คู่มือการใช้งาน Pivot Table เครื่องมือสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel

Key Takeaway

• Pivot Table คือเครื่องมือใน Excel ที่ช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากให้เห็นภาพรวมและรายละเอียดได้ง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว
• วิธีใช้ Pivot Table คือเลือกข้อมูลที่ต้องการ สร้าง Pivot Table จากเมนู Insert แล้วลากฟิลด์มาใส่ในส่วนแถว คอลัมน์ ค่า หรือกรอง เพื่อสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลตามต้องการ
• ตัวอย่างคำศัพท์ใน Pivot Table ที่ควรรู้ เช่น Row (แถว) Column (คอลัมน์) Values (ค่า) Filters (ตัวกรอง) Source Data (ข้อมูลต้นทาง) และ Refresh (อัปเดตข้อมูล)

มารู้จักกับการใช้งานเครื่องมือ Pivot Table ใน Excel ที่ถือเป็นฟีเจอร์สำคัญสำหรับการจัดการข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อต้องรับมือกับข้อมูลจำนวนมากและซับซ้อน Pivot Table ช่วยให้คุณสามารถสรุป วิเคราะห์ และแยกแยะข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แม้ไม่มีพื้นฐานมากก็สามารถเริ่มใช้งานได้ทันที เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการตัดสินใจทางธุรกิจของคุณ

Pivot Table คืออะไร?

Pivot Table คือเครื่องมือใน Microsoft Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถสรุป วิเคราะห์ และแสดงข้อมูลจากตารางขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว และยังช่วยเปลี่ยนข้อมูลดิบที่ซับซ้อนให้เป็นข้อมูลที่จัดระเบียบ ทำให้เห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นทักษะด้าน Resilience Skill ที่ช่วยให้สามารถปรับตัวและแก้ไขปัญหาในการทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

นอกจากนี้การใช้งาน Pivot Table ยังเป็นพื้นฐานที่ดีสำหรับการเรียนรู้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงอย่าง Power BI ที่ช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงานด้านข้อมูลได้มากขึ้นอีกด้วย หากถามว่า Pivot Table มีประโยชน์ในการใด คำตอบคือ Pivot Table มีประโยชน์ในการช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทำให้เห็นภาพรวมและรายละเอียดที่สำคัญ ช่วยให้ตัดสินใจบนฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีการใช้ Pivot Table ใน Excel

วิธีการใช้ Pivot Table ใน Excel เริ่มจากการเลือกข้อมูลที่ต้องการสรุป จากนั้นไปที่แท็บ Insert แล้วเลือก Pivot Table ระบบจะเปิดหน้าต่างให้กำหนดช่วงข้อมูลและตำแหน่งที่ต้องการวางตาราง Pivot Table หลังจากนั้นสามารถลากและวางฟิลด์ต่างๆ เช่น แถว คอลัมน์ ค่าหรือฟิลเตอร์ เพื่อจัดเรียงและสรุปข้อมูลตามที่ต้องการ สำหรับผู้เริ่มต้นสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากคู่มือการใช้ Pivot Table Excel ที่ช่วยแนะนำขั้นตอนอย่างละเอียดและเข้าใจง่าย เพื่อให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้ Pivot Table ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะด้านการจัดการข้อมูล สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์เรียนออนไลน์ ซึ่งมีคอร์สสอนการใช้งานอย่างละเอียด หากคุณกำลังสงสัยว่าเรียนปริญญาโทดีไหม การฝึกใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลอย่าง Pivot Table ก็ถือเป็นหนึ่งในทักษะที่ช่วยเพิ่มโอกาสและความพร้อมในการเรียนระดับสูงได้ดีเช่นกัน

ขั้นตอนในการสร้าง Pivot Table

การทำ Pivot Table เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการสรุปข้อมูลจำนวนมากให้เป็นภาพที่เข้าใจง่าย ซึ่งช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีขั้นตอนการสร้าง Pivot Table ดังนี้

