กฎในการเลือกช่องทางการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
คนทำงานจำนวนมากที่พกพาสมาร์ทโฟนสามารถเลือกวิธี การสื่อสาร ติดต่อ งาน ให้สอดคล้องกับความจำเป็นเร่งด่วนได้หลากหลายช่องทาง แทนการมใช้โทรศัพท์ที่ผู้รับอาจไม่สะดวกรับสาย หรือ การใช้อีเมล ที่ผู้รับอาจไม่มีเวลาเช็คอีเมล ทำให้การตอบกลับล่าช้า
ทั้งนี้ ได้มีผู้ตั้งกฎขึ้นมาว่า ความเร่งด่วนในระดับไหนควรสื่อสารด้วยช่องทางใด
ต่อไปนี้ คือ กฎที่ทำให้เราประเมินได้ว่าเมื่อไรควรส่งข้อความ เมื่อไรควรส่งอีเมล และเมื่อไรควรโทรหาหากคุณต้องการการตอบกลับภายใน...
- 30 นาที ควรโทร
การโทรเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุด สำหรับธุระด่วนที่ต้องการการตัดสินใจ ณ เวลานั้น หรือต้องการพูดคุยสื่อสารให้เข้าใจตรงกันอย่างรวดเร็ว แต่หากปลายทางไม่สามารถรับสายได้ในทันที เขาจะหาเวลาติดต่อกลับคุณภายหลังโดยเร็วที่สุด
- 2 ชั่วโมง ควรส่งSMS
เมื่อผู้รับเห็นข้อความ เขายังพอมีเวลาที่จะ เคลียร์งาน ในมือให้เสร็จก่อนที่จะติดต่อกลับหาคุณ
- ภายในวันนั้น หรือวันรุ่งขึ้น ควรส่งInstant Message
โปรแกรมแชทเป็นอีกช่องทางที่สามารถสื่อสารกันด้วยข้อความสั้น ๆ โต้ตอบกันได้ในทันที แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทันควันเสมอไป เนื่องจากปลายทางอาจไม่ได้ออนไลน์โปรแกรมนั้นอยู่จึงเหมือนเป็นการฝากข้อความทิ้งไว้ เมื่อเข้ามาอ่านจึงตอบกลับ
- 1-2 วัน ควรส่งEmail
คนจำนวนไม่น้อยเลยที่มองว่าอีเมลกองโตที่เข้ามานั้นมีมากเกินไปอ่านไม่ไหว ต้องใช้เวลาเป็นวันกว่าจะ จัดการอีเมล ได้หมดการติดต่อทางอีเมลจึงควรเผื่อเวลาในการติดต่อกลับอย่างน้อย 1-2 วัน
- เมื่อไรก็ได้ ควรส่งDirect Message หรือ tweet
ทีนี้ก็รู้แล้วว่า หากเราคาดหวังให้ปลายทางตอบกลับมาเร็วหรือช้าเพียงใด ควรเลือกใช้ช่องทางใดจึงจะมีประสิทธิภาพสูงสุด
