Work from home ยังไงไม่ให้ตารางชีวิตพัง! มาแบ่งเวลาแบบ Time blocking เพิ่ม Productivity

Work from home ยังไงไม่ให้ตารางชีวิตพัง! มาแบ่งเวลาแบบ Time blocking เพิ่ม Productivity
Jobsdb ทีมเนื้อหาอัปเดตเมื่อ 07 July, 2023
Share

จากวิกฤตโรคโควิด – 19 ทำให้หลายออฟฟิศหันมาใช้วิธีการทำงานแบบ Work from Home ซึ่งตลอดระยะเวลาปีกว่าที่ผ่านมา มีผลสำรวจออกมาแล้วว่า WFH สร้างผลกระทบต่อสุขภาพจิตของคนทำงานไม่น้อย ไม่ว่าจะอยู่ในระดับผู้บริหารไปจนถึงพนักงานชั้นปฏิบัติการณ์ทั่วไปก็ได้รับผลกระทบทั้งสิ้น เพราะลำพังแค่ทำงานที่ออฟฟิศบางคนก็กลับบ้านดึกไปจนถึงไม่ได้กลับบ้านมาแล้วเพราะงานเยอะจนเคลียร์ไม่ทัน พอเปลี่ยนมาเป็นทำงานที่บ้าน จากที่เคยหันไปถามเพื่อนโต๊ะข้าง ๆ ถึงงานที่ทำอยู่ ก็ต้องเปลี่ยนมานัด Conference Call กันแทน การสื่อสารที่ไม่คล่องตัวเหมือนอยู่ที่ออฟฟิศ ทำให้มีการนัดประชุม Conference Call หรือ Video Call กันแทบจะตลอดทั้งวัน เดี๋ยวทีมโน่นที เดี๋ยวทีมนี้ที ไม่ได้หยุด รู้ตัวอีกทีก็หมดวันแล้ว งานที่รับผิดชอบก็ยังทำไม่ถึงไหน ทำให้ต้องทำงานล่วงเวลา กินเวลาพักผ่อนส่วนตัว จนทำให้เรียกได้ว่าต้องทำงานตลอดทั้งวัน ทำงานหนักยิ่งกว่าตอนทำอยู่ออฟฟิศเสียอีก

Work from home ยังไงไม่ให้ตารางชีวิตพัง! มาแบ่งเวลาแบบ Time blocking เพิ่ม Productivity

สาเหตุที่ทำให้ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นไม่ใช่ว่าคุณเป็นคนทำงานช้า หรือไม่มีประสิทธิภาพ แต่ต้นเหตุจริง ๆ มาจากการจัดการเวลาที่ไม่ถูกต้อง เพราะการ Work from Home ยังถือว่าเป็นเรื่องใหม่ที่หลายคนยังต้องใช้เวลาในการปรับตัว เพื่อให้คุณมี Work-life balance ทำงานเสร็จทันโดยที่ยังมีเวลาพักผ่อนส่วนตัวให้ได้คลายเครียดบ้าง ซึ่งคุณสามารถทวงคืนเวลาพักผ่อนของคุณได้ แม้จะมีปริมาณงานที่เยอะ นัดประชุมที่มีเข้ามาไม่ขาด ด้วยการแบ่งเวลาแบบ Time Blocking ตัวช่วยจัดการชีวิต บริหารเวลา ของคุณช่วง Work from Home ไม่ให้ตารางชีวิตพัง แถมยังมี Productivity เพิ่มขึ้นด้วย

Time Blockingคือ การแบ่งเวลาออกเป็นบล็อก ๆ แล้วกำหนดล่วงหน้าว่าเวลาไหนจะต้องทำอะไร ทำตอนไหน และทำนานเท่าไหร่ โดยที่งานและกิจกรรมต่าง ๆ จะถูกเลือกมาทำ 1 งานต่อ 1 บล็อก และจะถูกจัดเรียงตามความสำคัญ จากนั้นให้นำไปเขียนหรือบันทึกลงบนปฏิทิน Time schedule หรือแอปพลิเคชันส่วนตัวของคุณ โดยที่วิธีการกำหนดบล็อกเวลา แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ

