เทคนิคการบริหารเวลาสำหรับหัวหน้างาน

          คุณอาจมีงานของลูกน้องที่ต้องดูมากมาย หรืออาจต้องเข้าประชุมบ่อยจนไม่มีเวลานั่งโต๊ะทำงานซึ่งทำให้กว่าคุณจะได้สะสางงานของตัวเองก็เป็นเวลาเกือบเลิกงานของทุกวัน jobsDB จึงนำเทคนิคการบริหารเวลามาฝากหวังว่าจะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับงานต่าง ๆ ได้อย่างทันเวลาและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณด้วย

    1. การจดบันทึกการทำงานของคุณในรอบสัปดาห์ จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมและช่วยในการจัดการกับงานต่าง ๆ ได้ดีขึ้น เพราะคุณจะเห็นว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรมาก-น้อยแค่ไหน คุณให้เวลากับงานที่ก่อให้เกิดผลผลิต หรือเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์มากกว่ากัน จากนั้นจึงมาดูว่าควรลดเวลาตรงไหน และเพิ่มเวลาให้กับอะไรจึงจะเกิดประโยชน์สูงสุด
    2. ทุกกิจกรรมที่คุณทำควรมีการกำหนดเวลาเสมอ ไม่เช่นนั้น To-do lists ของคุณจะยาวเหยียด เพราะงานที่ทำอยู่ไม่เสร็จเสียทีประเมินว่างานนั้นคุณเริ่มเมื่อไร จบเมื่อไร และพยายามทำให้ได้ตามที่วางแผนเอาไว้
    3. วางแผนการทำงาน อย่างน้อยครึ่งหนึ่งของเวลาทำงานทั้งหมด ควรให้กับสิ่งที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์สูงสุด
    4. จัดสรรเวลาสำหรับการถูกขัดจังหวะ เช่น การให้ลูกน้องเข้าพบเพื่อตามงาน หรือขอคำปรึกษาต่าง ๆ ในกรณีที่ไม่เร่งด่วน ก็ให้ลูกน้องเข้าพบได้ตามเวลาที่คุณกำหนด แต่หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ก็เป็นข้อยกเว้นที่สามารถยืดหยุ่นกันได้
    5. จัดสรรเวลาสำหรับการเคลียร์งานของตนเอง เมื่อคุณกำหนดเวลาการเข้าพบได้ คุณก็จะมีช่วงเวลาสำหรับจัดการงานของตัวเองให้เสร็จด้วยเช่นกัน
    6. ปิดช่องทางการสื่อสารที่ไม่จำเป็น เมื่อคุณได้เวลาส่วนตัวมาแล้วก็อย่าให้มีอะไรมารบกวนได้อีก เช่น ปิดแชท ปิดสื่อออนไลน์ต่าง ๆ ยังไม่ต้องรีบตอบอีเมลที่ไม่เร่งด่วน ไม่รับสายที่ไม่เร่งด่วน เพื่อจดจ่ออยู่กับงานในช่วงเวลาที่คุณต้องเร่งงานให้เสร็จ
    7. หัวหน้างานบริหารเวลาช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดของวันคือก่อนเริ่มงาน ควรใช้เวลา 30 นาทีแรกของการทำงานในแต่ละวันเพื่อวางแผนการทำงานในวันนั้น ๆ อย่าเริ่มงานโดยไม่วางแผนเด็ดขาด
    8. ให้คิดก่อนลงมือทำงานใด ๆ ก็ตามว่า คุณอยากให้ผลลัพธ์ของงานชิ้นนั้นเป็นอย่างไร และเมื่อทำเสร็จแล้วให้ประเมินว่า คุณทำสำเร็จตามที่ต้องการหรือเปล่า ถ้าไม่ อะไรที่ขาดไป และในครั้งต่อไปคุณจะทำให้มันดีขึ้นได้อย่างไร

          การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพควรเริ่มจากการวางแผนที่ดี ยิ่งเมื่อคุณเป็นผู้บริหารคุณต้องทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน จึงต้องจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสม เมื่อสามารถวางแผนและบริหารเวลาในการทำงานได้ดี งานก็จะราบรื่นนำไปสู่ความสำเร็จในที่สุด

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

6 เคล็ดลับความสำเร็จในการเป็นหัวหน้างาน

ทฤษฎีการบริหารของท่าน ว.วชิรเมธี