การเขียน Flowchart เพื่อแก้ปัญหาและปรับปรุงกระบวนในการทำงาน

Key Takeaway

• การเขียน Flowchart คือการเขียนแผนภาพเพื่อแสดงลำดับขั้นตอนการทำงานหรือการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ ด้วยสัญลักษณ์มาตรฐานและลูกศรแสดงทิศทางการทำงาน
• โครงสร้างของ Flowchart แบ่งออกเป็น 3 แบบหลัก ได้แก่ แบบลำดับ (Sequence) ที่ทำงานตามขั้นตอนเรียงลำดับ แบบเงื่อนไข (Selection) ที่เลือกทางเดินตามเงื่อนไข และแบบทำซ้ำ (Iteration) ที่ทำงานซ้ำตามเงื่อนไขที่กำหนด
• Flowchart ช่วยให้เข้าใจกระบวนการทำงานได้ง่าย วางแผนและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสื่อสารงานกับผู้อื่นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

มาทำความรู้จักกับวิธีการสร้าง Flowchart ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถวางแผนและแสดงขั้นตอนของกระบวนการทำงานหรือการแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ เพราะ Flowchart จะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของงาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขกระบวนการต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมเป็นไปอย่างราบรื่นด้วย

การเขียน Flowchart คืออะไร? 

ผังงานหรือ Flowchart คือแผนภาพที่แสดงการทำงานของระบบหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยใช้สัญลักษณ์แสดงขั้นตอนและลักษณะการทำงานแบบต่างๆ ซึ่งสัญลักษณ์เหล่านี้จะถูกเชื่อมโยงเป็นลำดับขั้นตอนอย่างชัดเจนด้วยลูกศร การที่วางแผนการทำงานโดยเขียนอัลกอริทึมในรูปแบบโฟลว์ชาร์ตจะช่วยให้เห็นภาพรวมการทำงานของโปรแกรมอย่างชัดเจน รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบความถูกต้องของลำดับขั้นตอนและการไหลของข้อมูลในโปรแกรม 

นอกจากนี้ในการวางแผนธุรกิจ เครื่องมืออย่าง Business Model Canvas ยังช่วยให้มองเห็นภาพรวมขององค์ประกอบธุรกิจ ทั้งลูกค้า ช่องทาง รายได้ และกิจกรรมหลัก เพื่อการจัดการและปรับปรุงอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

โครงสร้างผังงาน Flowchart แต่ละแบบ

โครงสร้างหลักของ Flowchart มี 3 แบบ ซึ่งแต่ละแบบช่วยให้เห็นขั้นตอนการทำงานและการไหลของกระบวนการได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ ดังนี้

1. ทำงานแบบตามลำดับ (Sequence Flowchart)

การทำงานแบบตามลำดับ (Sequence Flowchart) เป็นการเขียน Flowchart ที่จัดลำดับขั้นตอนการทำงานจากบนลงล่างอย่างชัดเจน โดยแต่ละคำสั่งจะถูกประมวลผลทีละขั้นตอนตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด ซึ่งช่วยให้เห็นกระบวนการทำงานเป็นขั้นตอนอย่างเป็นระบบ คล้ายกับการวิเคราะห์ใน 5 Forces Model ที่ช่วยให้เข้าใจปัจจัยต่างๆ ที่มีผลต่อธุรกิจอย่างเป็นลำดับและครบถ้วน

2. ทำงานแบบเลือกกระทำตามเงื่อนไข (Selection Flowchart)

การทำงานแบบเลือกกระทำตามเงื่อนไข (Selection Flowchart) คือการสร้างผังงานที่แสดงการตัดสินใจโดยใช้เงื่อนไขเป็นตัวกำหนดเส้นทางการทำงาน ซึ่งจะมีทางเลือกสองทาง ได้แก่ หากเงื่อนไขเป็นจริงจะดำเนินกระบวนการหนึ่ง และหากเงื่อนไขเป็นเท็จจะดำเนินอีกกระบวนการหนึ่ง ทำให้สามารถจัดการกับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นตามข้อมูลที่ได้รับ

3. ทำซ้ำ (Iteration Flowchart)

การทำซ้ำ (Iteration Flowchart) คือการสร้างผังงานที่มีขั้นตอนบางส่วนถูกดำเนินการซ้ำๆ หลายครั้ง หรือที่เรียกว่า Loop โดยใช้ “สัญลักษณ์การตัดสินใจ” ในการตรวจสอบเงื่อนไขเพื่อกำหนดว่าจะให้ทำซ้ำขั้นตอนนั้นหรือไม่ โครงสร้างแบบนี้ช่วยให้กระบวนการทำงานมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำซ้ำสามารถแบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ ดังนี้

