HR Outsourcing เทรนด์ใหม่มาแรง
ความแน่นอนคือความไม่แน่นอน แม้แต่ในวงการบริหารงานบุคคลก็ตาม หากคุณผู้จัดการฝ่าย เอชอาร์ (Human Resource Manager) ทั้งหลาย ไม่เร่งปรับตัวให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงก็อาจตกงานได้ เพราะเทคโนโลยีทำหน้าที่ของมันอย่างชาญฉลาดขึ้นทุกวัน จึงถึงเวลาแล้วที่ฝ่ายบุคคลต้องเปิดใจรับเทคโนโลยีมากกว่าที่เคย และเปลี่ยนบทบาทของตัวเองจากผู้ที่ควบคุมงานบุคคลไว้ทั้งหมด ยอมให้ซอฟต์แวร์ ฉลาดๆ ทำงานแทนบ้าง
นอกจากนี้ องค์กรธุรกิจชั้นนำของโลกก็เริ่มหันไปใช้บริการของบริษัทภายนอก (Outsourcing) ทำงานในส่วนที่ไม่ใช่ธุรกิจหลักมากขึ้น ซึ่งบริษัทเหล่านี้ล้วนใช้ซอฟต์แวร์เป็นตัวช่วย เพราะทั้งสะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทั้งยังไม่ต้องเสียเวลาปวดหัวกับเรื่องหยุมหยิมแบบที่ฝ่ายบุคคลเคยเผชิญ
จอห์น เมอร์ฟี่ ผู้จัดการใหญ่ฝ่ายบิซิเนส โซลูชั่นส์ ของ Baker Tilly Differentiate ซึ่งเป็นบริษัทอิสระในเครือเดียวกับ เบเกอร์ ทิลลี อินเตอร์เนชั่นแนล ที่ปรึกษาด้านระบบการจัดการธุรกิจ (Business Solutions) ชั้นนำจากอังกฤษ กล่าวถึง ธุรกิจบริการบริหารจัดการงานด้านบุคคล ว่า ทั่วโลกมีแนวโน้มสูงขึ้นจากที่มีมูลค่าราว 13,000 ล้านดอลลาร์ เมื่อปี 2550 คาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็น 50,000 ล้านดอลลาร์ ในปี 2553
"ฝ่ายเอชอาร์มักจะต้องใช้เวลาหมดไปกับการทำงานด้านเอกสาร การจ่ายเงินเดือน สวัสดิการต่างๆ วันหยุด วันลาของพนักงาน เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งหากใช้ซอฟต์แวร์จัดการแทน ฝ่ายบุคคลก็จะมีเวลาไปพัฒนางานด้านยุทธศาสตร์มากขึ้น ซึ่งน่าจะมีมูลค่าเพิ่มสำหรับองค์กรมากกว่า"
ดังที่ ปีเตอร์ ดรุคเกอร์ ปรมาจารย์ด้านการบริหารจัดการ เคยกล่าวไว้ว่า "ทำงานได้ คือแค่ทำงานได้ถูกต้อง ทำงานมีประสิทธิภาพคือ รู้ว่าควรทำอะไรอย่างไร ถูกที่ถูกเวลาด้วย" ซึ่งปัจจุบันซีอีโอใน องค์กรระดับโลกต่างตระหนักดีถึงความจริงในข้อนี้
หากเราแบ่งงานด้านบุคคลทั้งหมดออกเป็น 4 ด้านที่สัมพันธ์กัน ให้แกนด้านการจัดการด้านเอกสาร เงินเดือนและระบบ ระเบียบต่างๆ ขององค์กร เรื่องสวัสดิการและความสัมพันธ์ของบุคลากรไปจนถึงสภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นแกนนอน ส่วนแกนตั้งเป็นเรื่องของงานระหว่างวัน ไปจนถึงการมองในระยะยาว ก็จะพบว่างานของแผนกบุคคลราว 80% อยู่เพียงแค่ในงานเอกสาร การวางระเบียบต่างๆ จนแทบจะไม่มีเวลาให้กับงานสำคัญอื่นๆ อีก 3 ส่วนเลย และด้วยเหตุดังกล่าวที่ผ่านมาหน่วยงานด้านบุคคล จึงดูเหมือนแยกส่วนจากการพัฒนาธุรกิจมากเกินไป ทั้งที่น่าจะเป็นส่วนหนึ่งสร้างมูลค่าเพิ่มแก่องค์กรได้มาก
ขณะที่งานบุคคลยังต้องการความถูกต้องและมีประสิทธิภาพสูงสุด เทคโนโลยี จึงนับเป็นตัวเลือกที่ดี เพราะไม่เพียงแต่จะไม่มีปัญหาเรื่องการเลือกปฏิบัติ ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับบุคลากรในองค์กรทั้งหมด ก็จะได้รับการจัดการอย่างเป็นระบบ สามารถนำกลับมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงและพัฒนาได้ง่ายขึ้น แทนที่จะถูกแบบกระจัดกระจายอยู่ในไฟล์ประวัติส่วนตัวที่ไม่มีใครสนใจ
