถ้าคุณต้องการก้าวสู่โอกาสใหม่ๆ ที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จตามเป้าหมายในชีวิต ลองเริ่มค้นหางานที่เหมาะสมกับตัวคุณได้ง่ายๆ ผ่าน Jobsdb แพลตฟอร์มหางานที่รวบรวมตำแหน่งงานจากหลากหลายสาขาไว้ครบครัน

บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

• รู้จักรายละเอียดสลิปเงินเดือน แหล่งข้อมูลสำหรับการวางแผนการเงิน

• สูตร Excel เบื้องต้น เพื่อความสะดวกในการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล

• แบบฟอร์ม 50 ทวิคืออะไร? สำคัญอย่างไร ทำไมทุกคนที่มีรายได้ต้องรู้

• วิธีการคิดโอที (OT) ให้ตรงกับนโยบายขององค์กรและไม่ขัดต่อกฎหมาย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ Payroll (FAQ)

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจระบบ Payroll มากขึ้น เราได้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยพร้อมคำตอบที่ตอบโจทย์ประเด็นสำคัญๆ เกี่ยวกับการจัดการเงินเดือนและระบบ Payroll มาให้แล้ว

Payroll กับ Salary ต่างกันอย่างไร?

Payroll คือระบบหรือกระบวนการจัดการเงินเดือนทั้งหมดของพนักงาน เช่น การคำนวณ การหักภาษี และการจ่ายเงิน ส่วน Salary คือเงินเดือนที่พนักงานได้รับจริงๆ ซึ่งเป็นผลลัพธ์หนึ่งในระบบ Payroll

องค์กรที่ทำงานอยู่เป็นธุรกิจเล็กๆ ต้องมี Payroll ไหม?

แม้ธุรกิจขนาดเล็กจะมีพนักงานจำนวนน้อย แต่การมีระบบ Payroll จะช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นระบบ ลดความผิดพลาด และทำให้การจ่ายเงินตรงเวลา ดังนั้นธุรกิจเล็กก็ควรมีระบบนี้อย่างน้อยในรูปแบบง่ายๆ

จะรู้ได้อย่างไรว่า Payroll ของบริษัทถูกต้อง?

ตรวจสอบได้จากการที่เงินเดือนจ่ายตรงเวลาและตรงตามจำนวนที่ตกลง มีเอกสารสลิปเงินเดือนชัดเจน และการคำนวณภาษี รวมถึงประกันสังคมถูกต้องตามกฎหมาย รวมถึงควรมีการตรวจสอบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด