5 วิธีจัดการกับอีเมล ที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้น

          ทุกวันนี้ใครไม่มีอีเมลใช้ถือว่าล้าหลังอย่างมาก อีเมลเข้ามามีบทบาทในการติดต่อสื่อสารอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะมันให้ทั้งความสะดวกและรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์เป็นไหน ๆ ช่วยร่นเวลาไม่ว่าระยะทางจะไกลเพียงไหนก็ส่งได้ไวเพียงอึดใจเดียวด้วยความที่อีเมลช่างรวดเร็วและเชื่อมต่อกันได้ทั่วโลก วัน ๆ หนึ่งจึงมีอีเมลเข้ามาในกล่องอินบ๊อกซ์มากมาย หากไม่รู้จักจัดระเบียบ บริหารอีเมลจำนวนมากนั้นแล้ว ความยุ่งยากในการค้นหาอีเมลที่จำเป็นท่ามกลางกอง อีเมลนับร้อยในแต่ละวันย่อมจะเป็นอุปสรรคต่อการทำงานของคุณอย่างแน่นอน 5 วิธีต่อไปนี้จะช่วยในการจัดระเบียบอีเมลของคุณ

1. เลือกใช้ให้เหมาะกับการใช้งาน

          คุยกับเพื่อนใช้ฟรีอีเมลอย่าง hotmail, yahoo หรือ Gmail แต่ถ้าในสำนักงานควรใช้โปรแกรมอีเมลขององค์กรปลอดภัยกว่าฟรี อีเมล ปกป้องความลับทางธุรกิจได้ดีกว่า แถมยังมีฟีเจอร์ให้เลือกใช้หลากหลายกว่า

2. เคลียร์อีเมล ตั้งโฟลเดอร์ย่อย

          ควรเคลียร์อีเมลเป็นประจำ แยกเรื่องงานกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกจากกัน โดยอาจตั้งโฟลเดอร์ย่อยให้เป็นหมวดหมู่ เช่นแบ่งตามชื่อโปรเจ็กต์ หรือชื่อผู้ส่ง จากนั้นตั้งค่าฟิลเตอร์เพื่อให้ระบบแยกอีเมลที่ต้องการไปเข้าในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเข้ามารวมกันอยู่ในอินบ็อกซ์ที่เดียว ทำให้คุณสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็วขึ้น  รวมทั้งคัดกรองเมลที่ไม่จำเป็น เช่น สแปมเมล ฟอร์เวิร์ดเมลออก อินบ็อกซ์ของคุณก็จะน่าดูขึ้น ไม่รกรุงรังเต็มไปด้วยอีเมลขยะที่ไม่ต้องการ

3. ตั้งระบบตอบกลับอัตโนมัติ

          การกำหนดเงื่อนไขการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติก็ช่วยในการทำงานแบบมืออาชีพได้ดี คุณอาจตั้งค่าจากหัวข้ออีเมล เช่น Request หรือ Ask for Help เพื่อรับอีเมลที่พนักงานส่งมาขอความช่วยเหลือทางด้านไอทีจากคุณ โดยคุณอาจตั้งการตอบกลับอัตโนมัติด้วยข้อความที่คุณเขียนขึ้นเองว่า คุณรับทราบปัญหาของเขาแล้วและจะรีบดำเนินการให้ ซึ่งจะทำให้ผู้ส่งรู้สึกอุ่นใจว่าเขาจะได้รับการแก้ปัญหาในไม่ช้า นอกจากนี้การใช้งานโปรแกรมเมลนั้นมีฟีเจอร์มากมายที่พร้อมจะรองรับการใช้งานของคุณ ซึ่งคุณควรหาโอกาสศึกษาหรืออ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่คุณได้อีกมากทีเดียว

4. รู้จักป้องกันอีเมลหลอกลวง

          โจรไฮเทคเดี๋ยวนี้มีหลากหลายรูปแบบ ประเภทหนึ่งที่ชอบส่งอีเมลหลอกลวงเพื่อล้วงข้อมูลทางการเงินส่วนบุคคลด้วย Phishing Mail ซึ่งเป็นการส่งอีเมลมาเพื่อ
หลอกลวงว่าข้อมูลทางการเงินของคุณกำลังมีปัญหา ให้คุณล็อกอินเข้าไปเพื่อตรวจสอบ ซึ่งอีเมลนี้จะเลียนแบบหน้าเว็บไซต์ของธนาคารจนทำให้คุณหลงเชื่อว่าเป็นอีเมลที่ส่งมาจากธนาคารจริง ๆ แต่เมื่อคุณใส่รหัสส่วนตัวของคุณเข้าไปยังเว็บลิงก์ปลอมในอีเมลนั้น ก็จะถูกขโมยข้อมูลทางการเงินไปในที่สุด

          ดังนั้นเมื่อพบอีเมลประเภทนี้อย่าหลงกลง่าย ๆ ให้ตรวจสอบข้อเท็จจริงจากธนาคารนั้น ๆ ให้แน่ใจเสียก่อน จะได้ไม่ตกเป็นเหยื่อของพวกมิจฉาชีพ

การจัดการกับอีเมล5. แบ็กอัพข้อมูลให้เป็นนิสัย

          เพื่อให้งานของคุณดำเนินไปด้วยความราบรื่น ไม่สะดุด หรือข้อมูลสำคัญสูญหาย เสียหาย จึงควรทำการแบ็กอัพข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย

          คนไอทีนอกจากจะใช้งานอีเมลได้อย่างคล่องแคล่วแล้ว ยังต้องรู้จักบริหารจัดการ จัดระเบียบ และป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ไว้ล่วงหน้าด้วยเสมอ เพื่อให้เทคโนโลยีเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกอย่างแท้จริง และไม่ต้องมานั่งปวดหัวในภายหลัง