พรีเซนต์งานอย่างไร ให้โดนใจผู้ฟัง

          การพรีเซนต์งาน อาจจะเป็นยาขมหม้อใหญ่สำหรับใครหลาย ๆ คน เพราะทั้งตื่นเต้น และประหม่า ทำให้ในแต่ละครั้ง เราไม่สามารถควบคุมความรู้สึกเหล่านั้นได้ ยิ่งเป็นการพรีเซนต์งานต่อหน้าหัวหน้า หรือคนใหญ่ ๆ โต ๆ ในบริษัทด้วยแล้ว เราจะยิ่งรู้สึกไม่มั่นใจมากยิ่งขึ้น ทุกครั้งที่มองเห็นผู้มาร่วมประชุม แม้ว่าจะเป็นคนที่เราคุ้นเคยเป็นอย่างดีก็ตาม เราก็รู้สึกตื่นเต้น และพูดไม่ออก พูดติด ๆ ขัด ๆ ตลอดเวลา ผู้ฟังเองก็จะรู้สึกอึดอัด และต้องเอาใจช่วยอยู่ตลอดเวลา

          ความไม่พร้อมในการเตรียมข้อมูลอาจจะไม่ใช่ปัญหาเดียว แต่ความตื่นเต้นก็เป็นปัจจัยหนึ่ง ที่จะทำให้เราไม่สามารถควบคุมการประชุม หรือการพรีเซนต์งานสำคัญ ๆ ได้ หรือแม้ว่าเราจะเตรียมข้อมูลมาดีพร้อมแล้วก็ตาม แต่เราก็ไม่สามารถสร้างความประทับใจได้ เราจะรู้สึกว่าเรากำลังถูกมองว่าเป็นคนอ่อนประสบการณ์ และรู้สึกขายหน้าไปเสียทุกครั้ง

          เราอยากจะเป็นคนพรีเซนต์งานที่พูดได้อย่างมั่นใจ แต่ก็ไม่สามารถทำได้ดีอย่างที่ใจคิด แต่เชื่อเถอะว่า ปัญหานั้นจะอยู่กับเราไม่นาน หากมีการฝึกฝนที่ดี เหมือนกับคำพูดภาษาอังกฤษที่ว่า “Practice Makes Perfect” เมื่อเราฝึกบ่อย ๆ เราก็จะทำได้ดีขึ้นมาเอง แม้ว่าอาจจะต้องใช้เวลาหน่อย แต่หากลองฝึกตามขั้นตอนเหล่านี้ เราก็จะพรีเซนต์งานได้อย่างน่าประทับใจแน่นอน

เพิ่มความกล้า พิชิตความกลัว

          ก่อนที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนอื่น ๆ ของการฝึกฝน เราต้องขจัดความกลัว ความประหม่า ที่มีอยู่ในตัวเราให้น้อยลงเสียก่อน ความตื่นเต้นอาจจะมีได้ แต่ต้องไม่มากจนเกินไป และต้องเป็นความตื่นเต้นที่อยากจะมานำเสนองาน หรือข้อมูลใหม่ ๆ ให้คนอื่นได้รับรู้  ไม่ใช่ความตื่นเต้นที่มาจากความประหม่า เมื่อเราเอาชนะความกลัวได้แล้ว เราก็จะพรีเซนต์งานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน

เตรียมข้อมูลให้พร้อม

          เราจะไม่สามารถพรีเซนต์งานให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจได้เลย หากเราเตรียมข้อมูลมาไม่ดีพอ การพูดติด ๆ ขัด ๆ ยังน่าฟังเสียกว่าการตอบคำถามที่ไม่มีข้อมูลใด ๆ การสร้างข้อมูลขึ้นมาเอง หรือการตอบเพียงว่า “น่าจะเป็นอย่างนั้น น่าจะเป็นอย่างนี้” จะทำให้ผู้ฟังเกิดความรำคาญ และไม่วางใจในข้อมูลที่เรากำลังจะนำเสนอ การตอบคำถามของผู้ฟังไม่ได้ ก็เป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ทำให้การเสนอผลงานประสบกับความล้มเหลว ดังนั้น ก่อนการพรีเซนต์งานทุกครั้ง เราต้องมั่นใจว่าเรามีข้อมูลที่มากพอที่จะนำมาพูด และตอบคำถามได้

