OJT คืออะไร พร้อมเทคนิคการใช้ On-the-job training ให้มีประสิทธิภาพ

OJT คืออะไร พร้อมเทคนิคการใช้ On-the-job training ให้มีประสิทธิภาพ
Jobsdb ทีมเนื้อหาอัปเดตเมื่อ 07 July, 2023
Share

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในยุคนี้ เทรนด์ต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เฉกเช่นเดียวกับการทำธุรกิจ ก็ต้องก้าวให้ทันโลกเช่นเดียวกัน ปัจจัยเรื่องของเวลาจึงถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากในการทำงาน จากที่ในยุคก่อนเรามักจะเห็นว่ามีก่อนฝึกสอนงานกันก่อนลงมือปฏิบัติจริง แต่ในปัจจุบันนี้ก็ได้มีปรับมาเป็นการฝึกปฏิบัติงานไปพร้อม ๆ กับการเริ่มต้นทำงานจริง ซึ่งเราเรียกกันว่า OJT นั่นเอง

OJT คืออะไร

OJT ย่อมาจาก On-the-job training คือ การฝึกปฏิบัติงานลักษณะต่าง ๆ ให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งได้เริ่มต้นทดลองทำงานจริง ผสานกับการเรียนรู้ไปในเวลาเดียวกันเลย ซึ่งจะมีการนำเอาประสบการณ์มาใช้เป็นหัวใจหลักในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงาน

สำหรับ OJT จะเหมาะกับการฝึกฝนงานในธุรกิจที่ไม่มีความเสี่ยงสูง หรือไม่จำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางมากนัก อีกทั้งยังต้องเป็นธุรกิจที่มีแนวโน้มในการสร้างความเสียหายน้อยแก่ผลิตภัณฑ์ รวมไปถึงสังคมหรือประชาชนทั่วไปด้วย แต่ถ้าหากมีความเสียหายเกิดขึ้นมา ก็ต้องหาทางที่จะแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที

ความสำคัญของการทำ OJT

ในยุคนี้เรามักจะเห็นหลายบริษัทที่มีการทำ OJT กันแล้ว ซึ่งถือว่ามีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก ดังนี้

  • สามารถถ่ายทอดความรู้ให้แก่พนักงาน ตั้งแต่ความรู้พื้นฐานไปจนถึงความรู้ใหม่ ๆ ที่มีประโยชน์ต่อการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน
  • เป็นการช่วยเพิ่มความสามารถของพนักงานในบริษัท ให้สามารถทัดเทียมกับบริษัทคู่แข่งได้
  • เพิ่มศักยภาพองค์กรให้สูงขึ้น
  • ช่วยปรับระบบการทำงานขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
  • เพื่อเป็นการลดต้นทุนให้บริษัทในอีกทางหนึ่ง ด้วยการหาวิธีในการเพิ่มศักยภาพให้แก่พนักงาน

ประโยชน์ของการทำ OJT

นอกจาก OJT จะมีความสำคัญทั้งต่อตัวองค์กรและพนักงานแล้ว ประโยชน์ของการทำ On-the-job training ยังมีมากมาย ได้แก่

1. การเตรียมการง่ายและช่วยประหยัดเวลา

การทำ OJT ก็คือการเรียนรู้ไปพร้อมกับการปฏิบัติงานจริง ซึ่งก็ถือว่าไม่ต้องมีการเตรียมข้อมูลขึ้นมาใหม่ให้เสียเวลา สามารถนำเอาข้อมูลเดิมที่เคยปฏิบัติกันเป็นประจำอยู่แล้ว นำมาเริ่มต้นใช้กับพนักงานคนใหม่ที่อยากทำ OJT ได้ทันที รวมไปถึงคนสอนงานหรือตัวเมนเทอร์เอง ก็ไม่ต้องเสียเวลาในการเตรียมข้อมูลใหม่ด้วย เพราะสามารถเอานำเอาประสบการณ์การทำงานมาถ่ายทอดให้แก่พนักงานใหม่ได้เลยเช่นกัน

2. ช่วยประหยัดงบประมาณ

บางครั้งการจัด Training รูปแบบอื่น อาจต้องมีการใช้งบประมาณบริษัทค่อนข้างมาก เช่น การจัดหาวิทยากร หรือการเตรียมสถานที่ ฯลฯ แต่ OJT ถือเป็นการฝึกสอนไปพร้อมกับการปฏิบัติงานจริงเลย ดังนั้นจึงไม่ต้องเสียเวลาหรือเสียเงินเพิ่มเติม อีกทั้งพนักงานใหม่ที่แม้จะยังอยู่ในช่วง OJT แต่ก็สามารถเริ่มต้นปฏิบัติงานจริงไปควบคู่กัน และสร้างผลงานให้แก่บริษัทได้ทันทีเช่นเดียวกับพนักงานที่อยู่มานานแล้ว

