ประชุมทีมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ประชุมให้มีประสิทธิภาพ

          การทำงานกับการประชุมดูจะเป็นกิจกรรมที่ต้องคู่กันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของคนทำงานทุกคน เพราะการประชุมคือสื่อกลางในการปฏิบัติงานด้านการจัดการ ให้ข่าวสารข้อมูลและวิธีการดำเนินงานจากองค์กรไปสู่บุคลากร ตลอดจนการตัดสินใจในเรื่องใด ๆ ร่วมกัน ทั้งนี้ หัวใจสำคัญที่สุดของการประชุมอยู่ที่การใช้เวลาให้คุ้มค่ามากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้การประชุมไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อที่ทุกคนรู้สึกว่าเสียเวลาการทำงานไปมาก แต่ได้อะไรกลับมาน้อย jobsDB คิดว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องเปลี่ยนแปลงการประชุมทีมให้เป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงาน เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของทีมงานและองค์กรได้ในที่สุด

1. มีประเด็นในการประชุมทุกครั้ง

          การประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีหัวข้อและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุมให้ครอบคลุมมากที่สุด หรืออาจย่นย่อให้สะดวกง่ายดายกว่าการจัดทำวาระการประชุมอย่างเป็นทางการก็คือ ให้เขียนหัวข้อที่ต้องการจะได้คำตอบในการประชุมครั้งนั้น ๆ ลงในสมุด จากนั้นก็ดำเนินการประชุมตามหัวข้อที่เขียนไว้เป็นประเด็นหลักที่ต้องคุยกัน ถ้าใครออกนอกประเด็น ให้ผู้คุมการประชุมรีบดึงกลับเข้าสู่ประเด็นในทันที นอกจากนี้ควรกำหนดเวลาว่าแต่ละหัวข้อการประชุมควรใช้เวลาในการคุยกันประมาณเท่าไหร่ เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

2. เตรียมพร้อมก่อนการประชุม

          ผู้เข้าประชุมทุกคนควรรับทราบเกี่ยวกับหัวข้อในการประชุมก่อนวันประชุมจริง นอกจากนี้ผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องต่าง ๆ ต้องมีการทำการบ้านก่อนการประชุม ด้วยการไปรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และสรุปแนวทางต่าง ๆ ออกมาให้ชัดเจน ก่อนที่จะมาคุยกันเพื่อตัดสินใจในการประชุมครั้งนั้น การเตรียมพร้อมก่อนการประชุมจึงเป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมของทีมใช้เวลาสั้น กระชับ ได้ใจความ และตอบโจทย์การทำงานได้มากที่สุด

3. จำกัดจำนวนคน

          บรรดาผู้บริหารขององค์กรใหญ่ ๆ ชั้นนำของโลก ล้วนให้ความสำคัญกับเรื่องเล็ก ๆ อย่างจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างมาก เพราะจำนวนคนที่มากเกินไปย่อมไม่เกิดผลดีต่อการประชุมอย่างแท้จริง การประชุมที่ดีควรเน้นที่ผู้เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริง ๆ และเน้นผลลัพธ์ของการประชุม  มากกว่าการให้บุคลากรที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลาทำงานมานั่งสังเกตการณ์เพียงอย่างเดียว

4. ต้องมีคนฟันธง

          ในทุกการประชุมต้องมีคนที่มีหน้าที่ตัดสินใจในเรื่องที่ประชุมกัน ไม่ใช่คุยกันไปเรื่อย สุดท้ายก็ไม่มีข้อสรุป แล้วค่อยเก็บไว้คุยใหม่คราวหน้า เท่ากับว่าเป็นการประชุมที่สูญเปล่า เสียเวลาอันมีค่าเป็นอย่างยิ่ง เท่านั้นยังไม่พอ เมื่อถึงรอบประชุมครั้งต่อไปก็ต้องมานั่งอธิบายกันใหม่อีก เพราะทุกคนลืมไปแล้วว่าเคยคุยอะไรกันไว้ ยิ่งทำให้เสียเวลามากขึ้นไปอีก ดังนั้น ทุกการประชุมจะต้องมีบุคคลหนึ่งที่ต้องทำหน้าที่ในการตัดสินใจ และสามารถฟังธงได้ในหัวข้อที่ประชุมกันทุกครั้ง

