เทคนิคการบริหารเวลาทำงานให้มีประสิทธิภาพ

          รู้หรือไม่ว่าอะไรที่ทำให้ในแต่ละวันทำงานของเราแตกต่างกันไป เราจะรู้สึกว่าบางวันเราทำงานได้ดี ในขณะที่บางวันเรามีปัญหาไม่หยุดหย่อน มีอุปสรรคเต็มไปหมด หรือบางครั้งยุ่งเสียจนจัดการไม่ได้  นั่นเป็นเพราะ เราไม่ได้วางแผนการทำงานในแต่ละวันให้ดีพอ หากเราสามารถบริหารเวลา โดยเฉพาะเวลาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากพอ เราก็จะจัดการวันทำงานแต่ละวันของเรา ให้เป็นไปอย่างที่เราต้องการได้มากขึ้น

          หลายคนอาจจะมีข้อขัดแย้งขึ้นภายในใจว่า เวลาทำงานในแต่ละวันนั้นมีแทบไม่พออยู่แล้ว ยังจะให้หาเวลาไหนมาจัดการบริหารเวลาอีก หากเราคิดว่าตัวเราเองไม่มีเวลา เราก็จะไม่มีเวลาอยู่เรื่อยไป และทำให้เราไม่สามารถจัดระเบียบให้กับตัวเองได้ การบริหารเวลาทำงานในแต่ละวัน อาจจะไม่ต้องใช้เวลานานมากขนาดนั้น เพียงแค่คิดว่าเราต้องเริ่มทำอะไรบ้างในแต่ละวัน และต่อจากนั้นจะต้องทำอะไร เมื่อทุกอย่างเข้าที่ดีแล้ว ทุกอย่างก็จะดำเนินต่อไปอย่างเป็นระบบเอง

          ความเคยชินเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยผลักดันให้การบริหารเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลามานั่งวางแผนทุกวันว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง ความคิดและร่างกายของเราจะจดจำได้เองว่าเราต้องทำงานอย่างไรในแต่ละวัน ดังนั้น เราจึงต้องสร้างระเบียบ และความเคยชินที่ดีในการแบ่งเวลาทำงานให้ดี โดยลองเริ่มต้นจากวิธีการง่าย ๆ ต่อไปนี้

ตื่นนอนแต่เช้า

          เมื่อเราตื่นแต่เช้า เราก็จะมีเวลาทำงานมากกว่าคนอื่น และมีเวลาวางแผนให้กับตัวเองมากขึ้น แต่จะตื่นเช้ามากน้อยขนาดไหนนั้น ขึ้นอยู่กับการจัดการของแต่ละคน โดยพิจารณาให้สัมพันธ์กับการทำงานของตัวเอง การตื่นเช้าจะทำให้เราสามารถจัดการชีวิตส่วนตัวได้เร็วกว่าคนอื่น เช่น อาหารเช้า การเดินทางไปทำงาน ออกกำลังกาย เป็นต้น  จากนั้นค่อยไปจัดการเรื่องการทำงานต่อ การทำงานของเราก็จะไม่ติดขัด

เตรียมความพร้อมก่อนทำงาน

          เมื่อมาถึงที่ทำงาน หลังจากเปิดคอมพิวเตอร์และชงกาแฟแก้วโปรดแล้ว สิ่งต่อมาที่เราควรจะทำ คือ การเตรียมความพร้อมก่อนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น การเช็ค Email การทบทวนงานของวันที่ผ่านมา พิจารณาว่ามีงานไหนที่ต้องเร่งทำให้เสร็จบ้างในวันนี้  และสิ่งหนึ่งที่เราไม่ควรลืม คือ การทักทายเพื่อนร่วมงาน เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการทำงาน เราควรหันไปพูดคุยกับคนรอบข้าง ดีกว่าตั้งหน้าตั้งตาทำงานโดยไม่สนใจคนรอบข้างเลย

ทำความเข้าใจงานตัวเอง

          เราต้องเรียนรู้และเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ เกี่ยวกับงานของตัวเองอย่างรอบด้าน อย่าทำงานเท่าที่รู้ แต่ต้องขวนขวายและเรียนรู้ส่ิงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของตัวเองด้วย เพราะเมื่อเกิดปัญหาอะไรขึ้นมา เราจะได้จัดการแก้ไขได้ด้วยตัวเอง หากเราไม่เข้าใจงานของเราดีพอ เราอาจจะต้องประสบปัญหาความล่าช้าในการทำงาน ต้องรอให้คนอื่นมาช่วยแก้ปัญหาอยู่เรื่อยไป ยิ่งเราทำอะไรไม่ได้ เราก็จะยิ่งเสียเวลาการทำงานมากขึ้น วันและเวลาอาจะเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ ความสำเร็จที่คาดหวังไว้ก็จะยิ่งห่างไกลออกไป

ทำงานที่ยากที่สุดก่อน

          เมื่อเรากำลังเริ่มต้นที่จะทำงาน ให้ลองพิจารณางานแต่ละชิ้นดูก่อนว่าเราจะทำงานชิ้นไหนก่อน ความสำคัญของงานที่ทำเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้เราผ่านพ้นแต่ละวันทำงานไปได้ ให้เลือกทำงานที่ยากที่สุด หรือเร่งที่สุดก่อน ในเวลาเช้าสมองของเราจะมีพลังงานมากกว่าช่วงอื่น เราจึงควรเลือกทำงานที่ต้องให้ความสำคัญมากเป็นพิเศษก่อน เพราะหากเก็บไว้ทำในเวลาบ่าย สมองอาจจะล้าเกินไป จนไม่สามารถทำงานให้ดีได้ หรือแม้ว่าจะทำได้เราก็จะรู้สึกว่าเหนื่อยเกินไป การจัดลำดับความสำคัญของงาน จะช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาในการทำงานได้ดีขึ้น และผ่านพ้นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

วางแผนการทำงานร่วมกับทีม

บริหารเวลาทำงาน          เมื่อเราต้องทำงานเป็นทีม การวางแผนเป็นส่ิงสำคัญที่จะทำให้งานของเรามีประสิทธิภาพ ไม่เพียงเท่านี้ ยังทำให้ทีมของเรามีทิศทางในการทำงานที่ดีมากขึ้นด้วย เพราะเราจะรู้ว่าใครต้องทำอะไร มีปัญหาอะไรบ้างที่ทำให้เกิดอุปสรรคในการทำงานในขณะนี้ และเราสามารถช่วยกันแก้ปัญหาได้อย่างไรบ้าง การบริหารเวลาจะมีประสิทธิภาพได้นั้น ขึ้นอยู่กับการวางแผนของทีมด้วยเช่นกัน เมื่อทีมแบ่งกันทำงานได้อย่างลงตัวแล้ว งานก็จะเสร็จเร็วขึ้น ทุกอย่างก็จะประสบความสำเร็จอย่างที่เราคาดหวังไว้

          การทำงานของแต่ละคนมีรูปแบบที่แตกต่างกันไป แต่สามารถบริหารและจัดการให้ดีได้ ขึ้นอยู่กับว่าเรามีแนวคิดอย่างไร จึงจะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น การบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้งานของเราเสร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ แต่จะมากน้อยขนาดใดนั้น ขึ้นอยู่กับการปรับใช้ของแต่ละคน

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

4 ทักษะการทำงานที่ผู้ประกอบการต้องการ

10 สิ่งที่ไม่เคยมีใครบอกเรา เมื่อจบการศึกษา