3. มีการปฏิบัติงานในสถานที่จริง

การมีโอกาสได้ฝึกฝนการทำงานในสถานที่จริง มีส่วนช่วยให้พนักงานได้ปรับตัวให้เข้ากับการทำงานจริงได้ดีกว่าการ Training ในรูปแบบอื่น ที่เมื่อต้องลงสนาม พนักงานอาจต้องเสียเวลาปรับตัวอีก แต่การทำ OJT นั้น พนักงานจะได้เรียนรู้จากหน้างานจริงตั้งแต่แรกเริ่ม และเมื่อสิ้นสุดการทำ OJT สู่การปฏิบัติงานที่แท้จริง ก็จะช่วยให้ระบบงานลื่นไหลต่อไปได้อย่างรวดเร็ว ช่วยสร้างความคุ้นเคยต่อกระบวนการทำงาน ตลอดไปจนถึงการฝึกแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ในสถานการณ์จริง

4. สร้างผลงานและผลประกอบการให้บริษัทได้ทันที

ดังที่กล่าวไปว่าการทำ OJT ช่วยประหยัดงบประมาณให้แก่บริษัทได้ เพราะในระหว่างขั้นตอนการเรียนรู้ไปพร้อม ๆ กับการปฏิบัติงานจริงนั้น พนักงานใหม่ก็สามารถรังสรรค์ผลงานของตัวเองออกมาให้แก่บริษัทในทันที และช่วยสร้างผลประกอบการให้บริษัทได้เหมือนพนักงานคนอื่น ๆ ที่ทำงานมานานแล้ว แต่ถ้าเป็นการ Training ในรูปแบบอื่น บริษัทอาจต้องเสียงบประมาณมาให้พนักงานใช้ได้ทดลองงานก่อน แถมยังนำมาใช้จริงไม่ได้อีกด้วย

5. ช่วยเพิ่มพูนความรู้ที่หลากหลายและรวดเร็ว

การทำ OJT นั้น ก็เปรียบเสมือนการทำงานในสนามจริง ก็จะช่วยให้พนักงานใหม่ได้มีการเรียนรู้ที่รวดเร็วตามไปด้วย แถมยังมีส่วนให้พนักงานมีความรอบคอบและตั้งใจในการทำงานมากเป็นสองเท่า เนื่องจากไม่อยากให้เกิดความผิดพลาดตั้งแต่ขั้นตอนของการทำ OJT นอกจากนี้ยังเป็นการส่งเสริมให้พนักงานได้เรียนรู้ทักษะที่หลากหลายไปพร้อม ๆ กันอย่างอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น ทักษะเฉพาะทางในการทำงาน ทักษะการทำงานเป็นทีม ทักษะการทำงานร่วมกับคนอื่น ทักษะการสื่อสาร ทักษะการแก้ปัญหา รวมไปถึงการรับมือกับความกดดันจากการทำงานในรูปต่าง ๆ ซึ่งเหล่านี้จะช่วยฝึกให้กับพนักงานได้ตั้งแต่แรก เมื่อสิ้นสุดการทำ OJT เขาก็จะสามารถปรับตัวและรับมือกับปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างคล่องแคล่วขึ้น

On-the-job training (OJT) มีกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

ในบริษัทที่มีการทำ OJT บางที่มีการกำหนดระเบียบแบบแผนไว้อย่างชัดเจน ซึ่งขั้นตอนและหลักปฏิบัติในการทำ OJT มี 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. ขั้นตอนการเตรียมการ

ก่อนที่จะเริ่มทำ OJT จะต้องมีการสำรวจข้อมูลเบื้องต้นกันก่อน เพื่อเป็นการเตรียมการหรือเตรียมความพร้อม โดยการสำรวจนั้นจะต้องเป็นไปอย่างครอบคลุม โดยอาจเริ่มต้นจากการติดตามข้อมูลของพนักงานใหม่ที่เข้ามาในบริษัท ว่ามีความสามารถในด้านไหนและมีศักยภาพอยู่ในระดับใด เพื่อการทำ OJT ที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่วนในตัวของบริษัทเองก็ควรดูศักยภาพของตัวเองด้วยว่ามีความพร้อมในการทำ OJT ให้แก่พนักงานมากเพียงใด พร้อมทั้งการจัดหาผู้ฝึกสอนที่เหมาะสมและเข้าใจในเนื้อหาของงานที่มากเพียงพอ สามารถให้เวลาและฝึกสอนพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