5. มีวินัย รักษาเวลา หาข้อสรุปให้ชัดเจน

          ผู้ควบคุมหรือประธานในที่ประชุมจะต้องมีวินัยในการประชุมอย่างมาก เริ่มจากการตรงต่อเวลา นัดหมายเวลาประชุมกันไว้เมื่อใดต้องเริ่มตามกำหนดการเสมอ เมื่อเริ่มเข้าสู่หัวข้อการประชุมก็ต้องบริหารจัดการเวลาในแต่ละหัวข้อให้เป็นไปตามที่ตั้งไว้ เบรกทุกหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง ลดละการพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ สุดท้ายก็ต้องควบคุมเวลาที่ใช้ในการประชุมโดยรวมให้อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมพอดี ประชุมให้ครบถ้วน ครอบคลุมทุกหัวข้อ แล้วก็ต้องมีข้อสรุปที่ชัดเจนด้วยเช่นกัน

6. จดบันทึกการประชุมเสมอ

          กำหนดให้มีคนทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมโดยละเอียดทุกครั้ง อาจจะเป็นเลขานุการ หรือใครก็ตามที่สามารถจดข้อมูลได้รวดเร็ว เข้าใจง่าย และมีระเบียบ ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่น ๆ ไม่ต้องควรกังวลในการจดข้อมูลสำคัญ และมีสมาธิกับการประชุมได้อย่างเต็มที่

7. ติดตามผล ทำตามแผนของที่ประชุม

          การประชุมทุกครั้งมักจะมีการแบ่งงาน หรือมอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมสัมฤทธิ์ผลได้อย่างแท้จริง คือการนำไปสู่การปฏิบัติ ตลอดจนรวบรวมข้อมูลจากสิ่งที่ได้ทำไปแล้วเก็บไว้เพื่อนำนำเสนอในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไป นอกจากนี้ยังต้องมีผู้ทำหน้าที่คอยกำกับติดตามผลว่าบุคลากรที่ได้รับมอบหมายงานไปจากการประชุมดำเนินการไปถึงไหน อย่างไร และอยู่ในกรอบเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่

8. ใช้เทคโนโลยีในการประชุม

          ทุกวันนี้เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การประชุมทีมได้หลายประการ ทั้งการประชุมทางไกลที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่จำเป็นที่จะต้องอยู่ในห้องประชุมและพื้นที่เดียวกันอีกต่อไป ทำให้ประหยัดเวลาในการเดินทาง ลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้เป็นอย่างมาก นอกจากนี้การนำเสนอข้อมูลก็มีรูปแบบที่น่าสนใจและง่ายดายมากขึ้นด้วยระบบอินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีไร้สายที่สามารถเชื่อมต่อไปยังระบบแสดงผลรูปแบบต่าง ๆ เช่น โปรเจคเตอร์ ไวท์บอร์ดแบบอินเทอร์แอคทีฟ ฯลฯ บุคลากรที่เข้าร่วมประชุมสามารถรับชมและโต้ตอบกับเนื้อหาที่แบ่งปันกันแบบ real time เพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุม และสอดรับกับ lifestyle คนทำงานยุคใหม่ได้อย่างแท้จริง

          เพราะการบริหารจัดการคือหัวใจสำคัญของการทำงานทุกอย่าง การประชุมทีมก็เช่นกัน หากมีการบริหารจัดการที่ดี ใช้เวลาให้คุ้มค่า และใช้เทคโนโลยีช่วยอำนวยความสะดวกแล้ว jobsDB เชื่อได้เลยว่า การประชุมก็จะไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป ไม่แน่ว่าแรงบันดาลใจดี ๆ การระดมสมอง และความร่วมมือร่วมใจของบุคลากรที่จะได้รับจากการประชุมแต่ละครั้ง อาจจุดประกายต่อยอดไปสู่การทำงานอย่างมีไฟและก้าวไปสู่ความสำเร็จได้พร้อมกัน

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ สร้างโปรไฟล์กับ jobsDB

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ อัปเดตรายละเอียดเกี่ยวกับ jobsDB

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

7 วิธีพรีเซนต์งานให้น่าสนใจตั้งแต่เริ่มต้น

นัดประชุมด้วย Microsoft Outlook ผู้ช่วยเลขานุการ