งานธุรการคืออะไร? หน้าที่ ทักษะ เงินเดือน และโอกาสเติบโตในสายงาน
Key Takeaway
- งานธุรการคือการดูแลจัดการงานเอกสาร การประสานงาน และงานสนับสนุนต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อให้การดำเนินงานของแต่ละแผนกเป็นไปอย่างเป็นระบบและราบรื่น
- หน้าที่หลักของงานธุรการ ได้แก่ การจัดทำและจัดเก็บเอกสาร การประสานงานภายใน ภายนอกองค์กร การดูแลอุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงการสนับสนุนงานด้านบัญชี บุคคล หรือฝ่ายขายในบางองค์กร
- เงินเดือนงานธุรการจะแตกต่างตามประสบการณ์ ระดับจบใหม่เริ่มต้นประมาณ 12,000-18,000 บาทต่อเดือน และสามารถเพิ่มขึ้นเป็นประมาณ 25,000-40,000 บาทต่อเดือนในระดับที่มีประสบการณ์หรือ Senior Admin
ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเอกชน หน่วยงานราชการ หรือองค์กรขนาดเล็ก “งานธุรการ” ถือเป็นหนึ่งในกลไกสำคัญที่ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรดำเนินไปอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดการเอกสาร การประสานงานระหว่างแผนก ไปจนถึงการสนับสนุนงานด้านต่างๆ ให้เป็นไปอย่างราบรื่น
บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า งานธุรการคืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง ต้องใช้ทักษะแบบไหน เงินเดือนประมาณเท่าไร และเหมาะกับใคร รวมถึงตอบคำถามที่หลายคนสงสัยก่อนตัดสินใจทำงานในสายงานนี้
งานธุรการคืออะไร?
งานธุรการ (Administrative Work) คืองานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลจัดการเอกสาร การประสานงาน และการสนับสนุนการทำงานขององค์กร เพื่อให้การดำเนินงานของแต่ละแผนกเป็นไปอย่างเป็นระบบ ราบรื่น และมีประสิทธิภาพ
พนักงานธุรการทำหน้าที่สนับสนุนงานเบื้องหลังขององค์กร เช่น จัดเก็บและจัดการเอกสาร การนัดหมาย การติดต่อประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร การจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงช่วยสนับสนุนงานด้านบัญชีหรือทรัพยากรบุคคล แม้ตำแหน่งนี้อาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับการวางกลยุทธ์โดยตรง แต่ถือเป็นบทบาทสำคัญที่ช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ
หน้าที่ของงานธุรการทำอะไรบ้าง?
- งานเอกสารและงานสารบรรณ ดูแลการจัดทำ รับ-ส่ง จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารราชการหรือเอกสารภายในองค์กรให้ค้นหาได้ง่ายและเป็นระบบ
- งานด้านข้อมูลและระบบสำนักงาน บันทึกข้อมูล อัปเดตฐานข้อมูล และดูแลระบบงานสำนักงานพื้นฐาน เช่น โปรแกรมเอกสารหรือระบบจัดเก็บไฟล์
- งานประสานงานและการสื่อสาร ติดต่อประสานงานระหว่างแผนกภายในองค์กร รวมถึงสื่อสารกับลูกค้า คู่ค้า หรือหน่วยงานภายนอก
- งานสนับสนุนผู้บริหารและทีมงาน ช่วยจัดตารางนัดหมาย เตรียมเอกสารประชุม และอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้บริหารหรือทีมงาน
- งานดูแลอุปกรณ์และสำนักงาน ตรวจสอบและจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงดูแลความเรียบร้อยของพื้นที่ทำงานให้พร้อมใช้งาน
- งานธุรการด้านการเงิน / บัญชีเบื้องต้น ช่วยจัดเตรียมเอกสารการเงิน เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือบันทึกรายการค่าใช้จ่ายเบื้องต้น