สร้างความบันเทิงให้กับผู้ฟังบ้าง

          การพรีเซนต์งานไม่จำเป็นต้องเคร่งเครียดเสมอไป บางครั้งเราต้องสร้างความบันเทิงบ้าง เพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกผ่อนคลาย รู้สึกเป็นกันเอง และเข้าถึงเนื้อหาที่เราต้องการจะนำเสนอ เราอาจจะเริ่มต้นด้วยการทักทายผู้ฟัง แม้ว่าเราจะรู้จักมักคุ้นกับผู้ฟังเป็นอย่างดีแล้ว แต่เราก็ต้องไม่ลืมมารยาทของการเป็นผู้พูดที่ดี ด้วยการแนะนำตัว และหัวข้อที่จะมานำเสนอ เพื่อให้ผู้ฟังรับรู้ถึงสิ่งที่เรากำลังจะพูด การทำตัวให้ดูตลกบ้างเพียงเล็กน้อย ก็จะทำให้เรามีความกล้าที่จะนำเสนองานมากขึ้น แต่การจะสร้างจุดที่ตลกได้นั้น เราก็ต้องอาศัยจังหวะและช่วงเวลา ถ้าจะทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องตลกเสียทั้งหมด ก็อาจจะไม่เหมาะสมเท่าไรนัก เพราะเราต้องดูเนื้อหาของงานด้วยว่ามีความเหมาะสมที่จะพูดหรือไม่

รักษาเวลา อย่าพูดยาวเกินไป

          การบริหารเวลาก็เป็นสิ่งสำคัญ การพูดยาวเกินไปอาจจะทำให้ผู้พูดหลงประเด็น และผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่ายได้ ในการพรีเซนต์งานทุกครั้งเราต้องรู้ว่าหัวข้อที่เราจะพูดนั้น ใช้เวลาพูดนานเท่าไร การพูดยาวไม่ได้หมายความว่าการพรีเซนต์ของเราจะน่าฟังกว่าใคร แต่ถ้าการพูดโดยหาสาระไม่ได้นั้น จะทำให้ผู้ฟังเกิดความรำคาญ และคิดในใจว่า “เมื่อไรจะพูดจบเสียที” หากเกิดความรู้สึกเช่นนั้น จะส่งผลเสียต่อการพรีเซนต์งานของเรามากกว่า การรักษาเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ อย่าให้ยาวหรือสั้นเกินไป เอาแค่เหมาะสมกับเนื้อหา

เปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ถามคำถาม

พรีเซนต์งานให้โดนใจ          การพูดเพียงอย่างเดียวอาจจะไม่ทำให้การพรีเซนต์เกิดประโยชน์มากพอ เราควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้มีส่วนร่วมกับการนำเสนองานของเราด้วย ด้วยการตั้งคำถามว่า “มีข้อสงสัยตรงไหนบ้างหรือไม่” หรืออาจจะถามคำถามปลายเปิด เพื่อให้ผู้ฟังคิดตาม และให้ความร่วมมือในการตอบคำถาม และเราสามารถใช้โอกาสนี้ทบทวนการพรีเซนต์งานของเรา ว่าที่ผ่านมาผู้ฟังเข้าใจการนำเสนองานของเรามากน้อยเพียงใด หากมีใครไม่เข้าใจตรงไหน เราก็สามารถแก้ข้อสงสัยนั้นได้

          การพรีเซนต์งานให้มีประสิทธิภาพนั้น หากอาศัยทฤษฎีเพียงอย่างเดียว อาจจะไม่สำเร็จผลเท่าไร แต่ต้องอาศัยการฝึกซ้อมด้วย การซ้อมที่บ่อยขึ้นจะทำให้เรามีความมั่นใจ และทำได้ดีขึ้นตามลำดับ เมื่อนำมารวมเข้ากับความพร้อมของข้อมูลที่เรามีด้วยแล้ว การพรีเซนต์งานของเราก็จะดูน่าสนใจ และดึงดูดผู้ฟังได้มากขึ้น

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

4 ทักษะการทำงานที่ผู้ประกอบการต้องการ

7 สิ่งที่ขัดขวางให้คุณทำงานไม่เสร็จ