กลยุทธ์การจัดการองค์กรโดยยึดวัตถุประสงค์และกระบวนการ

          การบริหารประเทศมักจะแบ่งหน่วยงานออกเป็นกระทรวง ทบวง กรมต่างๆ ดูผิวเผินดูเหมือนว่าจะดีเพราะแบ่งงานกันทำชัดเจน แต่ถ้าวิเคราะห์กันลึกๆ ถึงผลงานรายกระทรวงแล้ว จะพบว่าส่วนใหญ่จะทำงานได้บรรลุเป้าหมาย ที่แต่ละกระทรวงกำหนดไว้ แต่พอมาดูเป้าหมายรวมระดับประเทศ ปรากฏว่ายังไม่บรรลุเป้าหมาย เพราะแต่ละกระทรวงเน้นแต่ผลงานของตัวเอง ทุกคนทำงานโดยยึดกระทรวงตัวเองเป็นหลัก ไม่ได้ยึดเอาผลงานรวมของ ประเทศเป็นหลัก

          กลับมามองที่องค์กรต่างๆในภาคเอกชนบ้าง รับรองได้ว่าภาพที่เราเห็นคงจะไม่แตกต่างอะไรไปจากการบริหารประเทศ เพราะในองค์กรก็แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นส่วน เป็นแผนกต่างๆ ในอดีตการแบ่งหน่วยงานแบบนี้อาจจะเหมาะสม เพราะทุกหน่วยงานทำงานประจำ ทำหน้าที่ประจำของตัวเองให้เสร็จก็ถือว่าสมบูรณ์แล้ว องค์กรสมัยก่อนอาจจะไม่เน้นเรื่องกลยุทธ์ ในการบริหารงานมากนัก เพราะคู่แข่งอาจจะน้อย ดังนั้น หน่วยงานต่างๆทำงานประจำในหน้าที่ของตัวเองเสร็จก็ถือว่าเป็นพอ

          ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรต่างๆ ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากว่าหน่วยงานทำงานไม่ดี หน่วยงานทุกหน่วยงานตั้งใจทำงาน มุ่งมั่นที่จะให้งานบรรลุเป้าหมาย แต่สิ่งที่เกิดขึ้นคือการมุ่งเน้นผลงานของหน่วยงานมากเกินไปนั้น บางครั้งอาจจะทำให้เกิด ผลกระทบต่อภาพรวมขององค์กรได้ เช่น อาจจะมีหน่วยงาน 10 หน่วยงานที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ตามเป้าที่กำหนด แต่มีเพียง 1 หน่วยงานที่ค่าใช้จ่ายทะลุเป้า(เกินที่กำหนดไว้) เมื่อมารวมผลงานของทั้งองค์กรแล้ว ปรากฏว่าการประหยัด ค่าใช้จ่ายไม่บรรลุเป้า อย่างนี้ 10 หน่วยงานที่มีผลงานได้ตามเป้า ควรจะได้รับโบนัสหรือไม่ แน่นอนคงไม่มีองค์กรไหนจ่ายโบนัส

          การบริหารงานขององค์กรยุคใหม่ควรจะเปลี่ยนจากการยึดเอาหน่วยงานเป็นหลัก (Business Function Oriented) มาสู่การยึดเอาเป้าหมายและกระบวนการเป็นหลัก (Objective and Process Oriented) ให้มากขึ้น การยึดเอาหน่วยงานเป็นตัวตั้งนั้นเป็นการทำงานแบบไม่ยืดหยุ่น เนื่องจากสถานการณ์และกลยุทธ์ขององค์กรเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เราคงจะไม่สามารถปรับเปลี่ยนผังการบริหารงานได้บ่อยๆ ดังนั้น การยึดเอาเป้าหมายและกระบวนการเป็นตัวตั้ง จะมีความยึดหยุ่นในการบริหารงานมากกว่า เช่น ปีนี้องค์กรให้ความสำคัญกับกระบวนการในการก่อสร้างโรงงานใหม่ ทุกหน่วยงานก็จะส่งคนในสายงานเข้ามาร่วมทำงานด้วย และเป้าหมายของแต่ละคนก็จะเปลี่ยนจากเป้าหมายของฝ่าย/ส่วนเป็นเป้าหมายของงานโครงการแทน

          แนวทางในการเปลี่ยนรูปแบบการบริหารงานจากรูปแบบเดิมที่เน้นหน่วยงานเป็นหลัก มาสู่การยึดเอาเป้าหมายและกระบวนการเป็นหลักสามารถทำได้ดังนี้

