อีเมล (E-mail) ได้รับความนิยมใช้งานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ เพราะทั้งสะดวกรวดเร็ว แถมยังใช้ได้ทั้งกรณีเป็นทางการและไม่เป็นทางการ และในยุคที่การสื่อสารของหนุ่มสาวออฟฟิศต้องโกอินเตอร์กันเช่นทุกวันนี้ jobsDB ขอนำเสนอตัวช่วยดี ๆ แนะแนวทางให้คุณ เขียนอีเมล ภาษาอังกฤษได้ชำนิชำนาญกว่าที่เคย
1. เริ่มต้นที่ “ชื่อเรื่อง (Subject)” เราจะตั้งชื่อเรื่องอีเมลอย่างไรให้ผู้อ่านเปิดอ่านทันทีที่ได้รับและค้นหาในภายหลังได้ง่าย คำตอบก็คือ...ชื่อเรื่องควรสรุปประเด็นหลัก สั้น ชัดเจน เฉพาะเจาะจง ทำให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีว่าอีเมลมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร และอยากอ่านเนื้อหาในเมล นอกจากนี้ เราควรเลี่ยงการใช้อักขระซ้ำ ๆ อย่าง $$$ หรือ ฿฿฿ ซึ่งอาจส่งผลให้อีเมล์ของเราตกไปอยู่ใน Junk Box แทน
2. ส่วนต่อมาคือ “คำทักทาย (Greeting)” ซึ่งจะกำหนดน้ำเสียง (tone) ของอีเมล ผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะตัดสินตัวผู้เขียนและตัดสินใจว่าจะอ่านข้อความต่อหรือไม่จากคำทักทาย ดังนั้นจึงสำคัญที่เราจะเลือกใช้คำทักทายให้เหมาะสม
คำทักทายมาตรฐานที่ใช้ในอีเมลธุรกิจ คือDear + (คำนำหน้าชื่อ) +ชื่อผู้รับ + (:)/(,)เช่นDear Mr. Jonathan,หรือDear Susan:กรณีไม่รู้จักผู้รับดีหรือเป็นการติดต่อในครั้งแรก แนะนำให้เขียนคำทักทายเป็นทางการหน่อย โดยใส่Dear +คำนำหน้า +ชื่อสกุลเช่นDear Mr. Mcintoshและหากไม่รู้จักชื่อผู้รับให้ใส่ตำแหน่งของผู้รับ หรือเขียนในลักษณะกว้าง ๆ แทนเช่นDear Principal:หรือDear Sir/Madam:หรือTo whom it may concern:
และหากอีเมลของเราไม่เป็นทางการนัก เราก็ควรปรับคำทักทายให้เหมาะสม โดยใส่เพียงชื่อตัวผู้รับอย่างเดียวหรือใส่ชื่อตัวผู้รับและคำทักทายนำหน้าเช่นDavid,หรือDear David,หรือHi/Hello David
3. ขยับมาที่ส่วนของ “เนื้อความ (Body)” กันบ้างค่ะ... เนื่องจากปกติผู้อ่านมักมีเวลาน้อย เนื้อความอีเมล์จึงควรสั้นและกระชับที่สุด การสื่อสารข้อมูลที่ย่อยแล้วจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ เราควรบอกวัตถุประสงค์ที่เขียนมาให้ชัดเจน และโยงให้เห็นความเกี่ยวข้องกับผู้รับ มาดูตัวอย่างบางสำนวนที่ใช้บ่อยในการเขียนเนื้อความกันค่ะ
-Further to your last email, … =อ้างถึงอีเมลที่คุณส่งมาครั้งก่อน ...(อ้างถึงการติดต่อที่ผ่านมา)
- I am writingin connection with /with regard to…=ฉันส่งอีเมลมาเกี่ยวกับเรื่อง... (แจ้งเหตุผลที่เขียนมา)
- I am writing to let you know that … =ฉันเขียนอีเมลมาเพื่อแจ้งให้ทราบว่า...(ให้ข้อมูลทั่วไป)
- I am delight to tell you that … =ฉันรู้สึกยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า ...(ให้ข้อมูลเชิงบวก)
- We regret to inform you that …=ฉันเสียใจที่จะแจ้งให้ทราบว่า ...(ให้ข้อมูลเชิงลบ)
- Please find attached my report.=ฉันได้ส่งรายงานมาตามแนบ(แจ้งเกี่ยวกับไฟล์แนบ)
- Could you give me some information about …?=คุณช่วยส่งข้อมูลเกี่ยวกับ ... ให้ฉันหน่อยได้ไหม?(ขอข้อมูล)
- I would be grateful if you could … =ฉันจะขอบคุณมาก ถ้าคุณจะช่วย ...(ขอความร่วมมือ/ช่วยเหลือ)
- If you wish, I will be happy to …=ถ้าคุณต้องการ ฉันยินดีที่จะ ...(เสนอให้ความช่วยเหลือ)
- Thank you for your help.=ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ(แสดงความเห็นในตอนท้าย)
- Please feel free to contact me if you have any questions. My direct line is …=หากมีข้อสงสัย โปรดติดต่อฉันที่เบอร์ ...(แสดงความเห็นในตอนท้าย)
4. และก็มาถึงส่วนสุดท้าย คือ “คำลงท้าย (Sign-off)” ซึ่งเราก็ควรใช้ให้สอดคล้องกับคำทักทาย ตามด้วยชื่อของเรา เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าใครเป็นคนติดต่อมา
กรณีเขียนถึงคนที่เราไม่ได้รู้จักดี เราใช้Yours faithfully,หรือSincerely (yours),หรือYours truly,หรือRespectfully yours,แต่หากเขียนถึงคนที่เรารู้จักดี อาจใช้คำลงท้ายเป็นBest wishes,หรือKind regards,หรือRegards,ก็ได้ และเนื่องด้วยสไตล์ที่เป็นทางการน้อยกว่าจดหมาย อีเมลอาจลงท้ายด้วยข้อความอื่น ๆ ที่สอดคล้องกับเนื้อความอีเมล์ เช่นThank you,หรือSee you tomorrow,หรือKeep up the good work!ได้เช่นกันค่ะ
5. ขอแถมท้ายด้วยตัวย่อที่พบเห็นอยู่บ่อยครั้งในอีเมลธุรกิจ เผื่อไว้หยิบมาใช้ให้เข้ากับแทรนด์ “สั้น กระชับ” ของอีเมลกันค่ะ ได้แก่ASAP(as soon as possible) =เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้/FYI (for your information) =เพื่อเป็นข้อมูลให้คุณ/TNK (thank you) =ขอบคุณ/N/A (not applicable, not availableหรือ no answer) =ไม่มีข้อมูล หาข้อมูลไม่ได้ หรือไม่สามารถระบุได้/S. (post script) =ป.ล.
เท่านี้...เราก็สามารถเป็น “นัก เขียนอีเมล มืออาชีพ” ได้อย่างมั่นใจแล้วล่ะค่ะ
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