- งานธุรการด้านบุคคล (HR Admin) สนับสนุนงานฝ่ายบุคคล เช่น จัดเก็บข้อมูลพนักงาน เอกสารการลางาน หรือช่วยดูแลขั้นตอนงานเอกสารด้าน HR
ประเภทของงานธุรการ
- ธุรการทั่วไป (Admin Officer) ดูแลงานธุรการพื้นฐานขององค์กร เช่น จัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงาน และประสานงานทั่วไปภายในองค์กร
- ธุรการบุคคล (HR Admin) ดูแลงานเอกสารด้านบุคคล เช่น เอกสารสมัครงาน การจัดเก็บประวัติพนักงาน และประสานงานกิจกรรมหรือการอบรมของพนักงาน
- ธุรการบัญชี (Accounting Admin) สนับสนุนงานด้านบัญชี เช่น คีย์ข้อมูลบัญชี จัดทำใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และช่วยดูแลเอกสารรับ-จ่ายเงินเบื้องต้น
- ธุรการฝ่ายขาย (Sales Admin) สนับสนุนงานขาย เช่น จัดทำใบเสนอราคา ติดตามสถานะงานขาย และประสานงานกับลูกค้าหรือทีมขาย
- ธุรการโครงการ (Project Admin) ดูแลเอกสารโครงการ ประสานงานกับผู้รับเหมาและซัปพลายเออร์ รวมถึงช่วยจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน้างานหรือโครงการต่างๆ
ทักษะที่จำเป็นสำหรับงานธุรการ
- ทักษะงานเอกสารและการจัดการข้อมูล สามารถจัดทำ จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้ค้นหาและใช้งานได้สะดวก
- ทักษะด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสำนักงาน ใช้งานโปรแกรมสำนักงาน เช่น โปรแกรมเอกสาร สเปรดชีต หรือระบบจัดการข้อมูลได้อย่างคล่องตัว
- ทักษะการสื่อสารและการประสานงาน สามารถสื่อสารข้อมูลได้ชัดเจน และประสานงานกับหลายฝ่ายทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างราบรื่น
- ทักษะการบริหารเวลาและจัดลำดับความสำคัญ จัดการหลายงานพร้อมกันได้ พร้อมวางแผนและกำหนดลำดับความสำคัญของงานให้เสร็จตามเวลา
- ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และการทำงานเป็นทีม มีความสุภาพ เปิดรับความคิดเห็น และสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี
- ทักษะการแก้ปัญหาและการคิดอย่างเป็นระบบ สามารถวิเคราะห์สถานการณ์และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างมีเหตุผลและเป็นขั้นตอน
- ทักษะเสริมที่ช่วยเติบโตในสายงาน เช่น ทักษะภาษาอังกฤษ การใช้เครื่องมือดิจิทัล หรือความรู้ด้านบัญชีและ HR ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการพัฒนาสายอาชีพ
งานธุรการ เงินเดือนเท่าไร?
- จบใหม่ หรือประสบการณ์ 0-1 ปี เริ่มต้นในตำแหน่งธุรการทั่วไป ทำงานด้านเอกสาร ประสานงาน และงานสนับสนุนพื้นฐาน เงินเดือนเฉลี่ยประมาณ 12,000-18,000 บาทต่อเดือน ขึ้นอยู่กับขนาดบริษัทและทำเลที่ตั้งองค์กร
- มีประสบการณ์ 2-5 ปี มีความเข้าใจระบบงานมากขึ้น สามารถรับผิดชอบงานเอกสารที่ซับซ้อนขึ้น ดูแลหลายหน้าที่พร้อมกัน หรือเริ่มรับบทบาทประสานงานหลักของแผนก เงินเดือนเฉลี่ยอยู่ที่ 18,000-28,000 บาทต่อเดือน
- ธุรการเฉพาะทาง / Senior Admin เป็นธุรการที่ทำงานเฉพาะด้าน เช่น ธุรการบัญชี ธุรการ HR หรือผู้ช่วยผู้บริหาร รับผิดชอบงานที่ซับซ้อนและการประสานงานสำคัญ เงินเดือนเฉลี่ยประมาณ 25,000-40,000 บาทต่อเดือน หรือมากกว่านั้นในองค์กรขนาดใหญ่
หากมีทักษะเฉพาะ เช่น บัญชี HR หรือภาษา เงินเดือนมีโอกาสสูงกว่าค่าเฉลี่ย
งานธุรการ เหมาะกับใคร?
