งานไหนควรทำก่อน หรือหลัง รู้ได้จากการจัดลำดับความสำคัญ

          งานยุ่ง งานเยอะ งานล้นมือ ผลที่ตามมาคือ ทำงานไม่ทัน ปัญหาที่ใคร ๆ มักจะประสบพบเจอ จนถือว่าเป็นเรื่องปกติของการทำงาน แต่วันนี้ jobsDB มีทริคเล็ก ๆ น้อยมาฝากกัน ให้บรรดาเหล่าคนทำงานสามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานได้ง่ายมากขึ้น

          John C. Maxwell ผู้เขียนหนังสือ Buiding Leadership in you กล่าวถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน พูดง่าย ๆ ว่าถ้างานเรามี 100 อย่าง ถ้าดูดีๆ จะพบว่า มีงานสำคัญๆ อยู่ 20% ที่ทำแล้ว ให้ผลลัพทธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่ งานอีก 80% ที่เหลือ ถึงทำเสร็จ ก็จะให้ผลแค่ 20 % เท่านั้น เราจึงควรจะแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

  • ลำดับงานสำคัญสำคัญ และ เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จด้วย
  • สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย
  • ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า เช่น บิลค่าไฟ มาแล้ว ไม่จ่ายจะถูกตัดไฟ เป็นต้น
  • ไม่สำเร่คัญ และ ไม่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริงๆแล้วจะทำ งานอย่างนี้ ถ้าจัดดีๆ อาจจะถูกผลัดไปได้ และบางครั้ง กลับมาดูอีกครั้ง ก็ไม่สำคัญว่าจะเสร็จ หรือไม่ก็ไม่เสียหายอะไร

          นอกจากเรื่อง เวลากับงานแล้ว ยังใช้กับกลุ่มคนได้ด้วย เช่น ในองค์กร จะมีผู้ที่มี อิทธิพล กับคนทั้งกลุ่ม อยู่ 20% และ ถ้าคน 20 % นี้เห็นอย่างไร คนที่เหลือ 80% ก็จะคล้อยตามด้วย ให้ลองทำดูก็ได้ โดยเขียนรายชื่อคนทั้งหมดในหน่วยงาน หรือ ในงานของคุณ แล้วนึกดูทีละคนว่า “ถ้าคนๆนี้ ต่อต้านเรา จะมีปัญหากับชีวิตเราหรือไม่” ถ้ามี ให้ทำเครื่องหมายไว้ด้านหน้า ถ้าไม่มี ก็ไม่ต้องทำ เมื่อเสร็จแล้ว ก็มักจะมีอยู่ประมาณ 20% ที่มีอิทธิพลในกลุ่มนั่นเอง

          ตาราง การแบ่งแยกประเภทของงานในแต่ละวัน ที่ทำได้ง่าย ๆ เพียง ก่อนเริ่มการทำงานอย่างจริงจัง คุณลองใช้เวลาสัก 10-15 นาที นั่งคิดว่า วันนี้เรามีงานอะไรต้องทำบ้าง แล้วเขียนเป็นตารางตามตัวอย่าง

To do (เราต้องทำอะไร) Minor Priority Done Legend จำนวน %
A งานสำคัญและเร่งด่วน 0 0
B งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน 0 0
C งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน 0 0
D งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน 0 0
รวม 0 งาน
  เสร็จแล้ว 0 งาน

ตัวอย่าง:

To do (เราต้องทำอะไร) Minor Priority Done Legend จำนวน %
ทำ summary report + เบิกเงิน 1 A A งานสำคัญและเร่งด่วน 6 24
ตอบ e-mail 2 A 1 B งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน 12 48
สรุปรายงานการแก้ไข สวรส ให้พี่เทียน 3 A 1 C งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน 5 20
แก้ไขงาน สวรส ตาม requirement เพิ่มเติม 4 A D งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน 2 8
เขียนโครงการ MailGateway 5 A รวม 25 งาน
เอาเครื่องคอมพ์น้องฝึกงาน เอา mind map ที่เสร็จแล้วออกมา 6 A 1 เสร็จแล้ว 7 งาน
จ่ายค่าน้ำ ที่ 7-11 B 1
ทำ Knowledge Base ของระบบ Mail ด้วย Mambo B
สร้าง Script ส่ง uid ของ OpenLDAP ไปตรวจสอบกับ PSU-Passport เพื่อดูว่า account นั้นยังอยู่ในระบบอีกหรือไม่ เตรียมลบ account ที่ไม่ได้ใช้แล้ว B
เขียนข้อกำหนด การ attachment เกี่ยวกับชื่อ file B
คุยกับพี่เผา เรื่องการสรุปปัญหาที่ถามบ่อยที่สุด 5 ข้อ ของแต่ละคน B
ตรวจสอบ spam / ham B 1
จัดการเรื่อง UPS กับการ Shutdown อัตโนมัติ B
จัดการเรื่อง Nagios B
หาว่า ทำไม webmail restart บ่อยๆ B
เอา Free Mind สวรส เข้า Moodle (ต้องแก้ html ด้วย) B
วิธีลง MailScanner-ClamAV-SpamAssassin B
แก้ปัญหา reply, forward แล้ว subject หาย B
เอายาสีฟัน ให้พี่ลี คืนนี้ C
เขียน blog เกี่ยวกับ yEd C
สร้าง Moodle ของตัวเอง ใส่ข้อสอบ Pre-test และ บทเรียน สำหรับสอน PHP C
เขียน blog เกี่ยวกับ เรื่องการจัดลำดับความสำคัญนี้ C 1
ทำไงให้ page timeout ได้ (ให้ webmail หน้า mail list refresh เอง ทุกๆ 1 นาที) ตอบอาจารย์ ธวัชชัยด้วย C 1
ซื้อขนม ไว้กินกาแฟ บ่าย 3 D
เอารถไปล้างอัดฉีด ตอนเย็น D

จากการเรียงลำดับของงานเช่นนี้ ทำให้รู้ว่า

          มีงานค้างค่อนข้างเยอะ ต้องรีบสะสาง (งาน B เยอะ 48% แต่งาน A ประมาณ 24% ก็ยังพอได้) ทำงาน A เสร็จเกือบหมดแล้ว (ขณะเขียน blog นะ) ก็มีเวลาสลับมาทำงาน B และ C ได้ ทำให้ไม่เครียด ไม่พลาดงานบางอย่าง เช่นไปจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ เป็นต้น งานบางอย่างให้คนอื่นทำได้ ก็ให้ทำ (งาน C) แต่ถ้ายังพอมีเวลา อยากทำเองก็ทำได้

          ท้ายสุดของความคิด ต้องคิดให้ได้ว่า งานก็คืองาน ซึ่งมันก็คือสิ่งที่เราต้องทำ เพื่อดำรงชีวิตอยู่ต่อไปได้ มีงานที่ต้องทำ ควรทำ และอยากทำ คนเราก็มักจะเลือกทำงานที่ ชอบทำก่อน งานที่ควรทำ และ ต้องทำ ก็เลย ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ เขาว่ากันว่า สิ่งที่ยากที่สุดในเรื่องนี้คือ ทำให้คนทำสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญนั่นตะหากที่ยากของจริง