อันตราย! 6 ข้อผิดพลาดในการเขียนอีเมล ที่อาจทำให้โดนมองแรงว่าไร้มารยาท

อีเมลคือการสื่อสารที่สำคัญภายในองค์กร ถึงอย่างนั้นการสื่อสารผ่านข้อความที่ผู้รับสารไม่ได้เห็นสีหน้า, ท่าทาง และน้ำเสียง อาจทำให้สารที่ต้องการสื่อถูกตีความผิดเพี้ยนไปได้ อีเมลที่คุณคิดว่าเขียนมาอย่างสุภาพแล้ว อาจถูกคนอื่นมองว่าเป็นการส่งอีเมลที่ไม่จำเป็น, ใจร้อน และไม่ให้ผู้อื่นก็เป็น

เพื่อป้องกันไม่ให้คุณทำผิดพลาดเวลาส่งอีเมล ฐิรญาดา จันทพล ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ที่มีประสบการณ์มากมายในการคัดกรองผู้สมัคร และ วราวุธ ธำรงรัตน์ ผู้กำกับจาก SoGood House Post-Production ได้ให้ข้อคิดเห็นที่สำคัญในการเขียนอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพและทำให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น

1. เขียนอีเมลที่ไม่มีคำขึ้นต้นและคำลงท้าย

การส่งอีเมลโดยไม่มีคำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่เหมาะสมนั้น นอกจากจะไม่สุภาพแล้ว ยังทำให้ผู้รับรู้สึกว่าผู้ส่งนึกอยากจะส่งก็ส่งโดยไม่ไตร่ตรองเสียก่อนอีกด้วย การทำงานวัฒนธรรมไทย การให้เกียรติและรูปแบบที่ดูสุภาพทางการถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะถ้าคุณไม่รู้จักคนที่คุณส่งอีเมลไปหาเป็นการส่วนตัว

สิ่งที่ควรทำ: ฐิรญาดาให้คำแนะนำว่าควรเริ่มเขียนอีเมลด้วยคำทักทายที่สุภาพเช่น "เรียน คุณ..." ไม่ควรเรียกอีกฝ่ายด้วยชื่อเล่นถ้าไม่สนิทกับผู้รับ นอกจากนี้ ควรปิดท้ายอีเมลด้วยคำสุภาพ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" การมีคำขึ้นต้นและลงท้ายที่เหมาะสม จะให้ผู้รับอีเมลเห็นว่าคุณเป็นคนมีมารยาทและสื่อสารอย่างเหมาะสม

2. ใช้คำว่า "เร่งด่วน" อย่างพร่ำเพื่อ

การใส่คำว่า "เร่งด่วน" ในหัวข้ออีเมลบ่อยจนเกินไป จะทำให้คนอื่นมองว่าคุณเป็น "คิดถึงแต่ตัวเอง" หรือ "ไม่มีมารยาท" ในวัฒนธรรมการทำงานในประเทศไทย คนทำงานล้วนให้ความสำคัญกับความกลมเกลียวในที่ทำงานและความเคารพคนอื่นอย่างยิ่ง

สิ่งที่ควรทำ: ฐิรญาดาให้ความเห็นว่า "คุณไม่ควรใช้คำว่าเร่งด่วนเพื่อกดดันผู้รับ ถ้าเรื่องนั้นเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงๆ คุณควรโทรศัพท์ไปแจ้งอีกฝ่ายอย่างสุภาพ หรือส่งข้อความไปทาง LINE น่าจะดีกว่าการส่งอีเมล" วราวุธยังเสริมต่ออีกว่าการรับรู้ภาระงานของเพื่อนร่วมงาน แสดงให้เห็นถึงความเห็นอกเห็นใจผู้อื่นและทำให้ผู้อื่นให้ความร่วมมือกับคุณมากขึ้น

3. การตอบแบบห้วนๆ เช่น "โอเค" หรือ "รับทราบ"

แม้ว่าการตอบแบบสั้นๆ จะช่วยประหยัดเวลา แต่คนอื่นอาจมองว่าคุณไร้มารยาท โดยเฉพาะการพูดว่า "โอเค" โดยไม่มีน้ำเสียงประกอบ ผู้รับสารอาจรู้สึกว่าคุณเป็นคนเย็นชาหรือไม่ใส่ใจผู้อื่น

สิ่งที่ควรทำ: ควรเพิ่มคำเพื่อแสดงความสุภาพมากขึ้น เช่น แทนที่จะพูดสั้นๆ ว่า "รับทราบ" และ "โอเค" คุณควรตอบว่า "รับทราบครับ ขอบคุณครับ" หรือ "โอเคครับ เดี๋ยวผมดูนะครับ" นอกจากนี้ ถ้าคุณได้รับอีเมลที่ขอให้คุณทำอะไรสักอย่าง คุณควรตอบอีกฝ่ายว่าคุณจะทำสิ่งนั้นให้เสร็จภายในวันที่เท่าไหร่ การให้คำตอบที่ชัดเจนแบบนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าคุณได้อ่านอีเมลนั้นมาอย่างดีและให้คำมั่นสัญญาว่าจะทำตามที่ร้องขอ