- คนที่ชอบงานเอกสารและงานเป็นระบบ สามารถจัดระเบียบข้อมูลและดูแลงานเอกสารได้ละเอียด
- คนที่ใช้งานคอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ดี สามารถใช้โปรแกรมสำนักงานและระบบงานดิจิทัลได้คล่องตัว
- คนที่สื่อสารและประสานงานได้ดี ติดต่อกับหลายฝ่ายได้ชัดเจนและทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
- คนที่บริหารเวลาและรับผิดชอบงานได้ดี สามารถจัดการหลายงานพร้อมกันและทำงานเสร็จตามกำหนด
- คนที่มีมนุษยสัมพันธ์และใจบริการ มีทัศนคติที่ดีในการช่วยเหลือและทำงานร่วมกับผู้อื่น
- คนที่ชอบงานมั่นคงและเติบโตในสายองค์กร เหมาะกับคนที่ต้องการพัฒนาประสบการณ์และเติบโตในโครงสร้างองค์กร
เส้นทางเติบโตจากงานธุรการ
- Senior Admin ดูแลและควบคุมงานธุรการของทีมหรือแผนก พร้อมทั้งวางระบบงานเอกสารและการประสานงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- Office Manager รับผิดชอบการบริหารจัดการสำนักงานโดยรวม เช่น ดูแลบุคลากร งานธุรการ งบประมาณ และความเรียบร้อยภายในองค์กร
- HR Officer ทำงานด้านทรัพยากรบุคคล เช่น ดูแลเอกสารพนักงาน การสรรหา การประสานงานสวัสดิการ และกิจกรรมภายในองค์กร
- Accounting Officer รับผิดชอบงานบัญชีพื้นฐาน เช่น บันทึกบัญชี ตรวจสอบเอกสารทางการเงิน และจัดทำรายงานบัญชีเบื้องต้น
- Operations Executive ดูแลงานด้านปฏิบัติการขององค์กร เช่น การประสานงานระหว่างแผนก การวางแผนงาน และการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับเตรียมเรซูเม่สมัครงานธุรการให้โดนใจ HR
- ใช้เรซูเม่โทนเรียบ เป็นทางการ อ่านง่าย เพื่อให้ HR เห็นข้อมูลสำคัญได้รวดเร็ว
- เขียนสรุปโปรไฟล์ให้เห็น “คุณค่า” ตั้งแต่บรรทัดแรก เพื่อสร้างความน่าสนใจทันที
- ใช้คำกริยาที่สะท้อนการทำงานจริง เช่น ดูแล จัดการ ประสานงาน หรือสนับสนุน เพื่อให้เห็นบทบาทชัดเจน
- ใส่ตัวเลขและผลลัพธ์ (ถ้ามี) เช่น จำนวนเอกสารที่ดูแล หรือการลดเวลาการทำงานบางขั้นตอน
- เน้นทักษะที่ HR มองหา และตรงกับงานธุรการจริง เช่น การจัดการเอกสาร การประสานงาน และการใช้โปรแกรมสำนักงาน
- ปรับเรซูเม่ให้ตรงกับประกาศงานทุกครั้ง โดยดูรายละเอียดจากโปรไฟล์ Jobsdb และเลือกเน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง
- ความยาวเรซูเม่ไม่ควรเกิน 1-2 หน้า เพื่อให้กระชับและอ่านได้รวดเร็ว
- ตรวจคำผิดและรูปแบบก่อนส่งทุกครั้ง เพื่อสร้างความประทับใจให้ HR ตั้งแต่แรกเห็น
- แนบเอกสารให้ครบ ดูเป็นมืออาชีพ เช่น เรซูเม่ ใบรับรอง หรือผลงาน
สรุป
งานธุรการคือบทบาทสำคัญที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นระบบ ผ่านการจัดการเอกสาร การประสานงาน และการดูแลงานสำนักงานด้านต่างๆ พนักงานธุรการสามารถทำงานได้หลายรูปแบบ เช่น ธุรการทั่วไป ธุรการบัญชี ธุรการบุคคล หรือธุรการฝ่ายขาย โดยผู้ที่เหมาะกับงานสายนี้ควรมีทักษะด้านเอกสาร การสื่อสาร การใช้คอมพิวเตอร์ และการบริหารเวลา เงินเดือนของสายงานธุรการจะแตกต่างกันตามประสบการณ์ ตั้งแต่ระดับจบใหม่ไปจนถึง Senior Admin
นอกจากนี้ยังสามารถเติบโตไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น เช่น Office Manager, HR Officer หรือ Operations Executive ได้ หากพัฒนาทักษะและประสบการณ์อย่างต่อเนื่อง ถ้าคุณกำลังมองหาโอกาสใหม่ๆ ที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในชีวิต อย่าลืมหางานผ่าน Jobsdb แพลตฟอร์มหางานที่รวบรวมตำแหน่งงานหลากหลายสาขา
บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- สูตร Excel เบื้องต้น เพื่อความสะดวกในการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล
- รวม 9 ตัวอย่างเรซูเม่สมัครงาน เลือกแบบไหนให้ดูมืออาชีพ ได้งานชัวร์!
