เลขานุการมืออาชีพในโลกปัจจุบันและอนาคต

          เลขานุการ หมายถึง ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ซึ่งเป็นคนที่มีความรู้ความชำนาญเกี่ยวกับการดำเนินงานของสำนักงาน สามารถรับผิดชอบโดยไม่ต้องมีการควบคุมอย่างใกล้ชิด เป็นผู้มีความคิดริเริ่ม รู้จักใช้ดุลยพินิจ พิจารณาและตัดสินใจภายในขอบเขตอำนาจของตน เป็นศูนย์กลางของการติดต่อสื่อสารในองค์กร

          ลักษณะของโลก ธุรกิจในปัจจุบันและอนาคต คือ ยุคของข้อมูลข่าวสารและการเชื่อมต่อทางเครือข่ายข้อมูล การติดต่อค้าขายกว้างไกลไปทั่วโลก การใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดค่าใช้จ่าย โครงสร้างขององค์กรที่แบนราบและยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น การทำธุรกิจการค้าร่วมกันระหว่างองค์กรในประเทศและต่างประเทศจะมีมากขึ้น

ลักษณะของโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปมีผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการอย่างไร

บทบาทของเลขานุการที่เปลี่ยนไป

บทบาทเก่า บทบาทใหม่

         1. ทำงานตามนายสั่ง

         1. ใช้วิจารณญาณของตน

         2. มองภาพแคบ

         2. มองภาพกว้าง

         3. ข้อมูลในการทำงานมาจากนายส่วนใหญ่

         3. เป็นผู้จัดการข้อมูล (Information Manager)

         4. ส่วนใหญ่ทำงานกับนายโดยตรงไม่ย้ายที่

         4. มีโอกาสหมุนเวียนและเข้าร่วมทีมต่าง ๆ

         5. ปริมาณงานขึ้นกับนาย

         5. ปริมาณงานขึ้นกับเป้าหมายของงาน ทีมงาน และองค์กร

         6. อาศัยตำแหน่งนายสั่งผู้อื่นได้

         6. ต้องใช้มนุษย์สัมพันธ์และความสามารถของตนเอง

         7. การประเมินผลงานขึ้นกับนายโดยตรง

         7. การประเมินผลงานขึ้นกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง

          เพราะฉะนั้นคุณสมบัติของเลขานุการที่เหมาะสมกับโลกปัจจุบันและอนาคต คือ ต้องมีบุคลิกดี แสดงความเป็นมืออาชีพ เชื่อถือได้ มีความรับผิดชอบสูง มีวิจารณญาณที่ดี คาดการณ์ไกล แก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ ได้ เป็นนักสื่อสารที่ดี และแสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสม บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความรอบรู้ทั้งในงานเลขานุการและงานที่ เกี่ยวข้อง และยินดีที่จะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังต้องมี Adversity Quotient (AQ) ความสามารถในการเผชิญกับสถานการณ์รอบข้างและการบริหารความเครียด ซึ่งมีอยู่ 4 มิติด้วยกัน

  1. เลขานุการมืออาชีพControl = การควบคุมและการตอบโต้ต่อสถานการณ์อยู่ในระดับไหน
  2. Ownership = ความรับผิดชอบในการแก้สถานการณ์นั้นให้ดีขึ้นอยู่ในระดับใด
  3. Reach = การเปิดโอกาสให้สถานการณ์นั้น ๆ มีผลกระทบต่องานด้านอื่น ๆ และมีชีวิตมากน้อยเพียงใด
  4. Endurance = ความอดทนอดกลั้นต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นมีมากน้อยเพียงใด

          สำหรับคนที่ใฝ่ฝันอยากทำงานเลขาฯ หรือคนที่เป็นเลขาฯ อยู่แล้ว ลองสำรวจคุณลักษณะของตนเองจากข้อมูลข้างต้นนี้ หากมีตรงไหนที่ขาดหรือพร่องไป รีบแก้ไข เติมให้เต็ม เพื่อจะได้เป็นเลขานุการยุคใหม่ที่เป็นที่ต้องการของทุกองค์กรทั้งใน ปัจจุบันและอนาคต