สำรวจข้อมูลทั้งหมด

เริ่มจากการสำรวจข้อมูลทั้งหมดใน Pivot Table ช่วยให้เห็นภาพรวมและรายละเอียดอย่างครบถ้วน โดยการขยายและยุบข้อมูลทำให้สามารถโฟกัสกับส่วนที่สำคัญได้อย่างชัดเจน การเรียงลำดับ กรอง และจัดกลุ่มข้อมูลช่วยให้การวิเคราะห์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพตามความต้องการ นอกจากนี้การปรับเปลี่ยนฟังก์ชันสรุปและเพิ่มการคำนวณหรือสูตรแบบกำหนดเอง ยังช่วยเพิ่มความแม่นยำและความเหมาะสมของผลลัพธ์กับเป้าหมายการวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้วย

เปลี่ยนเค้าโครงฟอร์มของ Pivot Table

เมื่อสำรวจข้อมูลแล้ว ถัดมาคือการเปลี่ยนฟอร์มของ PivotTable เพื่อช่วยให้จัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเลือกแสดงผลแบบกระชับเค้าร่างหรือตารางตามที่ต้องการ พร้อมทั้งสามารถเพิ่ม จัดเรียงใหม่ หรือลบเขตข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกได้อย่างยืดหยุ่น อีกทั้งยังสามารถเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูลหรือรายการเพื่อให้การแสดงผลตรงตามรูปแบบการวิเคราะห์ที่ต้องการมากที่สุด

เปลี่ยนเค้าโครงของคอลัมน์

การใช้งาน Pivot Table ไม่ได้จำกัดเพียงแค่การเปลี่ยนเค้าโครงฟอร์มเท่านั้น แต่ยังสามารถเปิดหรือปิดส่วนหัวของเขตข้อมูล แสดงหรือซ่อนบรรทัดว่างได้ตามต้องการ กำหนดตำแหน่งของผลรวมย่อยให้อยู่ด้านบนหรือล่าง ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติเมื่อรีเฟรชข้อมูล และสลับตำแหน่งระหว่างแถวกับคอลัมน์ รวมถึงเลือกผสานหรือยกเลิกการผสานเซลล์ เพื่อให้การจัดรูปแบบข้อมูลชัดเจนและเหมาะกับการวิเคราะห์มากที่สุด

เปลี่ยนการแสดงค่าว่าง

ในด้านการจัดการค่าที่ขาดหายหรือผิดพลาด ยังสามารถตั้งค่าให้แสดงในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น กำหนดให้แสดงเป็น “ไม่มีข้อมูล” หรือ “0” แทนค่าที่หายไป รวมถึงเลือกแสดงหรือซ่อนรายการและป้ายชื่อที่ไม่มีข้อมูล เพื่อให้ผลลัพธ์ไม่สับสน และยังสามารถเลือกแสดงหรือซ่อนแถวว่างได้ เพื่อให้ตารางดูสะอาดและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

เปลี่ยนรูปแบบของ Pivot Table

เพื่อเพิ่มความชัดเจนในการนำเสนอ ผู้ใช้งานยังสามารถปรับรูปแบบเซลล์และช่วงข้อมูลได้ทั้งแบบกำหนดเองหรือใช้เงื่อนไขเพื่อเน้นค่าที่สำคัญ เปลี่ยนสไตล์การจัดรูปแบบของ PivotTable ทั้งตารางให้เหมาะกับการนำเสนอ 

ปรับรูปแบบตัวเลขของเขตข้อมูล เช่น การใส่จุดทศนิยมหรือเครื่องหมายสกุลเงิน และยังสามารถรวมรูปแบบการจัดแสดงจากเซิร์ฟเวอร์ OLAP เพื่อให้ข้อมูลดูเป็นระบบและมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

คำศัพท์พื้นฐานที่ควรรู้ก่อนใช้ Pivot Table

เมื่อใช้งาน Pivot Table เพื่อสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel ผู้ใช้งานควรทำความเข้าใจกับคำศัพท์พื้นฐานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยให้สามารถจัดการและปรับแต่งตารางได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น