วางแผน…โดยยึดเป้าหมายและกลยุทธ์ร่วม (Objective and Strategy) เป็นหลัก

          องค์กรควรเริ่มต้นจากการวางแผนกลยุทธ์ร่วมกันระหว่างทีมบริหาร เพื่อให้เป็นเป้าหมายร่วมของทุกคนในองค์กร หลังจากนั้นควรจะกระจายเป้าหมายร่วมดังกล่าวลงไปสู่หน่วยงานและตำแหน่งงานให้ทั่วถึงและเป็นระบบ สามารถตรวจสอบได้ว่าเป้าหมายแต่ละเรื่องแต่ละด้านไปอยู่ในความรับผิดชอบของใครบ้าง เป้าหมายที่กระจายไป แล้วจะต้องสัมพันธ์กันทั้งในแนวดิ่ง(หัวหน้ากับลูกน้อง) และในแนวนอน (ระหว่างหน่วยงาน)

ติดตามงาน..โดยยึดกระบวนการ (Mean/Process) เป็นหลัก

          การติดตามผลการดำเนินงานหรือผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายและกลยุทธ์หลักนั้น ควรจะติดตามใน
สองประเด็นคือ ผลที่ได้เทียบกับเป้าหมายเป็นอย่างไรพร้อมเหตุผลอธิบาย (ทบทวนอดีต) และแผนงานหรือแนวทางการดำเนินงานในเดือนต่อๆไปจะทำอย่างไรจึงจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้ดีขึ้น เร็วขึ้น (มองอนาคต)

วัดผลงาน…โดยยึดผลลัพธ์สุดท้าย (Output) เป็นหลัก 

           ในสรุปผลเพื่อกำหนดระดับผลงาน ควรจะยึดที่ผลของงานเป็นหลัก เพราะองค์กรแสวงหากำไรทั้งหลายต้องการการอยู่รอดก่อนที่จะเติบโต ถึงแม้อนาคตธุรกิจนี้จะดี แต่ถ้าวันนี้ยังขาดทุนไม่มีเงินทุนเพียงพอที่จะดำเนินการต่อไปได้ อนาคตดีก็คงจะลำบาก การประเมินผลงานควรจะประเมินในหลายระดับ เช่น ประเมินผลงานขององค์กรก่อน ถ้าผ่านก็ลงมาประเมินผลงานของหน่วยงาน สุดท้ายก็ประเมินผลงานของตำแหน่งงาน

จ่ายผลตอบแทน…โดยยึดผลงานรวม (Performance Based Pay) เป็นหลัก

          การจ่ายผลตอบแทนจะต้องยึดเอาผลงานเป็นหลัก ไม่ใช่ใช้ความรู้สึกหรือดุลยพินิจเหมือนอดีต การจ่ายผลตอบแทน ควรจะยึดหลักการจ่ายที่ไม่สร้างปัญหาระยะยาว เช่น พนักงานทำงานให้เราดีเพียงหนึ่งปี (รอบปีที่ผ่านมา) ควรจะจ่ายผลตอบแทนที่ไม่ผูกพันระยะยาว เช่น จ่ายเป็นโบนัส เงินจูงใจ ฯลฯ ไม่ใช่โป๊ะใส่ไว้ในเงินเดือน เพราะถ้าใส่ลงในเงินเดือนองค์กรจะมั่นใจได้อย่างไรว่าปีต่อๆไปผลงานพนักงานที่ได้ปรับเงินเดือนสูงๆจะยังคงทำงานดีเหมือนปีที่ผ่านมาการจ่ายผลตอบแทนอาจจะจ่ายโดยพิจารณาจากปัจจัยหลายๆอย่าง เช่น ผลงานขององค์กร ผลงานของหน่วยงานและผลงานของของบุคคลร่วมกัน

จัดการองค์กร          การบริหารงานโดยยึดวัตถุประสงค์และกระบวนการในการทำงานเป็นหลักจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยน การบริหารงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่ปรับเปลี่ยนไปในแต่ละช่วงเวลาได้ง่าย และเป็นการถ่ายโอนอำนาจเบ็ดเสร็จ เด็ดขาดของการยึดติดกับหน่วยงานตัวเองลงไป สู่การเป็นทีมงาน โครงการ คณะกรรมการที่รับผิดชอบเป้าหมายย่อยๆ ในส่วนต่างๆ แนวทางนี้น่าจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการในเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น