แชร์เทคนิคทำ To-do list แบบง่าย ๆ พร้อมชี้เป้าแอปฯ Check list สุดปัง
เชื่อว่าหน้าที่การทำงานของทุกคนในแต่ละวันนั้น ต้องมีงานหลายอย่างให้สะสาง บางชิ้นเป็นงานเร่งด่วน ต้องรีบจัดการให้เสร็จ หรือบางชิ้นก็อาจเป็นโปรเจกต์ใหญ่ที่ต้องอาศัยเวลาในการผลิตชิ้นงาน แล้วยิ่งถ้าทุกอย่างถาโถมเข้ามาพร้อมกันแบบไม่ทันตั้งตัว ก็ต้องอาศัยการบริหารจัดการที่ดี เพื่อให้เกิดการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการทำ To-do list หรือ Check list ก็ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้น โดยบทความนี้เราจะมาแชร์เทคนิคการทำ To-do list พร้อมชี้เป้าแอปฯ ฟรี ให้ได้ไปลองทำและลองใช้กัน
เทคนิคการทำ To-do list
จัดอันดับความสำคัญงาน
เมื่อได้รู้จำนวนของชิ้นงานที่มีอยู่แล้ว อันดับแรกเลยคือต้องจัดกลุ่มสิ่งสำคัญที่ต้องทำขึ้นมาก่อน 5 อย่าง แม้ความจริงจะมีงานให้ทำมากกว่า 5 อย่างก็ตาม แต่การให้ความสำคัญกับงานที่เร่งด่วนหรืองานที่ต้องเสร็จตามกำหนด ถือเป็นสิ่งที่ต้องรีบเคลียร์ให้จบก่อน เพราะมีเงื่อนไขของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง การจัดอันดับ 5 งานสำคัญ จะช่วยให้เราไม่เกิดความสับสน และรู้ว่าสิ่งไหนควรทำก่อนหรือหลัง
สูตร 1-3-5
เทคนิคนี้เป็นการกำหนดสิ่งที่สำคัญที่สุดไว้เป็นอันดับที่ 1 ส่วนเลข 3 หมายถึงงานอีก 3 อย่างที่สำคัญรองลงมา ปิดท้ายด้วยหมายเลข 5 หมายถึง ลิสต์งานอีก 5 ชิ้น ที่มีความสำคัญถัดลงมาอีก ซึ่งข้อควรระวังสำหรับเทคนิคนี้คือเรื่องของการบริหารจัดการเวลา เพราะงานที่อยู่ในอันดับที่ 1 จะมีความสำคัญที่สุด อาจมีความยากและต้องใช้เวลาในการทำงานมากกว่างานที่สำคัญรองลงมา
กำหนดเดดไลน์ให้กับทุกงาน
งานแต่ละงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนใหญ่มักมีการกำหนดวันส่งงานมาให้อยู่แล้ว แต่ก็ต้องมีบางงานที่ไม่ได้กำหนดเดดไลน์เช่นกัน ดังนั้นอาจลองคุยกับหัวหน้าหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องถึงกำหนดการส่งงานที่ชัดเจน หากไม่ได้รับคำตอบจริง ๆ ก็ควรกำหนดวันส่งงานแบบคร่าว ๆ ด้วยตัวเองไปเลย ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการช่วยให้ตัวเราจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้ง่ายขึ้น โดยเป็นการนำเอาวันที่ที่ต้องส่งงานมาจัดทำ To-do list เรียงตามลำดับกันไป แล้วทยอยทำงานให้เสร็จตามเงื่อนไขของเวลา
กำหนด Points of Action
นอกจากการนำเอาเทคนิคด้านบนที่แนะนำไปปรับใช้ในการทำ To-do list แล้ว การลงรายละเอียดเพิ่มเติมหรือการกำหนด Points of Action ก็ถือเป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่ควรนำมาเสริมให้ To-do list ละเอียดมากขึ้น โดยเป็นการใส่ขั้นตอนการทำงานที่เจาะจงเพิ่มเติมเข้าไปในรูปแบบของ Bullet เช่น
- ต้องขอไฟล์ภาพเพิ่มเติมจากทีมกราฟิก
- ต้องขอรายละเอียดลูกค้าจากฝ่ายขาย
- ต้องส่งงานให้หัวหน้าตรวจสอบ ก่อนส่งให้ลูกค้า
ใช้ตาราง Eisenhower Box