1. การทำซ้ำแบบลูป For (for Loop) คือการทำซ้ำที่กำหนดจำนวนรอบชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น โดยจะทำการตรวจสอบเงื่อนไขและทำซ้ำตามจำนวนรอบที่กำหนดจนกว่าจะครบครบตามนั้น
2. การทำซ้ำแบบลูป While (while Loop) คือคำสั่งที่เริ่มด้วยการตรวจสอบเงื่อนไขก่อน หากเงื่อนไขเป็น “จริง” จะทำการทำซ้ำขั้นตอนนั้นไปเรื่อยๆ แต่ถ้าเงื่อนไขเป็น “เท็จ” จะหยุดการทำซ้ำทันที
3. การทำซ้ำแบบลูป Do…while คือการสั่งให้โปรแกรมทำงานอย่างน้อย 1 ครั้งก่อน แล้วจึงตรวจสอบเงื่อนไข ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงจะทำซ้ำต่อ ถ้าเท็จจะหยุดทำงาน ลูปนี้จึงต่างจาก While ตรงที่ทำงานก่อนตรวจสอบเงื่อนไขเสมอ

ประโยชน์ของการใช้ Flowchart ในการระบบการทำงาน

ก่อนจะไปดูตัวอย่าง Flowchart หรือนำโฟลว์ชาร์ตไปใช้งาน มาดูกันก่อนว่า Flowchart มีประโยชน์อย่างไรบ้างในกระบวนการทำงานและการแก้ปัญหา และสามารถนำ Balanced Scorecard มาช่วยได้อย่างไร

• ช่วยจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบ ง่ายต่อการติดตามและดำเนินการ
• ช่วยให้การสื่อสารกับผู้อื่นเข้าใจง่ายขึ้น ทำให้ทีมงานเห็นภาพเดียวกันและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ใช้ภาพแทนคำอธิบาย ทำให้ข้อมูลซับซ้อนกลายเป็นเรื่องเข้าใจง่าย และจดจำได้ดีกว่าข้อความล้วน
• ช่วยให้สามารถตรวจสอบกระบวนการทำงานได้อย่างเป็นระบบ เห็นจุดที่ผิดพลาดหรือควรปรับปรุงได้ชัดเจนมากขึ้น

เริ่มต้นเขียนโฟลว์ชาร์ตอย่างง่าย ใช้งานได้จริง 

มาดูขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียน Flowchart และหลักการที่ช่วยให้เราวางแผนและสื่อสารขั้นตอนการทำงานได้อย่างชัดเจนกันเลย

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของโฟลว์ชาร์ต เพื่อให้รู้ว่าเราต้องการสื่อสารหรือแก้ไขกระบวนการอะไร
2. รวบรวมข้อมูลและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนั้น
3. เลือกใช้สัญลักษณ์มาตรฐานตาม ANSI เพื่อแสดงแต่ละขั้นตอนอย่างถูกต้อง
4. เริ่มเขียนโฟลว์ชาร์ตโดยวางสัญลักษณ์ตามลำดับขั้นตอน ใช้ลูกศรชี้ทิศทางการไหลของงาน
5. เขียนคำอธิบายสั้นๆ ในแต่ละสัญลักษณ์ให้เข้าใจง่ายและชัดเจน
6. ใช้จุดเชื่อมต่อ (Connector) เมื่อต้องเชื่อมโยงสัญลักษณ์ที่อยู่ไกลกัน เพื่อป้องกันความสับสน
7. ตรวจสอบและทบทวนโฟลว์ชาร์ตเพื่อให้มั่นใจว่าขั้นตอนทั้งหมดถูกต้องและครบถ้วน
8. ปรับแก้ไขตามความเหมาะสมก่อนนำไปใช้งานจริงหรือพัฒนาต่อไป

ตัวอย่าง Flowchart ที่ช่วยจัดระเบียบขั้นตอนการทำงาน

ก่อนจะลงมือออกแบบโฟลว์ชาร์ตของตัวเอง ลองมาทำความเข้าใจผ่านตัวอย่าง Flowchart ที่น่าสนใจกันก่อน ซึ่งจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า แต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำงานสามารถแปลงเป็นแผนภาพได้อย่างไรบ้าง เช่น

Flowchart การรักษาพยาบาล

Flowchart ตัวอย่างนี้เป็นโฟลว์ชาร์ตของโรงพยาบาล (Hospital Flowchart) ที่แสดงขั้นตอนการดำเนินงานของเคสผู้ป่วย (Clinical Cases) ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการดูแลรักษา โดยเน้นการใช้สัญลักษณ์การตัดสินใจ (Decision Shapes) อย่างเข้มข้น เพื่อแสดงทางเลือกหรือเส้นทางการดำเนินงานที่แตกต่างกันตามเงื่อนไขของผู้ป่วยแต่ละราย

