“ECRS” เคลียร์สต๊อกให้งานสนุก

การทำงานให้มีประสิทธิภาพคือการที่เราได้ ทุ่มเทความสามารถอย่างเต็มที่ให้กับงานชิ้นนั้นๆ ซึ่งส่งผลออกมาเป็นเอาต์พุต นั่นคือผลงานที่เกิดขึ้น ต่างจากการใช้ความพยายามด้วยหยาดเหงื่อแรงกาย แต่ไม่ได้เอาต์พุตออกมาให้เห็น ซึ่งในแง่ของการทำงานเรียกได้ว่า เป็นงานที่ยังไม่เสร็จ แม้จะใช้ความพยายามทำให้ดีเลิศเพอร์เฟ็กเพียงใด แต่ถ้างานนั้นไม่สำเร็จตรงตามเวลาที่กำหนด ก็ไม่สามารถวัดค่าความสำเร็จออกมาได้ ดังมีคำกล่าวไว้ว่า งานที่ดีคืองานที่เสร็จ

เมื่องานที่ดีคืองานที่เสร็จ แต่งานที่มีในมือนั้นช่างมากมายเหลือเกิน เราจะสามารถทำมันให้สำเร็จได้อย่างไร นั่นคือเราต้องรู้จักเคลียร์สต๊อกงานอย่างชาญฉลาด เพื่อให้มีเวลาเพิ่มขึ้น หลักการหนึ่งซึ่งสามารถนำมาเป็นแนวทางได้ก็คือ หลัก ECRS ตัวอักษรแต่ละตัวมีความหมายดังต่อไปนี้

• E มาจาก Eliminate หมายถึง กำจัด ยกเลิก ทิ้งไป
• C มาจาก Combine หมายถึง การรวมเข้าด้วยกัน
• R มาจาก Replace หมายถึง การสับเปลี่ยนทดแทน
• S มาจาก Simplify หมายถึง การทำงานให้ง่ายขึ้น

วิธีในการนำมาใช้จัดการกับงานอันมากมายของ เรา คือ เริ่มจาก ดูตัว E ก่อน ว่ามีงานใดที่เราสามารถกำจัด ยกเลิก ทิ้งไปได้ ซึ่งหมายถึงเราต้องประเมินว่า ถ้าตัดทิ้งไปจะส่งผลอย่างไร หากเป็นเรื่องที่ไม่สำคัญอะไร ก็สามารถตัดทิ้งไปได้ หรือจะตัดอย่างอื่นที่เป็นอุปสรรคในการทำงานออกไปแทน เช่นเราใช้เวลาในการเช็กอีเมลตอนเช้ามากเกินไป ทำให้เราเริ่มงานได้ช้า งานจึงเสร็จล่าช้า เราก็สามารถตัดเวลาในการเช็กอีเมลออกไปครึ่งหนึ่ง คือใช้เวลาในการเช็กอีเมลให้เร็วขึ้น เราก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้น

แต่หากประเมินดูแล้วว่าเราไม่สามารถใช้ตัว E ได้ ก็หันมาดูตัว C ซิว่า เราสามารถนำเรื่องมากกว่า 2 เรื่อง มารวมเป็นเรื่องเดียวกันได้หรือไม่ หรืออาจเป็นการรวมขั้นตอนหลายๆ ขั้นตอนเข้าเป็นขั้นตอนเดียว เช่นงานธนาคาร ที่สามารถปรับให้เป็นแบบ one stop ที่ลูกค้าสามารถใช้บริการได้ทุกอย่างในเคาน์เตอร์เดียว ไม่ต้องเข้าหลายๆ เคาน์เตอร์อย่างเมื่อก่อน ซึ่งเมื่อเราปรับระบบงานให้กระชับมากขึ้นและมีประสิทธภาพมากขึ้น

ต่อมาที่ตัว R ในกรณีที่ไม่สามารถใช้ตัว C ได้ ก็ลองมาพิจารณาว่า งานชิ้นนั้นเป็นงานที่ต้องเป็นเราเท่านั้นที่จะทำหรือไม่ หากเราไม่จำเป็นต้องทำงานนั้นด้วยตัวเอง เราสามารถสับเปลี่ยนให้คนอื่นทำ เช่น เลือกใช้ outsource หรือมอบหมายให้ลูกน้องทำได้หรือไม่ เพื่อเราจะมีเวลาให้งานอื่นที่สำคัญมากกว่า

ตัวสุดท้าย คือตัว S หากไม่มีตัวไหนช่วยเราได้เลย แล้วเราสามารถมีวิธีทำให้งานชิ้นนั้นสำเร็จได้ง่ายขึ้นหรือไม่ แทนที่จะทำเป็นเก็บรายละเอียดทุกเม็ด ชนิดที่สุดเฟอร์เฟ็กไร้ที่ติ ลองหันมาใช้วิธีคุมที่ภาพรวมของงานให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์เดิม แต่อาจหาวิธีการที่จะทำให้งานนั้นง่ายและเร็วขึ้น เช่น ถ้าเราจะออกแบบโปสเตอร์โฆษณาแทนที่จะวาดด้วยมือและลงสีน้ำ เราก็เลือกที่จะใช้การวาดและลงสีด้วยคอมพิวเตอร์แทน ทำให้เราสามารถทำงานได้เสร็จเร็วขึ้น

หลัก ECRS นี้สามารถนำไปใช้ในการทำงาน และยังสามารถปรับใช้เพื่อลดเวลาเรื่องที่ใกล้ตัว หรือเป็นเรื่องในชีวิตประจำวันอื่นๆ ที่ไม่ใช่เรื่องงานได้ด้วย เมื่อเรารู้จักประเมินการใช้เวลาในแต่ละเรื่อง และหาทางตัดทิ้ง รวมเข้าด้วยกัน ปรับเปลี่ยน หรือทำให้ง่ายเข้า จะทำให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดเอาต์พุตเพิ่มขึ้นด้วย

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

งานเต็มหน้าตัก ต้องรู้จักปฏิเสธ

ใกล้สิ้นปีแล้ว มีอะไรที่ต้องเคลียร์บ้าง