หนังสือรับรองเงินเดือน สำคัญอย่างไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง

เงินเดือน ถือเป็นเรื่องสำคัญของพนักงานบริษัททุกคน หลายคนนับวันรอให้ถึงสิ้นเดือนโดยเร็ววัน จะได้เอาเงินเดือนไปฉลองให้สมกับที่ทำงานเหน็ดเหนื่อกันมาทั้งเดือน หรืออีกหลายคนก็เตรียมนำเงินเดือนไปเคลียร์ภาระในชีวิตต่างๆ ให้บรรเทาลงมากขึ้น

หนังสือรับรองเงินเดือน

ส่วนอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญสำหรับพนักงานบริษัทเช่นกัน ก็คือ “หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ Salary Certificate” ซึ่งถือเป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรหรือบริษัทต่างๆ ออกให้แก่พนักงาน เพื่อเป็นการยืนยันสถานะการทำงานของพนักงานในบริษัท ว่าทำหน้าที่ไหน ตำแหน่งอะไร อายุงานกี่ปี เป็นต้น รวมไปถึงการระบุรายได้ในแต่ละเดือนของพนักงานคนนั้นๆ ว่ามีรายได้เท่าไร

หนังสือรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง มีประโยชน์อย่างไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน จะถูกออกไว้เพื่อเป็นหลักฐานว่าในแต่ละเดือน พนักงานคนดังกล่าวได้รับเงินเดือนเป็นจำนวนเท่าไร ในระหว่างที่ทำงานกับบริษัทนั้นๆ โดยในหนังสือรับรอง จะมีการระบุฐานเงินเดือนเอาไว้ในแบบที่ยังไม่หักภาษีและค่าใช้จ่ายอื่นๆ 

โดยพนักงานส่วนใหญ่ที่ขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากบริษัท มักจะนำไปใช้ประกอบเป็นหลักฐานในการติดต่องานต่างๆ มากมาย ทั้งในส่วนของงานราชการ การขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปยังต่างประเทศ รวมไปถึงการทำธุรกรรมทางการเงิน เช่น การขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน, การสมัครบัตรเครดิตกับทางธนาคารต่างๆ, การกู้ซื้อบ้าน, การกู้ซื้อรถ เป็นต้น

ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือนที่ออกให้นี้ ถือเป็นเอกสารและหลักฐานชั้นดีสำหรับสถาบันเงินต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาในแก่พนักงานบริษัทที่ยื่นขอทำธุรกรรมการเงินในรูปแบบต่างๆ พร้อมยังเป็นตัวแปรสำคัญในการให้วงเงินสินเชื่อแก่พนักงานที่ยื่นกู้อีกด้วย

นอกจากนี้หากพนักงานบริษัทต้องการจะย้ายที่ทำงานใหม่ ในบางบริษัทที่พนักงานจะย้ายไปทำงานด้วย อาจจะร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนเช่นกัน เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาในการอนุมัติอัตราเงินเดือน ที่ผู้สมัครยื่นขอไปด้วยเช่นกัน

ในหนังสือรับรองเงินเดือน ควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

เช็คลิสต์ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในหนังสือรับ โดยนายจ้างและลูกจ้างควรตรวจสอบดูให้ชัดเจน เพื่อความมั่นใจว่า จะไม่มีข้อมูลไหนตกหล่นไปจากเอกสาร โดยเราได้รวบรวมสิ่งที่ต้องมีคร่าวๆ ในหนังสือรับรองเงินเดือนมาให้ตรวจสอบกันแล้ว ดังต่อไปนี้

- หัวจดหมาย หรือจุดที่บ่งบอกว่าเอกสารนี้ เป็นหนังสือรับรองเงินเดือน

- ชื่อบริษัท

- ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน

- ตำแหน่งงาน ของพนักงาน

- วัน/เดือน/ปี ที่เริ่มต้นทำงาน

- วันที่ ที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน

- อัตราเงินเดือน ณ ปัจจุบัน (เป็นอัตราที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ และยังไม่หักภาษี)

- จุดประสงค์ในการเอกสาร เช่น ขอสินเชื่อ, สมัครบัตรเครดิต, ขอวีซ่า ฯลฯ

- ลงชื่อผู้ออกเอกสาร พร้อมระบุตำแหน่ง

- ลงชื่อหัวหน้างาน หรือผู้มีอำนาจในการออกหนังสือรับรอง

- ลงตราประทับของบริษัท

ใครเป็นผู้รับหน้าที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน?

พนักงานบริษัทจะไม่สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยตนเองได้ สำหรับผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน คือ บริษัท, เจ้าของกิจการ, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resources) หรือผู้มีอำนาจของบริษัทนั้นๆ เช่น ผู้จัดการฝ่าย โดยในหนังสือรับรองเงินเดือน จะต้องมีลายเซ็นของผู้ออกเอกสารกำกับไว้ด้วยทุกครั้ง เพราะหากไม่มีการเซ็นรับรองอาจถือว่าหนังสือฉบับนี้เป็นโมฆะ หรืออาจเป็นการทุจริตในฐานะปลอมแปลงเอกสารหรือให้ข้อมูลเท็จ อีกทั้งยังอาจส่งผลให้การยื่นกู้ทำธุรกรรมการเงินต่างๆ ไม่ผ่าน และเสียเครดิตในการยื่นกู้ครั้งต่อไปได้

พนักงานรายวัน สามารถขอหนังสือรับรองได้ไหม?