อีกหนึ่งเทคนิคการทำ To-do list ที่หลายคนนิยมใช้กันก็คือการทำตาราง Eisenhower Box หรือการทำตารางออกมาเป็น 4 ช่อง ที่จะช่วยจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่าง ๆ ให้ได้รู้ว่างานนั้น ๆ ด่วนหรือไม่ โดยตารางช่องบนฝั่งซ้าย จะเป็นลิสต์งานที่สำคัญและเร่งด่วน ตามด้วยช่องบนฝั่งขวา คืองานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ตามด้วยช่องล่างฝั่งซ้าย คืองานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ และตารางช่องล่างฝั่งขวา คืองานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนนั่นเอง
ลองทำงานแบบ 50-10
การตรากตรำทำงานอย่างหนักหน่วงในแบบที่ไม่มีเวลาพักผ่อนให้กับตัวเอง ไม่ใช่วิธีที่ดีเสมอไป แถมยังอาจก่อให้เกิด ความเครียดสะสม ได้ ดังนั้นจึงอาจต้องหาเวลาพักผ่อนระหว่างวันให้กับตัวเองบ้าง ด้วยการผสมผสานเทคนิคการทำงานแบบ 50-10 ใส่ลงไปใน To-do list เช่น ทำงานไป 50 นาที แล้วก็แทรกเวลาพักลงไปสักประมาณ 10 นาที เพื่อเป็นการเตือนตัวเองว่าถึงเวลาที่ต้องลุกจากโต๊ะทำงานไปพักผ่อนสมองบ้าง
แนะนำ To-do list app ที่ใช้งานได้ฟรี
หลายคนอาจนิยมทำ To-do list ขึ้นมาแบบง่าย ๆ ด้วยตัวเอง เช่น การเขียนโน้ต การเขียนรายละเอียดต่าง ๆ ลงในกระดาษ แล้วแปะไว้ที่หน้าที่คอมพิวเตอร์บนโต๊ะทำงาน ฯลฯ แต่ในสมัยนี้ที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไปไกล จึงมีแอปพลิเคชันต่าง ๆ ในการทำ To-do list ออกมามากมาย เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้คนทำงาน มาดูกันว่า To-do list app ที่เราอยากแนะนำ มีตัวไหนกันบ้าง
Todoist
นี่ถือเป็นแอป To-do list ยอดนิยมลำดับต้น ๆ ที่หลายคนนิยมกัน เพราะมีฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย สามารถเพิ่มงานที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว พร้อมกับการแพลนคิวงานในแต่ละวัน อีกทั้งยังสามารถจัดโฟลเดอร์เพื่อสร้างความเป็นระเบียบให้กับ To-do list ได้ นอกจากนี้ยังมีระบบแจ้งเตือนที่สามารถกำหนดได้เอง ว่าจะให้แอปฯ แจ้งเตือนงานทุกวันไหน รวมไปถึงการมอบหมายงานให้กับคนในทีมได้ง่าย ๆ ผ่านฟังก์ชันในแอปฯ
TickTick
แอปฯ TickTick เป็นแอปฯ ที่ใช้งานง่ายและสะดวกสุด ๆ ไม่แพ้กัน สามารถเพิ่มลิสต์งานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยมีฟีเจอร์เด่นอย่างการกำหนด Tags เพื่อแบ่งแยกประเภทของงานให้เป็นระเบียบและดูง่ายมากขึ้น ผสานกับการตั้งเวลาแจ้งเตือน ตัวจับเวลาให้ทำงานได้ตามกำหนด รวมไปถึงการเพิ่มเข้าถึงให้คนในทีมเข้ามาดูได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถมีฟังก์ชันที่สามารถใช้งานร่วมกับแอปฯ อื่น ๆ ในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของเราได้อีกด้วย
Microsoft To Do
เป็นแอปฯ ของผู้ให้บริการยอดฮิตอย่าง Microsoft ที่หลายคนคุ้นเคย โดยจุดเด่นอยู่ที่การใช้งานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ Microsoft ได้อย่างง่ายดาย ช่วยเพิ่มความสะดวกในการส่งอีเมล หรือการใส่รายละเอียดลงในปฏิทิน ส่วนการเพิ่มงานก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว มีการแจ้งเตือน และสามารถแชร์ข้อมูลต่าง ๆ ให้กับเพื่อนร่วมทีมได้เช่นเดียวกัน ผสานกับการดีไซน์แอปฯ ที่สวยงาม ดูสบายตาและเป็นมิตรกับผู้ใช้
Habitica