- แนะนำ 10 ทักษะชีวิตที่เด็กจบใหม่ควรมี ก่อนเริ่มทำงานครั้งแรก
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับงานธุรการ (FAQ)
งานธุรการทำอะไรบ้าง?
งานธุรการหมายถึงงานที่มีหน้าที่สนับสนุนการทำงานขององค์กรให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร การรับ-ส่งหนังสือ การจัดเก็บข้อมูล และการประสานงานระหว่างแผนก นอกจากนี้ยังอาจดูแลการนัดหมาย การจัดประชุม หรือการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน งานธุรการจึงถือเป็นงานเบื้องหลังที่ช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานได้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
งานธุรการกับแอดมินต่างกันไหม?
งานธุรการและแอดมินคล้ายกัน เพราะต่างก็เป็นงานสนับสนุนการทำงานขององค์กร แต่โดยทั่วไป งานธุรการจะเน้นงานเอกสารและงานสารบรรณภายในองค์กร ส่วนแอดมิน (Admin) มีหน้าที่ดูแลการประสานงาน การตอบคำถามลูกค้า หรือดูแลระบบและแพลตฟอร์มออนไลน์ในบางกรณี อย่างไรก็ตาม ในหลายองค์กรทั้งสองตำแหน่งอาจมีหน้าที่ใกล้เคียงกันหรือใช้แทนกันได้
งานธุรการต้องจบอะไร?
งานธุรการมักรับผู้สมัครที่จบระดับ ปวส. หรือปริญญาตรี ในสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น บริหารธุรกิจ การจัดการ การบัญชี หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวกับงานสำนักงาน อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรไม่ได้จำกัดสาขาเรียน หากผู้สมัครมีทักษะงานเอกสาร การใช้คอมพิวเตอร์ และการประสานงานที่ดี ก็มีโอกาสทำงานในตำแหน่งนี้ได้
งานธุรการต้องเก่งคอมไหม?
งานธุรการจำเป็นต้องมีทักษะคอมพิวเตอร์พื้นฐาน เพราะต้องใช้โปรแกรมสำนักงานในการจัดทำเอกสาร บันทึกข้อมูล และจัดการไฟล์ต่างๆ เช่น โปรแกรมเอกสารหรือสเปรดชีต แม้ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี แต่การใช้งานได้คล่องและเรียนรู้ระบบใหม่ๆ ได้เร็ว จะช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
งานธุรการผู้หญิงทำเท่านั้นหรือไม่?
งานธุรการไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้หญิง ผู้ชายก็สามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้เช่นกัน เพราะสิ่งสำคัญคือทักษะการจัดการเอกสาร การประสานงาน และความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ปัจจุบันหลายองค์กรเปิดโอกาสให้ทั้งผู้หญิงและผู้ชายทำงานด้านธุรการได้อย่างเท่าเทียม ขึ้นอยู่กับความสามารถและความเหมาะสมของผู้สมัครมากกว่าสถานะทางเพศ
