การให้ Feedback เป็นเรื่องยากที่จะทำให้เกิดความเข้าใจ แม้ว่าเราจะทำด้วยเหตุผลแล้วก็ตาม ก็จะมีพนักงานบางส่วนเข้าใจผิด คิดไปเองว่าคนที่ให้ Feedback นั้นต้องการพูดให้เขารู้สึกเสียหน้า ดังนั้น การจะแสดงความคิดเห็น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไรก็ตาม ต้องทำด้วยความระมัดระวัง เพราะไม่อย่างนั้นแล้ว อาจจะทำให้เกิดความขัดแย้ง เป็นปัญหาการเมืองในองค์กรได้
ความปรารถนาดีของ เจ้านาย อาจจะฟังดูเป็นเรื่องที่ไม่ดี หากใช้ไม่ถูกที่ หรือไม่ถูกจังหวะ แต่ถ้าหากจะไม่พูดเลย เท่ากับว่าเจ้านายกำลังส่งเสริมให้ลูกน้องทำเรื่องที่ผิดพลาดต่อไป โดยที่ไม่เปิดโอกาสให้เขาได้รู้ถึงข้อผิดพลาดที่เขาได้ทำลงไป บางครั้งคนที่เป็นเจ้านาย อาจจะต้องเลือกว่าจะเป็นเจ้านายใจยักษ์ หรือเป็นเจ้านายที่ปิดบังข้อผิดพลาดของลูกน้องไว้เสมอ อย่างไหนกันแน่ที่ดีกับ การทำงาน และ การพัฒนาศักยภาพ ของลูกน้องมากกว่ากัน
การเริ่มต้นที่จะพูดตักเตือน หรือแสดงความคิดเห็นในบางเรื่องอาจจะเป็นเรื่องยากมากของเจ้านาย แต่การฝึกฝนจะทำให้หัวหน้างาน หรือผู้นำองค์กรอื่น ๆ กล้าที่จะเอ่ยปากแนะนำลูกน้อง ให้ทำในสิ่งที่ถูก มากกว่าที่จะปล่อยผ่านไป แล้วลูกน้องต้องทำผิดซ้ำสอง เมื่อถึงเวลานั้น ก็คงต้องเป็นเราอีกนั่นเองที่ต้องหาทางเอ่ยปากตักเตือนเขา
เปิดใจคุยกันอย่างมีเหตุผล
หากไม่แน่ใจว่าสิ่งที่เรากำลังจะพูดออกไปนั้น ส่งผลกระทบต่อลูกน้องของเรา หรือ เพื่อนร่วมงาน หรือไม่ ให้ลองบอกเขาไปตรง ๆ ว่าสิ่งที่เราจะพูดให้เขาฟังนั้นไม่ได้มาจากความเกลียดชัง หรือต้องการจะใส่ร้าย แต่เป็นสิ่งที่อาจจะกระทบกับการทำงาน และอาจจะส่งผลเสียร้ายแรง ถ้าเราไม่รีบหาทางแก้ไข ในขณะเดียวกัน เขาก็มีสิทธิที่จะแสดงความคิดเห็นในส่วนของเขาได้ หากสิ่งที่เราพูดออกไปนั้นไม่เป็นความจริง
การทำให้ลูกน้องรู้ว่าเราไม่ได้ตั้งท่าจะมากล่าวร้ายเขาเพียงอย่างเดียว จะทำให้เขากล้าเปิดใจ แล้วให้ความร่วมมือและรับฟังเรามากขึ้น บรรยากาศในการพูดคุยก็จะไม่ดุเดือด หรือทำให้เกิดความขัดแย้งจนเกินไป อีกทั้งพนักงานเองก็จะเข้าใจสถานการณ์ได้ดีขึ้น และสามารถเปิดใจรับฟัง Feedback ที่มีคนพูดถึงเขาได้เป็นอย่างดี
อย่าปล่อยให้ปัญหาเลยผ่านไป
ความกลัวหรือไม่กล้าแสดงความคิดเห็นของเจ้านาย เป็นสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ลูกน้องไม่รู้ข้อผิดพลาด เมื่อมีการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาเกิดขึ้น ก็จะไม่สามารถยอมรับฟังความเห็นนั้นได้ เจ้านายควรแสดงความกล้าที่จะบอกข้อผิดพลาดของลูกน้อง อย่าปล่อยให้คำว่า “ไม่เป็นไรหรอก” มาช่วยจัดการปัญหา แต่ต้องทำอย่างค่อยเป็นค่อยไป บอกให้รู้ที่มาที่ไปของปัญหาก่อน ไม่ควรกล่าวหาอย่างดุดัน เพราะนั่นไม่ช่วยแก้ปัญหาอะไร
อย่าทำให้ใครต้องเสียหน้า
แม้ว่าความผิดพลาดจากการทำงาน จะเป็นความผิดของลูกน้องคนใดคนหนึ่ง แต่เราก็ไม่ควรชี้ว่าเป็นความผิดของเขา งานโปรเจคนั้นจึงเสียหาย อย่าทำให้เขารู้สึกแย่ หรือเสียหน้าต่อที่ประชุม เพราะนั่นไม่ได้ทำให้เหตุการณ์ดีขึ้น มีแต่จะทำให้เขารู้สึกไม่ดี แล้วรู้สึกเพียงว่าหัวหน้าต้องตำหนิเขา การแนะนำว่า งาน นี้มีความผิดพลาดที่จุดใดบ้าง ก็น่าจะเพียงพอแล้ว เพราะเขาน่าจะรับรู้ได้เองว่าเป็นความผิดของเราหรือไม่ แล้วหาทางแก้ไขในที่สุด
แนะนำเพื่อให้เกิดการแก้ไข
การให้ Feedback ไม่จำเป็นจะต้องเป็นคำตำหนิเสมอไป หัวหน้าสามารถให้คำแนะนำอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ บอกให้เขาได้รับรู้ว่าความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นสามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีใดบ้าง เพื่อที่ว่าจะไม่เกิดความผิดพลาดนี้อีกในครั้งต่อไป การให้คำแนะนำจะช่วยให้ลูกน้องเกิดความเข้าใจ และยอมรับฟังความคิดเห็น การพูดคุยกันในครั้งต่อไป ก็จะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น
การ Feedback ให้กับพนักงานหรือลูกทีมนั้นต้องไม่ได้เกิดมาจากความเกลียดชัง ควรเป็นความปรารถนาดี แล้วพนักงานจะเกิดความเข้าใจ และยอมรับว่าสิ่งนั้นเกิดจากความผิดพลาดของเขาเอง แล้วพยายามปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น อีกทั้ง พนักงานจะเข้าใจปรารถนาดีของหัวหน้าได้ดีขึ้น เพราะทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างเป็นเหตุเป็นผล
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