เช่น

• หากผู้ป่วยมีอาการหนัก → ส่งเข้าห้องฉุกเฉินทันที
• หากเป็นกรณีทั่วไป → ส่งไปยังแผนกตรวจโรค
• ตรวจแล้วพบว่าต้องแอดมิต → ส่งหอผู้ป่วย
• หากไม่ต้องแอดมิต → จ่ายยาและกลับบ้าน

โฟลว์ชาร์ตนี้จึงช่วยให้เข้าใจภาพรวมของกระบวนการทางคลินิกในโรงพยาบาลได้ชัดเจน และสามารถนำไปใช้ในการจัดการระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Flowchart การตรวจสอบและแก้ไขสื่อ

Flowchart การตรวจสอบและแก้ไขสื่อเป็นผังงานที่แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นระบบในกระบวนการตรวจสอบคุณภาพของสื่อ เช่น สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อดิจิทัล หรือเนื้อหาสำหรับการเรียนรู้ ก่อนที่จะนำไปใช้งานหรือเผยแพร่ โดยจะระบุแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ เช่น

• เริ่มต้น รับสื่อเพื่อตรวจสอบ
• ตรวจสอบเนื้อหา ความถูกต้องของข้อมูล
• หากพบข้อผิดพลาด → ดำเนินการแก้ไข
• ตรวจสอบซ้ำอีกครั้ง
• หากถูกต้องแล้ว → อนุมัติและเผยแพร่
• หากยังพบปัญหา → กลับไปแก้ไขอีกครั้ง

โฟลว์ชาร์ตนี้ช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และควบคุมคุณภาพของสื่อให้ได้มาตรฐานก่อนส่งต่อให้ผู้ใช้หรือผู้ชม

Flowchart การบริการให้คำปรึกษาประชาชน

Flowchart การบริการให้คำปรึกษาประชาชน เป็นผังงานที่แสดงลำดับขั้นตอนในการให้บริการคำปรึกษาแก่ประชาชนอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ โดยมักถูกนำมาใช้ในหน่วยงานราชการ องค์กรบริการสาธารณะ หรือศูนย์ช่วยเหลือประชาชน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนได้รับบริการอย่างเท่าเทียมและรวดเร็ว

โฟลว์ชาร์ตนี้อาจประกอบด้วยขั้นตอน เช่น

1. ประชาชนเข้ารับบริการ
2. ลงทะเบียนหรือแจ้งข้อมูลเบื้องต้น
3. ส่งต่อเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
4. วิเคราะห์ปัญหา/ให้คำปรึกษา
5. หากแก้ไขได้ทันที → ดำเนินการและสรุปผล
6. หากต้องส่งเรื่องต่อ → ดำเนินการส่งต่อหรือประสานงานเพิ่มเติม
7. สรุปและปิดเคส

ผังงานนี้ช่วยให้กระบวนการให้คำปรึกษามีมาตรฐาน ชัดเจน และตรวจสอบได้ ช่วยลดความสับสนทั้งในฝั่งของเจ้าหน้าที่และประชาชนผู้มารับบริการ

สรุป

Flowchart (โฟลว์ชาร์ต) หรือผังงาน คือเครื่องมือที่ใช้แสดงลำดับขั้นตอนการทำงานหรือกระบวนการต่างๆ ด้วยสัญลักษณ์มาตรฐานที่เข้าใจง่าย ช่วยให้เห็นภาพรวมของกระบวนการอย่างชัดเจนและเป็นระบบ แบ่งโครงสร้างหลักออกเป็น 3 แบบ ได้แก่ การทำงานแบบลำดับ แบบเลือกตามเงื่อนไข และแบบทำซ้ำ ช่วยให้การสื่อสาร วางแผน ตรวจสอบ และแก้ไขปัญหาในกระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น Flowchart จึงถูกนำไปใช้ในงานหลากหลาย ทั้งในภาคธุรกิจ การศึกษา หรือองค์กรบริการต่างๆ 

ทักษะด้านนี้ยังเป็นอีกหนึ่งจุดแข็งที่นายจ้างมองหา หากคุณกำลังมองหางานที่ต้องใช้ทักษะการวางแผนหรือจัดการกระบวนการ สามารถค้นหางานที่เหมาะกับคุณได้ที่ Jobsdb แพลตฟอร์มหางานที่รวมโอกาสดีๆ ไว้มากมาย

บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 

• กลยุทธ์การจัดการองค์กรโดยยึดวัตถุประสงค์และกระบวนการ - Jobsdb ไทย
• คุณสมบัติขององค์กรที่ดีควรเป็นอย่างไร - Jobsdb ไทย
• เหตุใดองค์กรต้องจัดทำ Training Roadmap - Jobsdb ไทย