รูปประโยคสำหรับเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

          อีเมล (E-mail) ได้รับความนิยมใช้งานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ เพราะทั้งสะดวกรวดเร็ว แถมยังใช้ได้ทั้งกรณีเป็นทางการและไม่เป็นทางการ และในยุคที่การสื่อสารของหนุ่มสาวออฟฟิศต้องโกอินเตอร์กันเช่นทุกวันนี้ jobsDB ขอนำเสนอตัวช่วยดี ๆ แนะแนวทางให้คุณเขียนอีเมลภาษาอังกฤษได้ชำนิชำนาญกว่าที่เคย

          1. เริ่มต้นที่ “ชื่อเรื่อง (Subject)” เราจะตั้งชื่อเรื่องอีเมลอย่างไรให้ผู้อ่านเปิดอ่านทันทีที่ได้รับและค้นหาในภายหลังได้ง่าย คำตอบก็คือ…ชื่อเรื่องควรสรุปประเด็นหลัก สั้น ชัดเจน เฉพาะเจาะจง ทำให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีว่าอีเมลมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร และอยากอ่านเนื้อหาในเมล นอกจากนี้ เราควรเลี่ยงการใช้อักขระซ้ำ ๆ อย่าง $$$ หรือ ฿฿฿ ซึ่งอาจส่งผลให้อีเมล์ของเราตกไปอยู่ใน Junk Box แทน

          2. ส่วนต่อมาคือ “คำทักทาย (Greeting)” ซึ่งจะกำหนดน้ำเสียง (tone) ของอีเมล ผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะตัดสินตัวผู้เขียนและตัดสินใจว่าจะอ่านข้อความต่อหรือไม่จากคำทักทาย ดังนั้นจึงสำคัญที่เราจะเลือกใช้คำทักทายให้เหมาะสม

          คำทักทายมาตรฐานที่ใช้ในอีเมลธุรกิจ คือ Dear + (คำนำหน้าชื่อ) + ชื่อผู้รับ + (:)/(,) เช่น Dear Mr. Jonathan, หรือ Dear Susan:  กรณีไม่รู้จักผู้รับดีหรือเป็นการติดต่อในครั้งแรก แนะนำให้เขียนคำทักทายเป็นทางการหน่อย โดยใส่ Dear + คำนำหน้า + ชื่อสกุล เช่น Dear Mr. Mcintosh และหากไม่รู้จักชื่อผู้รับ ให้ใส่ตำแหน่งของผู้รับ หรือเขียนในลักษณะกว้าง ๆ แทน เช่น Dear Principal: หรือ Dear Sir/Madam: หรือ To whom it may concern:

          และหากอีเมลของเราไม่เป็นทางการนัก เราก็ควรปรับคำทักทายให้เหมาะสม โดยใส่เพียงชื่อตัวผู้รับอย่างเดียว หรือ ใส่ชื่อตัวผู้รับและคำทักทายนำหน้า เช่น David, หรือ Dear David, หรือ Hi/Hello David

          3. ขยับมาที่ส่วนของ “เนื้อความ (Body)” กันบ้างค่ะ… เนื่องจากปกติผู้อ่านมักมีเวลาน้อย เนื้อความอีเมล์จึงควรสั้นและกระชับที่สุด การสื่อสารข้อมูลที่ย่อยแล้วจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ เราควรบอกวัตถุประสงค์ที่เขียนมาให้ชัดเจน และโยงให้เห็นความเกี่ยวข้องกับผู้รับ มาดูตัวอย่างบางสำนวนที่ใช้บ่อยในการเขียนเนื้อความกันค่ะ

- Further to your last email, … = อ้างถึงอีเมลที่คุณส่งมาครั้งก่อน … (อ้างถึงการติดต่อที่ผ่านมา)

- I am writing in connection with / with regard to = ฉันส่งอีเมลมาเกี่ยวกับเรื่อง … (แจ้งเหตุผลที่เขียนมา)

- I am writing to let you know that … = ฉันเขียนอีเมลมาเพื่อแจ้งให้ทราบว่า… (ให้ข้อมูลทั่วไป)

- I am delight to tell you that … = ฉันรู้สึกยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า … (ให้ข้อมูลเชิงบวก)

- We regret to inform you that … = ฉันเสียใจที่จะแจ้งให้ทราบว่า … (ให้ข้อมูลเชิงลบ)

- Please find attached my report. = ฉันได้ส่งรายงานมาตามแนบ (แจ้งเกี่ยวกับไฟล์แนบ)

- Could you give me some information about …? = คุณช่วยส่งข้อมูลเกี่ยวกับ … ให้ฉันหน่อยได้ไหม? (ขอข้อมูล)

- I would be grateful if you could … = ฉันจะขอบคุณมาก ถ้าคุณจะช่วย … (ขอความร่วมมือ/ช่วยเหลือ)

- If you wish, I will be happy to … = ถ้าคุณต้องการ ฉันยินดีที่จะ … (เสนอให้ความช่วยเหลือ)

- Thank you for your help. = ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ (แสดงความเห็นในตอนท้าย)

- Please feel free to contact me if you have any questions. My direct line is … = หากมีข้อสงสัย โปรดติดต่อฉันที่เบอร์ … (แสดงความเห็นในตอนท้าย)

เขียนอีเมลภาษาอังกฤษ          4. และก็มาถึงส่วนสุดท้าย คือ “คำลงท้าย (Sign-off)” ซึ่งเราก็ควรใช้ให้สอดคล้องกับคำทักทาย ตามด้วยชื่อของเรา เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าใครเป็นคนติดต่อมา

กรณีเขียนถึงคนที่เราไม่ได้รู้จักดี เราใช้ Yours faithfully, หรือ Sincerely (yours), หรือ Yours truly, หรือ Respectfully yours, แต่หากเขียนถึงคนที่เรารู้จักดี อาจใช้คำลงท้ายเป็น Best wishes, หรือ Kind regards, หรือ Regards, ก็ได้ และเนื่องด้วยสไตล์ที่เป็นทางการน้อยกว่าจดหมาย อีเมลอาจลงท้ายด้วยข้อความอื่น ๆ ที่สอดคล้องกับเนื้อความอีเมล์ เช่น Thank you, หรือ See you tomorrow, หรือ Keep up the good work! ได้เช่นกันค่ะ

          5. ขอแถมท้ายด้วยตัวย่อที่พบเห็นอยู่บ่อยครั้งในอีเมลธุรกิจ เผื่อไว้หยิบมาใช้ให้เข้ากับแทรนด์ “สั้น กระชับ” ของอีเมลกันค่ะ ได้แก่ ASAP (as soon as possible) = เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ / FYI (for your information) = เพื่อเป็นข้อมูลให้คุณ / TNK (thank you) = ขอบคุณ / N/A (not applicable, not available หรือ no answer) = ไม่มีข้อมูล หาข้อมูลไม่ได้ หรือไม่สามารถระบุได้ / S. (post script) = ป.ล.

          เท่านี้…เราก็สามารถเป็น “นักเขียนอีเมลมืออาชีพ” ได้อย่างมั่นใจแล้วล่ะค่ะ

อย่าพลาดโอกาสได้งานดี มีโอกาสใหม่ ๆ มากมายรอคุณอยู่ที่นี่ทุกวัน สร้างอีเมลแจ้งงานด่วน

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

ฝึกพูดอังกฤษแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม

เคล็ดลับการพูดภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพในที่ทำงาน