2. ขั้นตอนการวางแผนที่เป็นไปอย่างรอบด้าน

เมื่อสำรวจข้อมูลและเตรียมการเบื้องต้นแล้ว ต่อมาจึงเข้าสู่การวางแผนที่ต้องเป็นไปอย่างครอบคลุมและชัดเจนที่สุด เช่น การกำหนดระยะเวลาในทำ OJT ซึ่งตามหลักแล้วจะอยู่ที่ประมาณ 1-6 เดือน แล้วแต่ประเภทของธุรกิจ จากนั้นก็ควรมีการกำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ผู้ฝึกสอนที่จะมาดูแล สายการบังคับบัญชา ไปจนถึงเรื่องของอุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ ที่ต้องมีการเตรียมความพร้อมอยู่เสมอเช่นกัน

3. ขั้นตอนการสื่อสาร

เมื่อเสร็จสิ้น 2 ขั้นตอนแรก ก็ถึงเวลาของการสื่อสารหรือแจ้งให้ทุกคนได้รับทราบถึงรายละเอียดและกระบวนการในการทำ OJT ด้วย ซึ่งจุดนี้ต้องอาศัยการสื่อสารที่ชัดเจน เพื่อทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน สามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายที่ตรงกันได้อย่างไม่ติดขัด รวมไปถึงการพูดคุยกับผู้ที่ต้องทำหน้าที่ในการดูแลและฝึกสอนพนักงานใหม่ด้วย ให้สามารถเปิดใจถึงการทำ OJT และไม่คิดว่านี่เป็นการเพิ่มภาระ จากนั้นก็ควรสื่อสารกับพนักงานใหม่ด้วยเช่นกัน ตั้งแต่เริ่มต้นการปฐมนิเทศ การเตรียมเอกสาร ตลอดไปจนขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ทั้งหมด เพื่อให้การทำ OJT ดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

4. ขั้นตอนการปฏิบัติ

ขั้นตอนนี้ถือเป็นจุดที่สำคัญที่สุดในการทำ OJT เพราะถือเป็นการเริ่มต้นลงมือปฏิบัติงานจริงแล้ว อย่างที่กล่าวไปว่าระยะเวลาการทำ OJT ส่วนใหญ่จะอยู่ที่ประมาณ 1-6 เดือน แล้วแต่ความยากง่าย ทักษะ และลักษณะของธุรกิจ โดยคนที่จะประเมินความเหมาะสมต่าง ๆ ก็คือผู้ฝึกสอนงานที่ต้องดำเนินการตามแบบแผนที่วางไว้ให้ได้มากที่สุด เพื่อเป็นการสดสอบศักยภาพของพนักงานใหม่ว่าตรงตามกรอบที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ และสามารถก้าวเข้าสู่สนามจริงแบบไร้ผู้ฝึกสอนได้หรือไม่

5. ขั้นตอนการประเมินและติดตามผล

สำหรับการติดตามผลนั้น ควรมีการทำอย่างสม่ำเสมอระหว่างการทำ OJT และควรมีการวางระบบการประเมินอย่างชัดเจนด้วยเช่นกัน ซึ่งควรมีการกำหนดหลักเกณฑ์การประเมินที่เข้าใจตรงกันทุกฝ่าย อยู่ในกรอบการประเมินที่ชัดเจนและเป็นธรรม เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาถูกต้องมากที่สุด แต่ทั้งนี้บางบริษัทที่เวลาน้อยก็อาจมีการเลือกประเมินผลครั้งเดียวตอนจบการทำ OJT ก็ได้ แล้วแต่ความสะดวกและรูปแบบของธุรกิจ

ประเภทของการทำ On-the-job training (OJT)

ในแต่ละบริษัทมักจะมีการทำ OJT ที่แตกต่างกันออกไปตามแต่ลักษณะของธุรกิจองค์กร ซึ่งการทำ OJT ก็สามารถออกแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้

1. การปฐมนิเทศ

เริ่มต้นประเภทแรกกับสิ่งแรกที่มนุษย์เงินเดือนทุกคนต้องเคยผ่านจุดนี้ เมื่อเข้าทำงานกับบริษัทใหม่ นั่นก็คือการปฐมนิเทศนั่นเอง จากที่เมื่อก่อนในวันเริ่มงานวันแรก อาจเป็นการเดินทัวร์บริษัทและแนะนำตัวตามแผนกต่าง ๆ แต่ในปัจจุบันบางบริษัทได้จัดการทำปฐมนิเทศที่ดูเป็นทางการขึ้น นั่นก็คือการจัดการอบรมอย่างเป็นทางการขึ้นมา โดยมีการแนะนำเรื่องราวขององค์กร ความเป็นมา เป้าหมายบริษัท วัฒนธรรมองค์กร ขอบเขตงาน สวัสดิการ รวมไปถึงการให้หัวหน้าของแผนกต่าง ๆ มาแนะนำและอธิบายคร่าว ๆ ถึงการทำงานของแต่ละแผนกอีกด้วย หรืออาจปิดท้ายด้วยช่วง Q&A

