เลิกทำงานแบบ Multitasking จนสับสน ด้วยเทคนิคจัดตารางชีวิตแบบ Task Batching
ทำงานทั้งวัน ประชุม concall ติดกันชั่วโมงต่อชั่วโมง ไหนจะต้องตอบอีเมลต้องตอบแชทที่มีเข้ามาตลอดทั้งวัน เรียกได้ว่าทำงานโน้นแล้วก็กระโดดไปทำงานนี้แบบ Multitasking สุด ๆ รู้ตัวอีกทีก็หมดวันไปแล้ว งานที่ต้องทำจริง ๆ ก็มีไม่เวลาทำจนทำให้ต้องทำงานล่วงเวลา กลายเป็นกินเวลาพักผ่อนจนบ่อยเข้าก็ Burn out เพราะทำงานหนักเกินไปโดยไม่รู้ตัว แม้ว่าการทำงานแบบ Multitasking จะมีข้อดี แต่ถ้าจัดระเบียบไม่ทันก็อาจทำให้สับสน สมาธิหลุดเอาได้ง่าย ๆ และงานที่ต้องใช้สมาธิโฟกัสจริง ๆ ก็อาจจะเสียหายไปด้วย JobsDB เลยอยากเสนอเทคนิคการทำงานแบบใหม่ “Task Batching” ที่จะทำให้คุณแบ่งงาน แบ่งเวลาได้ดี งานเสร็จครบจบแบบมีประสิทธิภาพ
อะไรคือ Task Batching ?
Task Batching คือ การจัดตารางเวลาในแต่ละวันเพื่อทำงานตามกลุ่มที่ได้แบ่งไว้ (Task) โดยงานแต่ละกลุ่มจะถูกแบ่งตามความคล้ายคลึงของลักษณะงาน เช่น งานที่ต้องตอบอีเมล ติดต่อกับคนอื่น หรือตอบแชท จะถูกจะอยู่ในหมวดหมู่เดียวกัน หรืองานที่ต้องทำค้นคว้าข้อมูลของแต่ละโปรเจกต์ที่รับผิดชอบอยู่ก็จะถึงรวมไว้ทำให้ช่วงเวลาเดียวกัน โดยงานแต่ละ Task จะถูกใส่ลงในช่วงเวลาแต่ละช่วงของวัน เหมือนเวลาทำตารางเรียน แต่นี่เป็นการทำตารางการทำงาน
วิธีจัดตารางทำงานแบบ Task Batching จะช่วยสร้าง productivity ให้เพิ่มมากขึ้น ช่วยทำให้โฟกัสกับงานแต่ละอย่างได้ดียิ่งขึ้น และยังสามารถใช้เวลาทำงานที่มีอยู่อย่างจำกัดได้มีประสิทธิภาพสูงสุด แก้ปัญหาความเครียดสะสมและพักผ่อนไม่พอ จนนำไปสู่ปัญหาทางสุขภาพกายและสุขภาพจิต อย่างอาการ Burn out ช่วยให้คุณจัดสรร work-life balance ได้ดียิ่งขึ้น
Task Batching ทำยังไง ?
- ลิสต์รายการงานและจัดเรียงความสำคัญ
ขั้นแรกให้เริ่มจากการดูว่างานที่ต้องทำทั้งหมดในอาทิตย์นี้มีอะไรบ้าง กำหนดเป้าหมายของสัปดาห์ว่าคุณมีแพลนอยากทำโปรเจกต์ไหนให้เสร็จบ้าง จากนั้นก็เริ่มจัดเรียงความสำคัญของงานแต่ละโปรเจตก์ที่คุณต้องทำ พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาการทำงานแต่ละอย่างออกมาด้วยว่างานนี้ควรใช้เวลาทำกี่ชั่วโมง หรือกี่วัน แนะนำให้ทำเป็นหน่วยชั่วโมง คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทั้งวันในการทำงานเดียวหรือโปรเจกต์เดียว แต่สามารถแบ่งงานนั้น ๆ ออกไปทำได้หลาย ๆ วัน ด้วยการเอาไปหยอดไว้ในช่วงเวลาต่าง ๆ ของแต่ละวัน
- แบ่งงานใน Project ออกเป็น Task ย่อย ๆ
ย่อยงานแต่ละ Project ออกเป็น Task เล็ก ๆ เพื่อที่คุณจะได้จัดหมวดหมู่งานประเภทเดียวกันหรือคล้ายกัน แล้วทำมันในช่วงเวลาเดียวกัน นอกจากนี้การแบ่งงานใน Project ออกเป็น Task ย่อย ๆ ยังช่วยให้รู้สึกว่าโปรเจกต์มีความซับซ้อนน้อยลง คุณสามารถโฟกัสกับ Task เล็ก ๆ ของแต่ละโปรเจกต์ได้อย่างเต็มที่ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้และการได้สลับไปทำงานในโปรเจกต์อื่น ๆ ด้วยก็จะทำให้คุณให้ได้มองเห็นงานในแง่มุมอื่น คุณอาจได้ไอเดียพัฒนา Project A ระหว่างที่ทำ Task ของ Project B เสร็จและมีเวลานิดหน่อยในการคิดทบทวนงานที่ทำมาก็ได้
- แบ่งประเภทงานตามฟังก์ชันและใช้เครื่องหมายเข้าช่วย
แบ่งประเภทของงานตามฟังก์ชันหรือลักษณะงานที่ต้องทำ เช่น งานติดต่อกับคนอื่น งานค้นคว้าข้อมูล งานที่ต้องใช้สมาธิและความคิดสูง หรือช่วงเวลาประชุม และลองใช้เครื่องหมายหรือสีสันเข้ามาช่วยให้ค่าความพยายามและสมาธิที่ต้องใช้ในงานประเภทนั้น ๆ