4. CC ไปยังคนอื่นมากจนเกินไป

ถ้าส่งอีเมลและ CC ทุกคนในออฟฟิศ คนอื่นอาจมองว่าคุณกำลังโบ้ยความรับผิดชอบให้คนอื่น รวมถึงสร้างความรำคาญให้คนอื่นอีกด้วย นอกจากนี้ อีเมลของคุณจะไปรก inbox ของคุณอื่น และทำให้ข้อมูลลับถูกแชร์ไปยังผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

สิ่งที่ควรทำ: วราวุธให้คำแนะนำว่า "คุณควร CC เฉพาะคนที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลดังกล่าวเท่านั้น การ CC คนอื่นมากเกินนอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังทำให้คุณดูไม่น่าเชื่อถืออีกด้วย" คุณควรคิดให้รอบคอบ และ CC เฉพาะหัวหน้าทีมหรือคนในทีมที่เกี่ยวข้อง แต่คุณไม่ควร CC ไปยังผู้จัดการระดับสูงเว้นแต่คุณต้องการให้เขาช่วยอะไรบางอย่าง

5. ยัดข้อมูลลงไปในอีเมลมากจนเกินไป

ย่อหน้าที่เขียนยาวมาเป็นพรืด ทำให้คนอ่านเข้าใจสารที่ต้องการสื่อได้ยากและทำให้คนอื่นรู้สึกว่าคุณสื่อสารไม่ชัดเจน ผู้จัดการที่มักจะงานยุ่งมักมีเวลาแค่อ่านผ่านๆ และอาจจะพลาดสารสำคัญที่คุณต้องการสื่อ

สิ่งที่ควรทำ: ฐิรญาดาแนะนำว่าควรเขียนอีเมลให้กระชับ "คุณควรโฟกัสเฉพาะข้อมูลที่ผู้รับควรรู้เท่านั้น ใช้ bullet point หรือตัวเลขเพื่อให้ข้อความอ่านง่าย" ถ้าต้องการบอกรายละเอียดเพิ่ม คุณควรแนบไฟล์เอกสาร แทนที่จะยัดข้อมูลทั้งหมดลงไปในอีเมล

6. เขียนอีเมลผิดๆ ถูกๆ

การสะกดผิดหรือเขียนประโยคที่ผิดไวยากรณ์อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่มันสะท้อนให้เห็นว่าคุณไม่ใส่ใจและไม่เป็นมืออาชีพ ในประเทศไทย การเขียนอีเมลด้วยภาษาทางการเป็นเรื่องสำคัญในการทำงาน

สิ่งที่ควรทำ: ตรวจเช็คอีเมลที่เขียนให้ดีก่อนกดส่ง ฐิรญาดาเสริมว่า "การเขียนอีเมลที่สะกดอย่างถูกต้องจะสร้างความประทับใจที่ดีและสร้างความน่าเชื่อ" วราวุธให้ความเห็นต่อว่าการเขียนอีเมลที่เขียนมาอย่างประณีตแสดงถึงความเอาใจใส่และความน่าเชื่อถือ ก่อนกดส่งคุณควรตรวจเช็คข้อความให้ดี รวมถึงใช้เครื่องมืออื่นๆ ช่วยตรวจการเขียนอีเมลเพื่อให้สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ควรเขียนอีเมลอย่างไร

หัวใจสำคัญของการเขียนอีเมลคือ "การเห็นอกเห็นใจผู้อื่น" คุณควรสวมบทบาทเป็นผู้อื่นตอนที่เขียนอีเมล เพื่อดูว่าคนที่อ่านจะรู้สึกอย่างไร

• ปรับน้ำเสียงของอีเมลให้เหมาะสมกับผู้รับสาร เขียนอย่างเป็นกันเองมากขึ้นเมื่อส่งอีเมลหาเพื่อนร่วมงานที่สนิท และเขียนอย่างเป็นทางการเมื่อส่งอีเมลหาผู้จัดการ
• สื่อสารอย่างชัดเจนว่าต้องการให้อีกฝ่ายทำอะไร รวมถึงระบุเดดไลน์ที่ชัดเจน โดยไม่ให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าถูกกดดัน
• แสดงความเคารพผู้รับด้วยคำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่เหมาะสม รวมถึงการใช้ภาษาในอีเมลที่ผ่านการขัดเกลามาอย่างดี

เมื่อคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั้งหกข้อ และทำตามสิ่งที่ควรทำที่เราแนะนำ คุณจะกด "ส่ง" อีเมลด้วยความมั่นใจ และสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและทำให้ทำให้ทั้งออฟฟิศทำงานได้อย่างราบรื่น