2. การฝึกงานระยะสั้น

อีกหนึ่งประเภทของ OJT ที่เราเห็นกันมานานและหลายคนเคยผ่านจุดนี้เช่นกัน กับการรับนักศึกษาหรือคนที่สนใจเข้ามาฝึกงานชั่วคราวในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นทั้งแบบมีค่าตอบแทนหรือไม่มีค่าตอบแทน ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้กับผู้ที่สนใจหรือน้อง ๆ ที่กำลังจะเรียนจบ ได้ศึกษาขั้นตอนในการทำงาน ก่อนเข้าสู่โหมดมนุษย์เงินเดือนแบบร้อยเปอร์เซ็นต์ อีกทั้งยังเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีและความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กรอีกด้วย

3. การฝึกงานด้วยการปฏิบัติ

ประเภทนี้อาจคล้าย ๆ กับข้อ 2 แต่จะแตกต่างตรงที่การฝึกงานแบบนี้จะเน้นไปที่คนทำงานที่มีประสบการณ์มาบ้างแล้ว ซึ่งการฝึกงานระยะสั้นจะเน้นไปที่การเพิ่มพูนประสบการณ์ แต่การฝึกงานด้วยการปฏิบัติจะเน้นไปที่การฝึกฝน และมีการใช้ทักษะเฉพาะตัวที่ควรมีติดตัวผู้รับการฝึกมาบ้างแล้ว ก่อนจะมาปรับใช้และเพิ่มความคุ้นเคยกับการทำงานจริงให้มากขึ้นนั่นเอง

4. การสลับตำแหน่งหน้าที่

สำหรับ OJT ประเภทนี้จะเน้นให้พนักงานใหม่ทดลองหมุนเวียนไปทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ ที่อยู่ในขอบเขตหรือทักษะความรู้ที่ใกล้เคียงกัน ซึ่งเป็นข้อดีที่จะทำให้พนักงานใหม่ได้รับทราบถึงภาพรวมของการทำงานทั้งหมด พร้อมทั้งเรียนรู้ว่าตำแหน่งอื่น ๆ หรือเพื่อนร่วมงานได้ทำหน้าที่และผลิตผลงานอะไรให้แก่บริษัทบ้าง

5. ระบบพี่เลี้ยง

การตั้งพี่เลี้ยงหรือเมนเทอร์สักคนให้กับพนักงานถือว่ามีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการสอนงานใหม่อย่างใกล้ชิด ทำให้พนักงานใหม่ได้เข้าใจถึงกระบวนการทำงานได้ง่ายและตรงจุด หากมีคำถามก็สามารถถามพี่เลี้ยงได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการสร้างแรงบันดาลใจและการกระตุ้นให้เกิดความตั้งใจต่อหน้าที่ของตนเองอีกด้วย ส่วนตัวพี่เลี้ยงเองก็ได้รับประโยชน์ด้วยเช่นกัน กับการอัปสกิลด้านการฝึกสอนและถ่ายทอดวิชาความรู้ให้แก่ผู้อื่น

การทำ OJT หรือ การฝึกฝนไปพร้อมกับการปฏิบัติงานจริง ถือเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้การทำงานพร้อมฝึกฝนทักษะของตัวเองได้อย่างรวดเร็วขึ้น หากมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดีก็จะยิ่งช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำ OJT รวมไปถึงการให้ประโยชน์แก่พนักงานใหม่ ผู้ฝึกสอน และตัวขององค์กรเองด้วย

เรียกดูคำค้นหาที่ได้รับความนิยม

ทราบหรือไม่ว่ามีผู้สมัครจำนวนเท่าไหร่ที่เตรียมเรซูเม่ที่หาข้อมูลเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของตนโดยการสำรวจด้วยคำค้นหาที่ได้รับความนิยม

สมัครรับคำแนะนำด้านอาชีพ

รับคำปรึกษาด้านอาชีพจากผู้เชี่ยวชาญส่งตรงถึงอินบ็อกซ์ของคุณ
เพียงคลิก 'สมัครสมาชิก' เพื่อยอมรับ คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของ Jobsdb โดยคุณสามารถยกเลิกอีเมลเมื่อใดก็ได้
สงวนลิขสิทธิ์ 1998-2024 โดย บริษัท จัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) จำกัด