บริษัทหลายแห่งจึงเริ่มแยกงานด้านการจัดการเอกสาร ระเบียบต่างๆ ที่เป็นเงื่อนไข หรือกฎเกณฑ์ต่างๆ เกี่ยวกับบุคคลไปให้บริษัท Outsource ทำแทน เพื่อแผนกบุคคลจะได้กลับมาทำงานด้านยุทธศาสตร์ ซึ่งสำคัญและจำเป็นกว่าได้เสียที
ส่วนระบบซอฟต์แวร์ โปรแกรมบริหารจัดการงานบุคคลในปัจจุบัน ก็เพิ่มทางเลือกที่สะดวกมากขึ้น คือ ไม่ต้องติดตั้งและทำงานอยู่แต่ในสำนักงานอีกต่อไป หากแต่สามารถทำธุรกรรมผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Web Base) ได้โดยตรง ซึ่งนับว่าเป็นมิตรต่อผู้ใช้เป็นอย่างยิ่ง
โรเบิร์ต บราวน์ ผู้อำนวยการของเบเกอร์ ทิลลี บอกว่า ธุรกิจ Outsourcing สำหรับธุรกิจในเมืองไทย ยังถือว่าค่อนข้างใหม่ ที่ผ่านมา การ Outsourced มักจะมีแค่ยามรักษาความปลอดภัย หรือร้านอาหารของพนักงานเท่านั้น ที่เป็นการจ้างบริษัทภายนอกเข้ามาจัดการระบบในธุรกิจ (Business Process Outsourcing-BPO) ยังไม่ค่อยเป็นที่รู้จักมากนัก ยกเว้นด้านโลจิสติกส์ การทำบัญชี และ การจ่ายเงินเดือนบ้างเล็กน้อย
บราวน์ เปรียบเทียบว่าการจ้างมืออาชีพมาจัดการธุรกิจเฉพาะส่วนในยุคนี้ ก็เหมือนกับการจ้างบริษัทไอทีภายนอกเข้าไปวางระบบในองค์กรไอที เมื่อ 10 ปีก่อน ในแง่ที่ว่าคนไม่ค่อยมั่นใจและไม่เชื่อใจคนภายนอก โดยเฉพาะในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญที่ถือเป็นความลับขององค์กร แต่ก็เปลี่ยนไป เพราะทุกวันนี้ ก็ดูเหมือนว่าบริการธุรกิจ แบบ BPO จะได้รับการยอมรับมากขึ้นว่าเป็นพันธมิตรทางธุรกิจที่มีทั้งมูลค่าเพิ่มและคุ้มค่าต่อการลงทุนแล้ว
BPO สามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กร ทั้งในเรื่องความประหยัด และความคุ้มค่าทางเศรษฐกิจ มีเทคโนโลยีช่วยอำนวยความสะดวก มีระบบงานและกระบวนการทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องแปลกเพราะระบบนี้มักจะได้รับการออกแบบมาจากแนวทางที่ดีที่สุดที่มีการใช้งานกันอยู่
"ในประเทศที่กำลังพัฒนาไปสู่อุตสาหกรรม การจ้างบริษัทภายนอกมาช่วยจัดการงานบุคคล จะช่วยประหยัดได้ แต่ผลการสำรวจก็บ่งชี้ว่าองค์กรจะได้ประโยชน์ทางอ้อมอื่นๆ มากกว่าเพียงแค่การประหยัดโดยตรง เนื่องจากประเทศไทยมีข้อได้เปรียบเรื่องค่าแรงถูกกว่าในยุโรป" เขากล่าว
อย่างไรก็ดี ผลการสำรวจ ของบริษัทการ์ทเนอร์ ระบุว่า ระบบ BPO กว่า 50% อยู่ในสหรัฐ ราว 30% อยู่ที่ยุโรป และไม่ถึง 5% อยู่ในเอเชีย-แปซิฟิก และละตินอเมริกา ซึ่งหากมองอีกด้านหนึ่งก็ถือว่าภูมิภาคนี้โอกาสยังเปิดกว้างสำหรับธุรกิจนี้
ดังนั้น จึงเหลือแค่ว่าผู้จัดการฝ่ายบุคคลจะเข้าใจถึงความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั่วโลก และรีบจัดให้มีเปลี่ยนแปลงจากภายในเสียก่อน หรือจะรอจนถูกซีอีโอสั่งให้เชื่อและทำตามแนวทางที่องค์กรส่วนใหญ่เขาทำกันเท่านั้นเอง
ที่มา : กรุงเทพธุรกิจออนไลน์