ตัวอย่างเช่น ใช้โค้ดสีหรือไฮไลท์สีฟ้า หรือเครื่องหมายดาวหรือดอกจัน (*) หนึ่งดวง สำหรับงานที่ไม่ต้องใช้สมาธิมาก เช่น งานตอบแชท งานตอบอีเมล งานโทรศัพท์ติดต่อ และใช้โค้ดสีหรือไฮไลท์สีส้มหรือสีแดง หรือเขียนเครื่องหมายดาวหรือดอกจัน (***) สามดวง สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง อย่างงานเอกสาร เขียนบทความ งานทำพรีเซนต์ หรืองานทำรีพอร์ต ที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำสูง
- จัดตารางการทำงาน
เมื่อคุณได้ To-do list ในแต่ละวันและแบ่งงานออกเป็นกลุ่ม ๆ เรียบร้อยแล้ว คุณก็จัดการสร้างตารางการทำงานของตัวคุณเองได้เลย ลองใช้เครื่องมือ เช่น ปฏิทิน (Calendar) เป็นตัวช่วยง่าย ๆ แต่ทรงพลังมาก ทำ Time blocking ด้วยการยิงปฏิทินแต่ละวันของคุณเอง กำหนดว่าช่วงเวลานี้คุณจะทำงานประเภทอะไร วิธีนี้นอกจะทำให้คุณเห็นตารางงานของตัวเองแล้ว เพื่อนร่วมงานหรือคนในทีม รวมทั้งหัวหน้าก็จะได้เห็นตารางงานของคุณด้วย จะได้รู้ว่าคุณว่างไม่ว่างตอนไหน และเวลาไหนที่ไม่ควรรบกวนคุณถ้าไม่ใช่เรื่องจำเป็นเพราะคุณกำลังทำงานที่ใช้สมาธิสูงอยู่ ที่สำคัญอย่าลืมใช้โค้ดสีหรือสัญลักษณ์เพื่อให้ง่ายต่อการดูด้วยล่ะ
Tips ที่จะทำให้คุณทำ Time Batching ได้ตลอด
บ่อยครั้งที่เทคนิคการทำงานดี ๆ มักพ่ายแพ้ต่อความเคยชิน แต่ถ้าคุณลองได้เห็นความสำคัญของมันแล้วละก็ คุณจะตระหนักได้ว่าควรทำเทคนิคเหล่านี้ให้เป็นนิสัย สำหรับ Time Batching ในเมื่อต้องแบ่งเวลาทำงานเป็นกิจจะลักษณะแล้ว ลองเพิ่มการจับเวลาทำงานแต่ละอย่างของคุณดูด้วย ทีนี้คุณจะได้รู้ว่าคุณใช้เวลาทำงานแต่ละประเภทเท่าไหร่ จากนั้นให้ลองเอาเวลาที่ได้มาคำนวณเป็นจำนวนเงินด้วยการเอาเงินเดือนของคุณมาหารด้วยชั่วโมงการทำงาน เช่น เงินเดือน 25,000 หารด้วย 160 ชั่วโมง = 156 บาท นี่คือราคาค่าจ้างของคุณต่อ 1 ชั่วโมง คุณจะเห็นค่าแรงที่คุณน่าจะได้จากงานนั้น ๆ จากการเอาค่าจ้างต่อชั่วโมงของคุณไปคูณกับงานใน Task นั้น ๆ
เช่น คุณใช้เวลาตอบอีเมล 1 ชั่วโมงต่อวัน คิดราคาเป็นอาทิตย์คือ 156 x 7 = 1,092 บาท ซึ่งเป็นค่าตัวของคุณที่เสียไปกับงานไม่ค่อย Productive อย่างการตอบอีเมล ลองคิดดูว่าคุณเสียเงินไปกับ Task ที่ไม่ productive เท่าไหร่ และคุณให้เวลากับงานที่ต้องโฟกัสสูง สร้าง productivity และทำให้คุณได้พัฒนาตัวเองไปเท่าไหร่บ้าง
อีกคำแนะนำที่จะเป็นตัวช่วยให้คุณทำ Time Batching ได้ดียิ่งขึ้นก็คือ การปิด Notification ของอีเมล แอปแชท และโซเชียลมีเดียต่าง ๆ ในระหว่างที่คุณทำงานที่ต้องโฟกัสมาก ๆ วิธีนี้จะช่วยลดสิ่งรบกวนได้ และสังเกตช่วงเวลาที่รู้สึก productive หรือมีสมาธิในแต่ละวัน แล้วลองจัดตารางงานที่ต้องใช้สมาธิสูงไปทำในช่วงเวลานั้น
ที่สำคัญที่สุด ถึง Time Batching จะเป็นวิธีการแบ่งเวลาที่แน่นอน และต้องอาศัยวินัยในการปฏิบัติอย่างเคร่งครัด แต่ถ้ามีงานจำเป็น งานด่วน ที่แทรกเข้ามาและต้องทำจริง ๆ คุณก็สามารถปรับเปลี่ยนตารางงานของคุณให้เหมาะสมและเหมาะกับช่วงชีวิตของคุณได้เสมอ เพราะอย่าลืมว่า Time Batching เข้ามาเพื่อช่วยให้ลดความเครียด อย่ายึดติดกับตารางงานเกินไปจนทำให้เทคนิคกลายเป็นวิธีเพิ่มความเครียดให้กับคุณแทน
ขอให้มีความสุขกับการจัดระเบียบชีวิต จัดตารางการทำงานด้วย Time Batching นะคะ! ใครที่กำลังมองหางานใหม่เพื่อเปิดโอกาสให้ตัวเราได้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น เข้ามาดูได้ที่แอปพลิเคชัน JobsDB
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