ในส่วนของบริษัทไหนที่มีพนักงานรายวัน ก็สามารถออกหนังสือรับรองรายได้ให้แก่พนักงานประเภทนี้ได้ด้วยเช่นกัน โดยในหนังสือที่ออกให้ จะต้องมีการระบุว่าพนักงานคนดังกล่าว ปฏิบัติงานเป็นพนักงานรายวัน 

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนทุกฉบับที่ออกนั้น มักจะอายุการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป โดยจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยตามหลักเกณฑ์ทั่วไป มักจะกำหนดอายุของหนังสือรับรอง ไว้ดังนี้

- หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ในการติดต่อหน่วยงานราชการ จะมีอายุไม่เกิน 90 วัน

- หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ในการติดต่อธนาคาร จะมีอายุไม่เกิน 30 วัน

- หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ในการยื่นขอวีซ่า จะมีอายุไม่เกิน 30 วัน

เช็คให้ดี ก่อนออกหนังสือรับรองเงินเดือน

โดยหนังสือรับรอง สามารถออกให้ได้ทั้งในส่วนของภาษาไทยและภาษาอังกฤษ แตกต่างกันตามหน่วยงานและวัตถุประสงค์ที่ต้องการติดต่อ แต่ในส่วนของสถาบันการเงินหรือธนาคาร แนะนำให้ตรวจสอบกับสถาบันการเงินนั้นๆ อีกครั้ง เพราะธุรกรรมการเงินแต่ละแบบ จะมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันออกไป จึงทำให้มีอายุการใช้งานที่แตกต่างกันได้

ข้อแตกต่างระหว่าง หนังสือรับรองเงินเดือน กับ สลิปเงินเดือน

เชื่อว่าหลายคนอาจจะยังสับสนระหว่าง หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) กับ สลิปเงินเดือน (Pay Slip) ว่าเอกสารทั้ง 2 ชนิดนี้ มีความแตกต่างกันอย่างไรบ้าง ซึ่งโดยรวมเอกสารทั้ง 2 แบบ ก็มีความคล้ายคลึงกันอยู่ค่อนข้างมาก เพราะมีการระบุเงินเดือนที่เราได้รับจากบริษัทเหมือนๆ กัน แต่รายละเอียดข้างในเอกสารนั้น มีความแตกต่างกันอยู่ ดังข้อมูลต่อไปนี้

หนังสือรับรองเงินเดือน : จะมีลักษณะคล้ายจดหมาย ที่แสดงข้อมูลเพื่อเป็นหลักฐานว่าทำงานเป็นพนักงานอยู่ที่บริษัทไหน ตำแหน่งอะไร อายุงานเท่าไร และเงินเดือนเท่าไร ซึ่งเงินเดือนจะระบุเป็นแบบยอดเต็ม ไม่ได้บวกเพิ่มในส่วนของรายได้พิเศษ และไม่คำนวณการหักภาษี ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น พูดง่ายๆ คือเป็นการแจ้งข้อมูลแบบภาพรวมทั้งหมดของเราในการทำงานที่บริษัทนั้นๆ

สลิปเงินเดือน : เอกสารตัวนี้จะมีการส่งให้พนักงานบริษัททุกเดือนโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นการแจกแจงรายละเอียดรายได้ของเราแบบครบถ้วน เช่น เงินเดือน, ค่าล่วงเวลา (OT), ค่าเดินทาง, ค่าอาหาร, ค่าสวัสดิการต่างๆ, ค่าประกันสังคม, ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น อีกทั้งรายได้ที่ระบุในสลิปเงินเดือน จะสรุปออกมาเป็นรายได้ที่บวกหรือหักค่าใช้จ่ายอื่นๆ แล้ว แถมบางบริษัทยังมีส่วนที่สรุปรายได้ต่อปีของเราไว้ให้ด้วย

สรุปความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองถือเป็นเอกสารสำคัญที่พนักงานบริษัททุกคนควรศึกษา ก่อนจะขอและนำไปใช้ในธุรกรรมต่างๆ อีกทั้งเอกสารชนิดนี้ยังถือเป็นความลับส่วนบุคคล ที่ไม่ควรเผยแพร่ให้แก่บุคคลไม่เกี่ยวข้อง ดังนั้นทางที่ดี พนักงานบริษัททุกคนควรดำเนินการขอหนังสือรับรอง กับผู้เกี่ยวข้องในบริษัทหรือฝ่ายบุคคลด้วยตนเองเท่านั้น และเมื่อได้รับเอกสารฉบับกระดาษที่เป็นตัวจริงแล้ว ควรเก็บรักษาไว้ให้ดี เพื่อป้องกันมิจฉาชีพนำไปแอบอ้างในการทำธุรกรรมอื่นๆ อีกด้วย

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า​

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%a7%e0%b8%b4%e0%b8%98%e0%b8%b5%e0%b8%95%e0%b9%88%e0%b8%ad%e0%b8%a3%e0%b8%ad%e0%b8%87%e0%b9%80%e0%b8%87%e0%b8%b4%e0%b8%99%e0%b9%80%e0%b8%94%e0%b8%b7%e0%b8%ad%e0%b8%99/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/commission-or-salary/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b9%80%e0%b8%87%e0%b8%b4%e0%b8%99%e0%b9%80%e0%b8%94%e0%b8%b7%e0%b8%ad%e0%b8%99%e0%b8%aa%e0%b8%b9%e0%b8%87%e0%b8%88%e0%b8%b3%e0%b9%80%e0%b8%9b%e0%b9%87%e0%b8%99%e0%b8%ab%e0%b8%a3%e0%b8%b7%e0%b8%ad/