ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานสำหรับ Receptionist และ Call Center

ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานสำหรับ Receptionist และ Call Center
Jobsdb ทีมเนื้อหาอัปเดตเมื่อ 07 July, 2023
Share

ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงาน

ภาษาอังกฤษมีความจำเป็นกับทุกวิชาชีพ และสำคัญกับพนักงานในทุก ตำแหน่งงาน พนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center ถือเป็นพนักงานที่ต้องรักษาภาพลักษณ์ให้กับองค์กร เมื่อมีลูกค้ามาติดต่อขอข้อมูล หรือติดต่อกับพนักงานในองค์กร พนักงาน Receptionist ก็ต้องเป็นผู้ที่สอบถามและพูดคุยอย่างมีมารยาท เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อเข้ามาเกิดความประทับใจ

ภาษาอังกฤษจำเป็นมากขนาดไหนสำหรับพนักงานต้อนรับ? ในขณะที่ภาษาอังกฤษมีความจำเป็นอย่างมากต่อคนทำงานทุกคน พนักงานต้อนรับเองก็ต้องมีความสามารถทางภาษาอังกฤษด้วยเช่นกัน หากพูดภาษาอังกฤษไม่ได้ ก็จะไม่สามารถต้อนรับลูกค้าชาวต่างชาติที่เข้ามาติดต่อกับองค์กรได้ ทำให้เกิดอุปสรรคในการทำงาน คือภาพลักษณ์ขององค์กร บริษัทจะถูกมองว่ามีพนักงานที่ไม่มีความสามารถ และทำให้เกิดความล้าช้าในการติดต่อสื่อสาร

ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษเหล่านี้ จะเป็นแนวทางให้พนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center ได้ใช้ติดต่อ สื่อสารกับลูกค้า เมื่อลูกค้าติดต่อกับบริษัท ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ หรือเดินทางเข้ามาติดต่อด้วยตัวเองก็ตาม เราต้องพูดคุยให้มีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด โดยประโยคต่อไปนี้จะช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Good Morning! This is ABC Company. Can I help you?

แม้ว่าจะไม่รู้ว่าใครเป็นผู้โทรมา แต่เราก็ต้องไม่ลืมที่จะทักทายด้วยคำพูดที่สุภาพ น้ำเสียงเป็นมิตร และต้องไม่ลืมที่จะเน้นย้ำว่าเขาโทรมาถูกสถานที่ ด้วยการบอกว่าชื่อขององค์กรของเราคืออะไร แล้วมีอะไรที่เราสามารถช่วยเหลือเขาได้บ้าง

ประโยคที่ถามว่าCan I help you?หรือMay I help you?เป็นการเปลี่ยนประโยคสนทนา ที่มีความหมายธรรมดา ให้เป็นความต้องการอยากช่วยเหลือผู้ที่มาติดต่อ ซึ่งมีความสุภาพมากขึ้น และมีความเป็นมิตรมากขึ้น แม้ว่าลึก ๆ ภายในใจแล้ว เราอยากรู้แต่เพียงว่าทำไมเขาจึงโทรมา หากเราพูดประโยคเช่นนั้นออกมา คงไม่มีใครอยากคุยกับเราแน่นอน

May I ask who is calling?

ประโยคนี้เป็นการถามเพื่อขอทราบชื่อคนที่โทรมา เป็นการถามอย่างสุภาพ เมื่อเราได้ยินไม่ชัด หรือไม่แน่ใจว่าเขาต้องการติดต่อกับใครในองค์กรของเรา สิ่งหนึ่งที่เราต้องคิดไว้เสมอ คือ ยิ่งมองไม่เห็นหน้าคู่สนทนามากเท่าไร เราก็ยิ่งต้องแสดงความสุภาพให้มากที่สุด อย่าให้คนที่กำลังพูดโทรศัพท์กับเรารู้สึกว่าเราไม่เต็มใจที่จะให้บริการ

He/She is not available at the moment. Can you leave a message?

การปฏิเสธว่าคนที่เขาต้องการติดต่อนั้นไม่สามารถมารับสายได้ เพราะเขาไม่สะดวกที่จะรับสายในขณะนั้น เราควรเสนอให้เขาฝากข้อความไว้ การให้ถือสายรอเป็นการให้ความหวัง ซึ่งอาจจะไม่เกิดขึ้นจริงก็ได้ และอาจทำให้ผู้โทรเข้ามาเสียเวลา การให้เขาฝากข้อความไว้ย่อมดีกว่าในทางความรู้สึก เพราะไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ข้อความที่เขาได้ฝากไว้จะต้องถึงคนที่เขาต้องการติดต่อแน่นอน อีกทั้งยังไม่ทำให้อารมณ์เสียอีกด้วย โดยการรับฝากข้อความนั้น เราต้องมีความพร้อมที่จะเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรติดต่อกลับ จึงจะทำให้เป็นการรับฝากข้อความที่ประสบความสำเร็จ

Could she/he call you back?

ประโยคนี้เป็นการตอบรับในอีกรูปแบบหนึ่ง หากคน ๆ นั้นไม่สามารถมารับสายได้จริง ๆ เราควรถามกลับไปว่าผู้ที่ติดต่อเข้ามาสะดวกที่จะรอสาย หรือให้มีการติดต่อกลับ ไม่ว่าเขาเลือกที่จะรอสาย แทนที่จะให้มีการติดต่อกลับหรือไม่ก็ตาม เราก็ไม่ควรคิดเอาเองว่าเขาเต็มใจที่จะรอสายเป็นเวลานาน ๆ เราต้องถามคำถามนี้ เพื่อให้เขารู้สึกว่าเราให้ความใส่ใจกับการโทรเข้ามาของเขา

ภาษาอังกฤษสำหรับพนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center เพื่อคุยทางโทรศัพท์ แม้ว่าจะไม่ได้เห็นหน้าคู่สนทนาโดยตรง แต่เราก็ต้องรับสายอย่างมีมารยาท และฝึกการสนทนาให้คล่องแคล่วอยู่เสมอ การพูดติด ๆ ขัด ๆ จะทำให้ผู้โทรมารู้สึกว่าเรามีการเตรียมพร้อม และฝึกอบรมที่ดี ทำให้เป็นปัญหาในการติดต่อทางธุรกิจได้

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

jobsDB Mobile App

คว้างานที่ใช่ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า​

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เทคนิคการรับโทรศัพท์ให้ประทับใจ

กฎ 12 ข้อ ในการรับโทรศัพท์ให้น่าประทับใจ

เทรนด์งานยอดฮิตและเงินเดือน

เรียกดูคำค้นหาที่ได้รับความนิยม

ทราบหรือไม่ว่ามีผู้สมัครจำนวนเท่าไหร่ที่เตรียมเรซูเม่ที่หาข้อมูลเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของตนโดยการสำรวจด้วยคำค้นหาที่ได้รับความนิยม
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับคุณหรือไม่
😦
😐
🙂

สมัครรับคำแนะนำด้านอาชีพ

รับคำปรึกษาด้านอาชีพจากผู้เชี่ยวชาญส่งตรงถึงอินบ็อกซ์ของคุณ
เพียงคลิก 'สมัครสมาชิก' เพื่อยอมรับ คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของ Jobsdb โดยคุณสามารถยกเลิกอีเมลเมื่อใดก็ได้
สงวนลิขสิทธิ์ 1998-2024 โดย บริษัท จัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) จำกัด