  1. Proactive Blockคือ บล็อกเวลาสำหรับงานที่ถูกวางแผนไว้แล้ว เป็นงานที่จะต้องทำให้เสร็จ หรืองานสำคัญที่จำเป็นต้องทำ และต้องใช้ความตั้งใจในการทำมาก อาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง มีสำคัญกระทบต่อความคืบหน้า เช่น การร่างสัญญา และเอกสารสำคัญ เป็นต้น
  2. Reactive Blockคือ บล็อกเวลาสำหรับงานกะทันหันจากคนอื่น ๆ และสิ่งอื่น ๆ ที่จะเข้ามารบกวนโดยที่คุณไม่รู้มาก่อน เช่น การตอบอีเมล การต้องเข้าประชุมงานอย่างเร่งด่วน หรืออาจจะเป็นช่วงเวลาว่างหรือเวลาส่วนตัวของคุณเองก็ได้

สร้าง Time Blocking ของตัวคุณเอง

  • ทำ To Do List ลิสต์สิ่งที่คุณจะต้องทำออกมาก่อน ระบุให้ชัดเจนว่างานนั้นคืองานอะไร ต้องใช้อะไรเพื่อที่จะทำงานนี้บ้าง พยายามลิสต์งานออกมาเป็นข้อ ๆ และเขียนรายละเอียดสั้น ๆ ที่จำเป็นไว้
  • ใส่ Deadline ของงาน ระบุวันกำหนดส่งของงานที่คุณลิสต์ออกมาด้วย เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าต้องทำงานให้เสร็จเมื่อไหร่ และนี่เป็นตัวช่วยสำคัญให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ถูกต้อง
  • กะเวลาที่ต้องใช้ทำงาน ลองคิดประมาณดูคร่าว ๆ ถึงเวลาที่คุณจะใช้ทำงานนั้น ๆ จากนั้นให้เขียนระบุเวลาที่ต้องใช้ทำงานนั้น ๆ ประกอบเข้าไปด้วย
  • แบ่งบล็อก Proactive และ Reactive ให้ลงตัว อาจเริ่มจากการแบ่งบล็อกเวลาเป็นบล็อกละ 1 ชั่วโมง และกำหนดว่าบล็อกไหนจะเป็น Proactive block และบล็อกไหนจะเป็น Reactive block ระยะเวลาของบล็อกสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของแต่ละคน
  • จัดบล็อกเวลาล่วงหน้า เมื่อได้ To do list งานที่จะต้องทำทั้งหมดออกมาแล้ว ก็ให้คุณเอางานเหล่ามาแบ่งว่างานไหนจะอยู่ใน Proactive block งานไหนจะอยู่ใน Reactive block และต้องไม่ลืมกันช่วงเวลาส่วนที่เป็น Reactive block ไว้เผื่อการนัดประชุมที่ไม่ได้นัดล่วงหน้า หรืองานที่ต้องทำอย่างกะทันหันด้วย
  • บอกให้คนอื่นรู้ เมื่อมีตารางเวลาชัดเจนแล้ว นอกจากบันทึกลงปฏิทินส่วนตัวของคุณแล้ว ก็ควรบอกให้คนอื่นที่ทำงานร่วมกันกับคุณรับรู้ไว้ด้วย วิธีนี้จะทำให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าตอนนี้คุณกำลังทำงานอะไรอยู่ และสามารถรบกวนคุณได้เวลาไหนบ้าง
  • รู้จักนาฬิการ่างกายของตัวคุณเอง สังเกตว่าคุณมีสมาธิในช่วงเวลาไหนของวันมากที่สุด ซึ่งแต่ละคนไม่เหมือนกัน จัดงานที่มีความสำคัญและต้องใช้โฟกัสสูงไว้ในช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิมากที่สุด รวมถึงไม่ลืมสังเกตระยะเวลาที่คุณต้องการสำหรับการพักผ่อน ไม่ว่าจะเป็นการนอน หรือการพักเบรกสั้น ๆ ระหว่างวัน เพื่อพักสมองให้คุณกลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกครั้ง
  • มีวินัยอย่างเคร่งครัด เมื่อคุณวางแผนตารางของคุณไว้อย่างดีแล้ว คุณก็ควรทำงานตามแผนนั้นอย่างเคร่งครัด มีวินัย ไม่วอกแวก ในช่วงเวลาทำงานก็ให้ทำงานให้เต็มที่ เวลาไหนที่ต้องพักก็ต้องพัก แบ่งเวลาให้ชัดเชน อย่ากลัวที่จะทำงานไม่เสร็จจนต้องยืดเวลาทำงานออกไป เพื่อให้คุณได้มีเวลาพักอย่างพอเหมาะและเพียงพอที่จะกลับมาตั้งสมาธิทำงานในวันต่อ ๆ ไป
  • ปรับปรุงบล็อกเวลาอยู่เสมอ อาจมีบางครั้งที่งานไม่เสร็จตามแผนบล็อกเวลาที่คุณวางไว้ นั่นหมายถึงบล็อกเวลานั้นของคุณล้มเหลว คุณจึงจำเป็นจะต้องทบทวนงานต่าง ๆ ของคุณอยู่เสมอ เพื่อปรับแผนและจัดบล็อกเวลาให้เหมาะสมกับงานในแต่ละช่วงของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณวางแผนงานแบบ Time blocking ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดตารางชีวิตการทำงานแบบ Time blocking นอกจากจะทำให้คุณรู้ว่าคุณจะต้องทำอะไรในตอนไหนแล้ว ยังทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าจะสามารถรบกวนคุณได้ในช่วงเวลาไหน ไม่นัด Conference call กะทันหันโดยที่ไม่มีเหตุจำเป็นจริง ๆ ทำให้คุณสามารถมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานได้ดียิ่งขึ้น และไม่เสียเวลาไปกับเรื่องไม่จำเป็น ด้วยความที่ระบบการแบ่งเวลาที่ให้ความสำคัญกับการทำอะไรทีละอย่าง (Single-tasking mindset) ทำให้คุณมี Productivity สูงขึ้นไปด้วย

