กฎในการเลือกช่องทางการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

          คนทำงานจำนวนมากที่พกพาสมาร์ทโฟนสามารถเลือกวิธีการสื่อสาร ติดต่องานให้สอดคล้องกับความจำเป็นเร่งด่วนได้หลากหลายช่องทาง แทนการมใช้โทรศัพท์ที่ผู้รับอาจไม่สะดวกรับสาย หรือการใช้อีเมลที่ผู้รับอาจไม่มีเวลาเช็คอีเมล ทำให้การตอบกลับล่าช้า

          ทั้งนี้ ได้มีผู้ตั้งกฎขึ้นมาว่า ความเร่งด่วนในระดับไหนควรสื่อสารด้วยช่องทางใด

ช่องทางการสื่อสารในการทำงาน

          ต่อไปนี้ คือ กฎที่ทำให้เราประเมินได้ว่า เมื่อไรควรส่งข้อความ เมื่อไรควรส่งอีเมล และเมื่อไรควรโทรหา หากคุณต้องการการตอบกลับภายใน…

  • 30 นาที ควรโทร

          การโทรเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุด สำหรับธุระด่วนที่ต้องการการตัดสินใจ ณ เวลานั้น หรือต้องการพูดคุยสื่อสารให้เข้าใจตรงกันอย่างรวดเร็ว แต่หากปลายทางไม่สามารถรับสายได้ในทันที เขาจะหาเวลาติดต่อกลับคุณภายหลังโดยเร็วที่สุด

  • 2 ชั่วโมง ควรส่ง SMS

          เมื่อผู้รับเห็นข้อความ เขายังพอมีเวลาที่จะเคลียร์งานในมือให้เสร็จก่อนที่จะติดต่อกลับหาคุณ

  • ภายในวันนั้น หรือวันรุ่งขึ้น ควรส่ง Instant Message

          โปรแกรมแชทเป็นอีกช่องทางที่สามารถสื่อสารกันด้วยข้อความสั้น ๆ โต้ตอบกันได้ในทันที แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทันควันเสมอไป เนื่องจากปลายทางอาจไม่ได้ออนไลน์โปรแกรมนั้นอยู่จึงเหมือนเป็นการฝากข้อความทิ้งไว้ เมื่อเข้ามาอ่านจึงตอบกลับ

  • 1-2 วัน ควรส่ง Email

          คนจำนวนไม่น้อยเลยที่มองว่าอีเมลกองโตที่เข้ามานั้นมีมากเกินไปอ่านไม่ไหว ต้องใช้เวลาเป็นวันกว่าจะจัดการอีเมลได้หมดการติดต่อทางอีเมลจึงควรเผื่อเวลาในการติดต่อกลับอย่างน้อย 1-2 วัน

  • เมื่อไรก็ได้ ควรส่ง Direct Message หรือ tweet

          ทีนี้ก็รู้แล้วว่า หากเราคาดหวังให้ปลายทางตอบกลับมาเร็วหรือช้าเพียงใด ควรเลือกใช้ช่องทางใดจึงจะมีประสิทธิภาพสูงสุด

ที่มา : www.businessinsider.com

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

มารยาทในการสื่อสารทางโทรศัพท์

เคล็ด (ไม่) ลับกับการสื่อสารให้โดนใจ