To-do list app ตัวนี้ บอกเลยว่าเก๋สุด ๆ โดดเด่นในเรื่องของความครีเอท เพราะถูกออกแบบหน้าตาให้เหมือนว่าได้เล่นเกม ช่วยให้ผู้ใช้งานได้รับความสนุกและผ่อนคลายมากขึ้น โดยเริ่มต้นคือผู้ใช้ต้องสร้างตัวละครขึ้นมาในการจัดการชิ้นงานต่าง ๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ เมื่อทำงานชิ้นนั้นสำเร็จ ก็จะสามารถลปลดล็อครางวัลต่าง ๆ ได้ เช่น เสื้อผ้า อาวุธ ไอเท็มอื่น ๆ ฯลฯ พร้อมกับการอัปเลเวลไปในตัว แต่ถ้าหากทำงานชิ้นไหนไม่สำเร็จหรือไม่ทันตามกำหนดเวลา ตัวละครของเราก็อาจเจอกับบทลงโทษได้ ถือเป็นแอปฯ ที่น่าสนใจและช่วยกระตุ้นให้เราอยากทำงานได้ไม่ยาก
Google Tasks
มาถึงแอปฯ จากทางค่าย Google กันบ้าง ที่สามารถเพิ่มลิสต์งานได้อย่างรวดเร็วไม่แพ้แอปฯ อื่น ๆ สามารถกำหนดวันที่ วันครบกำหนด รายละเอียดการทำงานต่าง ๆ อีกทั้งยังสามารถติดดาวให้กับงานสำคัญได้ และแน่นอนว่าสามารถใช้งานร่วมกับแอปอื่น ๆ ของ Google ได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะคนที่ใช้ Gmail บ่อย ๆ จะต้องถูกใจอย่างแน่นอน
Evernote
จุดเด่นของแอปฯ นี้คือสามารจดโน้ตและเก็บข้อมูลไว้บน Cloud ได้ จึงทำให้สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้กับทุกอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต ช่วยสร้างความสะดวกสบาย ทำให้ติดตามงานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันในการสร้างหมวดหมู่ให้กับงานต่าง ๆ ทำให้ดูเป็นระเบียบและใช้งานได้สะดวก
Any.do
To-do list app ตัวนี้ก็ถือว่าใช้งานง่ายเช่นเดียวกัน แต่จุดเด่นที่เราอยากนำเสนอก็คือ การสร้างลิสต์งานได้ด้วยคำสั่งเสียงหรือฟีเจอร์ Voice แต่ถ้าใครที่ถนัดพิมพ์ ก็สามารถบันทึกงานได้แบบปกติ รวมไปถึงการแจ้งเตือนก็สามารถทำได้แบบแอปฯ อื่นเช่นเดียวกัน นอกจากนี้ยังมีการประยุกต์ให้สามารถใช้งานได้กับชีวิตประจำวันด้วย เช่น ลิสต์สินค้าที่ต้องไปซื้อในซุปเปอร์มาร์เก็ต ฯลฯ
ข้อดีของการทำ To-do list
- ช่วยให้สามารถทบทวนขั้นตอนของการทำงานได้อย่างละเอียด
- เสริมสร้างสมาธิในการทำงานให้ลื่นไหล ไม่ขาดตอน
- ช่วยลดโอกาสการผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการทำงาน
- ช่วยให้โฟกัสกับเนื้องานได้อย่างตรงจุด สิ่งไหนที่ควรทำก่อนหรือหลัง
- ทำให้มีการวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ
- เกิดความเข้าใจถึงความสำคัญในงานแต่ละชิ้นเป็นอย่างดี
- ลดการใช้ความจำ เพราะมีการจดทุกอย่างที่ต้องทำไว้ใน To-Do list แล้ว
- สามารถมองเห็นถึงภาพรวมการทำงานได้มากขึ้น
บางครั้งในหนึ่งวันของการทำงานมักมีหลายสิ่งที่ถาโถมเข้ามามากมาย ทั้งงานใหม่ หรือเรื่องต่าง ๆ ที่ต้องหาทางแก้ไข การอาศัยความจำเพียงอย่างเดียว จึงอาจทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ดังนั้นการทำ To-do list จึงถือเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับคนทำงาน ที่จะช่วยเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยุคนี้ที่เทคโนโลยีพัฒนาไปไกล การนำแอปพลิเคชันต่าง ๆ เข้ามาเสริม ก็จะช่วยให้ To-do list สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