มีงานวิจัยหลายงานระบุว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multi-tasking) จะลด Productivity ลงได้ถึง 40% เลยทีเดียว แถมยังทำให้เสียเวลาทำงานนานกว่าเดิมเพราะมัวแต่สลับทำงานหลาย ๆ อย่างไปมา เกิดความยุ่งยากซับซ้อมตามมาอีก

นอกจากนี้ ยังช่วยทำให้คุณมี Work-life balance ที่ดี เวลางานก็ได้ทำงานเต็มที่ เวลาพักก็ได้พักเต็มอิ่ม ลดปัญหาสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่เกิดจากการทำงานหนักเกินไป รวมถึงลดโอกาสเกิดภาวะ Burnout หรือภาวะหมดไฟในการทำงาน ช่วยให้คุณทำงานได้ดีและมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น และการรักษาวินัยในการทำ Time blocking จะช่วยลดความเครียดจากการรู้สึกว่างานเยอะ งานไม่เสร็จ และทำงานเหมือนพรุ่งนี้ต้องส่งตลอดเวลา เพราะคุณได้วางแผนการทำงานจาก Deadline และความสำคัญ รวมถึงเวลาที่ควรใช้ไปกับงานแต่ละอย่างไว้อย่างดีแล้ว ทีนี้คุณก็จะสามารถทำงาน Work from Home ได้อย่างมีความสุข งานเสร็จพร้อมมีคุณภาพสูง สุขภายกายก็ดี สุขภาพจิตก็แข็งแรง ไม่ต้องบ่นว่าทำงานไม่ได้พักอีกต่อไป

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

JobsDB Mobile App

เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า​

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a-%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2-time-boxing/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/888%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b21%e0%b8%a7%e0%b8%b1%e0%b8%99/

การพัฒนาด้านอาชีพ

เรียกดูคำค้นหาที่ได้รับความนิยม

ทราบหรือไม่ว่ามีผู้สมัครจำนวนเท่าไหร่ที่เตรียมเรซูเม่ที่หาข้อมูลเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของตนโดยการสำรวจด้วยคำค้นหาที่ได้รับความนิยม
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับคุณหรือไม่
😦
😐
🙂

สมัครรับคำแนะนำด้านอาชีพ

รับคำปรึกษาด้านอาชีพจากผู้เชี่ยวชาญส่งตรงถึงอินบ็อกซ์ของคุณ
เพียงคลิก 'สมัครสมาชิก' เพื่อยอมรับ คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของ Jobsdb โดยคุณสามารถยกเลิกอีเมลเมื่อใดก็ได้
สงวนลิขสิทธิ์ 1998-2024 โดย บริษัท จัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) จำกัด