เคล็ดลับการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ

เป็นเรื่องที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า ถ้าองค์กรขาดการวิเคราะห์กำลังคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เพียงแต่จำนวนกำลังคนจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เหมาะสมกับปริมาณงานแล้ว ยังมีปัญหาต่างๆ ติดตามมาอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่นต้นทุนการบริการจัดการสูงเกินความเป็นจริง เสี่ยงต่อการเกิดปัญหาทุจริตคอรัปชั่นสูง หรือใช้ทรัพยากรบุคคลไม่คุ้มค่า เป็นต้น อย่างไรก็ตาม เพื่อให้องค์กรต่างๆ มีแนวทางในการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. ระบุกิจกรรมหลัก

ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด คุณควรเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลัก หรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆ มีอะไรบ้าง อะไรคืองานหลัก ซึ่งงานหลักนั้น ๆ มีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้ เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลัก กับกิจกรรมหลัก อย่างชัดเจนและครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบ มีกิจกรรมย่อยๆ คือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ การตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ

2. วิเคราะห์ระดับของงาน

ลองนำกิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้น ๆ เป็นงานระดับไหน ซึ่งระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ งานระดับจัดการ งาควบคุมงาน/บังคับบัญชา และงานระดับปฏิบัติการ ยกตัวอย่างเช่น การจัดทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการ งานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุมบังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการ เป็นต้น

3. วิเคราะห์ชั่วโมงและปริมาณงาน

ให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นๆใช้เวลาในการทำงานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออก ใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน

4. วิเคราะห์ความถี่ในการปฏิบัติงาน

ลองวิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่ หรือบ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้ง สามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง

5. วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร

ลองวิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากรใดบ้าง ที่ไม่ใช่ทรัพยากรบุคคล เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง ใช้มาก น้อยเพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป

6. วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม

ให้ลองวิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้น ๆ มีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทาง ในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

7. วิเคราะห์ว่าควรจะทำเองหรือให้หน่วยงานข้างนอกทำ

ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบัน และอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่า งานใดบ้าง ที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่ ต้นทุนคุ้มหรือไม่ เมื่อเทียบกับที่ องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่

8. ตรวจสอบผลการวิเคราะห์

เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้ว ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ

• งานนั้น (รวมทุกกิจกรรม) ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เครื่องมืออุปกรณ์
• งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด
• งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่ เช่น มีการขอเอง ดำเนินการ ตรวจสอบเองหรือไม่

9. กำหนดออกหรือทางเลือก

เมื่อเราทราบผลการวิเคราะห์งานนั้น ๆ แล้ว ให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงาน จัดตำแหน่ง จัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็น และควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทาง และควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่า แนวทางใด เหมาะสมมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น ถ้ากิจกรรมที่เราจัดขึ้นอยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ เป็นต้น

10. นำเสนอผู้บริหารระดับสูง

อย่างไรก็ตาม จากบทความการวิเคราะห์ทั้ง 10 ขั้นตอนที่กล่าวมานี้ เราหวังว่า องค์ใดที่กำลังเผชิญปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เรื่องประสิทธิภาพของงาน เรื่องความเสี่ยงหรือล่อแหลมต่อปัญหาต่าง ๆ คงจะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้นนะคะ

ที่มา : www.hrcenter.co.th