• Row แถวหรือตำแหน่งที่ใช้จัดกลุ่มข้อมูลในแนวตั้ง เพื่อแสดงรายละเอียดหรือหัวข้อหลักของข้อมูลในแต่ละแถว ช่วยให้เห็นข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามค่าหรือรายการที่เลือกไว้
• Columns คอลัมน์หรือตำแหน่งที่ใช้จัดกลุ่มข้อมูลในแนวนอน เพื่อแสดงหัวข้อหรือหมวดหมู่ข้อมูลที่แยกออกตามคอลัมน์ ทำให้สามารถเปรียบเทียบข้อมูลในแต่ละกลุ่มได้อย่างชัดเจน
• Values ข้อมูลตัวเลขหรือค่าที่นำมาสรุป วิเคราะห์ และคำนวณ เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือจำนวน ซึ่งจะแสดงในส่วนของตารางเพื่อให้เห็นผลลัพธ์จากการประมวลผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในแถว (Rows) และคอลัมน์ (Columns)
• Filters เครื่องมือกรองข้อมูลเพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลตามเงื่อนไข ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลได้แม่นยำและง่ายขึ้น โดยไม่แสดงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง
• Source Data ข้อมูลต้นทางหรือชุดข้อมูลดิบที่ใช้ในการสร้างตาราง Pivot Table เพื่อสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ
• Refresh การอัปเดตตาราง Pivot Table ให้แสดงข้อมูลล่าสุดที่มาจาก Source Data หรือข้อมูลต้นทางที่มีการเปลี่ยนแปลงไป

สรุป

Pivot Table ใน Excel คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยสรุป วิเคราะห์ และจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แม้ผู้ไม่มีพื้นฐานก็สามารถใช้งานได้ ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดกลุ่ม การกรอง การเปลี่ยนเค้าโครง รวมถึงการตั้งค่าการแสดงผลข้อมูลที่ขาดหายหรือผิดพลาด นอกจากนี้ยังมีคำศัพท์พื้นฐานที่ควรรู้เพื่อเข้าใจและใช้งาน Pivot Table ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับผู้ที่กำลังมองหาโอกาสงานที่ต้องใช้ทักษะวิเคราะห์ข้อมูล Excel และ Pivot Table เป็นทักษะสำคัญที่จะช่วยเพิ่มโอกาสบนแพลตฟอร์มหางานอย่าง Jobsdb ที่รวบรวมตำแหน่งงานที่ต้องการความสามารถด้านนี้ไว้มากมาย

บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

• เทคนิคการบริหารเวลาสำหรับหัวหน้างาน
• การทำงานกับไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารจากโปรแกรม Office 
• 7 โปรแกรม Online Marketing ตัวช่วยให้ธุรกิจรุ่ง 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Pivot Table (FAQ)

เราได้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Pivot Table พร้อมคำตอบที่กระชับและเข้าใจง่าย เพื่อช่วยให้คุณไขข้อข้องใจและใช้งานเครื่องมือนี้ได้อย่างเต็มศักยภาพ

Pivot Table มีประโยชน์อย่างไร?

สามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนให้เข้าใจง่ายขึ้น เช่น การหาผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวนนับ หรือการเปรียบเทียบข้อมูลในมุมมองที่หลากหลาย โดยไม่ต้องเขียนสูตรที่ซับซ้อน ทำให้ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ข้อมูลแบบไหนที่เหมาะกับการนำมาสร้าง Pivot Table?

ข้อมูลที่เหมาะกับการสร้าง Pivot Table ควรเป็นข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบตาราง (Table format) ที่มีหัวข้อคอลัมน์ชัดเจน และแต่ละคอลัมน์มีข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น วันที่ ชื่อสินค้า ยอดขาย จำนวน เป็นต้น

ทำไมข้อมูลใน Pivot Table ไม่อัปเดตเมื่อข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยน

เมื่อข้อมูลต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลง คุณต้องรีเฟรช (Refresh) Pivot Table ด้วยตนเองเสมอ โดยคลิกขวาที่ Pivot Table แล้วเลือก Refresh หรือไปที่แท็บ Analyze / Options (วิเคราะห์ / ตัวเลือก) แล้วคลิก Refresh (รีเฟรช)