เลขาผู้บริหารกับการเขียนบทสุนทรพจน์

การเป็นเลขาฯ กับงานเอกสารเป็นของคู่กันอย่างแยกไม่ออก ไม่ว่า “นาย” จะมีนัดกับใคร ที่ไหน เมื่อไร หน้าที่ในการจัดเตรียมเอกสารต่างๆ ย่อมหนีไม่พ้นฝีมือของเลขาฯ ผู้รู้ใจและเปรียบเสมือนมือข้างขวาของนายเลยก็ว่าได้และถ้าเป็นเลขาฯ ผู้บริหารด้วยแล้วล่ะก็ สิ่งหนึ่งที่ท้าทายความสามารถของเลขาฯ เป็นอย่างมาก นั่นก็คือ การเขียนบทสุนทรพจน์ให้นายพูดกล่าวในโอกาสสำคัญต่างๆ แต่จะเขียนอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ มีความลึกซึ้งกินใจ และไม่น่าเบื่อ อันจะเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ทั้งแก่นายและองค์กรของคุณไปพร้อมๆ กัน ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทราบก่อนจะลงมือเขียนบทสุนทรพจน์ ได้แก่

1. ต้องรู้ว่าคุณมีเวลามากน้อยเพียงใดในการพูด หากไม่มีการกำหนดเวลาที่แน่นอนไว้ พยายามเขียนบทสุนทรพจน์ให้สั้นกระชับ แต่แฝงไปด้วยสาระน่ารู้
2. นึกถึงผู้ฟังของคุณ และใช้ความสามารถในการรับรู้ของผู้ฟังเป็นตัวกำหนดน้ำเสียงที่ใช้ ในขณะที่คุณลงมือเขียน
3. เกริ่นนำด้วยการบอกว่าคุณเป็นใคร (ซึ่งหมายถึงนายของคุณ หรือองค์กรของคุณ) มาด้วยวัตถุประสงค์อะไร จะพูดเรื่องอะไร และจะใช้เวลาสักเท่าไรในการพูดในครั้งนี้ โดยคุณอาจแทรกเรื่องขำขัน เกร็ดชีวิต เรื่องเล่า หรือแม้แต่ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ เข้าไปด้วยเพื่อจับความสนใจของผู้ฟังให้อยู่กับคุณตลอดเวลา
4. จัดระเบียบข้อมูล โดยแบ่งออกเป็น 3-7ประเด็นหลัก ๆ แล้วจัดลำดับก่อน-หลังของ ตามความสำคัญของแต่ละประเด็นที่จะกล่าวถึง
5. ตัดประเด็นที่ไม่ใช่สาระสำคัญออกไปบ้าง เพื่อที่ว่าคุณจะได้ไม่ต้องใช้เวลายืดเยื้อมากเกินไป
6. เข้าเรื่องด้วยประเด็นที่สำคัญที่สุด ต่อเนื่องด้วยประเด็นที่สำคัญน้อยที่สุด จากนั้นค่อย ๆ ย้อนกลับมากล่าวถึงประเด็นที่สำคัญที่สุดในลำดับต่อ ๆ ไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีประเด็นที่ต้องการจะกล่าวถึง 5 ประเด็น ซึ่งประเด็นที่สำคัญที่สุดอยู่ในลำดับที่ 5 ส่วนประเด็นที่สำคัญน้อยที่สุดอยู่ลำดับที่ 1 ลำดับในการพูดของคุณจะเป็นดังนี้คือ 5-1-2-3-4
7. ยกข้อมูลสนับสนุนคำกล่าวของคุณด้วยสถิติ ข้อเท็จจริง ตัวอย่าง เรื่องเล่า คำพูดที่ยกมา หรือหลักฐานอื่นๆ
8. เชื่อมโยงการเกริ่นนำ ประเด็นสำคัญ และบทส่งท้ายเข้าด้วยกันอย่างสวยงาม น่าประทับใจ
9. เขียนบทส่งท้ายอันเป็นการสรุปสิ่งที่คุณกล่าวมาทั้งหมดในแต่ละ ประเด็น โดยกล่าวย้ำถึงวัตถุประสงค์หลักของคุณอีกครั้งหนึ่ง จากนั้นสร้างความประทับใจสุดท้ายด้วยคำกล่าวที่ลึกซึ้ง กินใจผู้ฟัง

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อย

1. ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
2. จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญคุณจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อให้คุณสามารถจดได้อย่างถูกต้อง
3. จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม
4. ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ

ที่กล่าวมาทั้งหมด หวังเพียงว่าคุณจะสามารถจัดการกับงานดังกล่าวได้อย่างมีทิศทางและมีกรอบใน การเขียน จากนี้ไปเป็นเวลาที่คุณจะแสดงฝีมือให้เป็นที่ประจักษ์และภาคภูมิใจกับการได้ เป็นส่วนสำคัญในงานสำคัญชิ้นนี้