หลักในการทำ presentation ให้น่าติดตาม
สำหรับงานบุคคลนั้น ส่วนหนึ่งที่ต้องสัมผัสคือการฝึกอบรมพนักงานในเรื่องต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ในการทำงาน และการพัฒนา บุคลากร ในด้านต่าง ๆ การเป็นวิทยากรที่ดีจะต้องมีการนำเสนอที่น่าสนใจ วิทยากรส่วนใหญ่เลือกที่จะทำ presentation ด้วยเครื่องมือ ยอดฮิตอย่าง PowerPoint ซึ่งอาจเป็นเรื่องสบาย ๆ ของใครหลายคน แต่ก็เป็นเรื่องยากมากของใครอีกหลายคน ที่จะทำอย่างไรให้สไลด์ นั้นดูดี มีเสน่ห์ ชวนให้ติดตามจนจบ การทำ presentation นั้นมีหลักที่ทำตามได้ง่าย ๆ ดังต่อไปนี้
1. เลือก Template ที่มีสีสันสบายตา มีพื้นที่เหลือให้เรานำเสนออย่างเพียงพอไม่จำเป็นต้องเลือก Template หรูหราแต่มีเนื้อที่ให้เราใส่เนื้อหานิดเดียว เพราะจะทำให้เราอธิบายเนื้อหาได้ไม่ชัดเจนอย่างที่ควรจะเป็น
2. สีพื้นกับสีตัวอักษรต้องตรงข้ามกันถ้าสีพื้นเข้ม ตัวอักษรควรเป็นสีอ่อน ในทางกลับกัน ถ้าสีพื้นอ่อน ตัวอักษรควรเป็นสีเข้ม เพื่อให้อ่านง่ายสบายตา ตัวอักษรไม่จมไปกับสีพื้น ทั้งนี้เมื่อทำเสร็จแล้วควรลองไปนั่งไกล ๆ เพื่อดูว่าในมุมของผู้ฟังแล้ว สิ่งที่เรานำเสนอไปนั้น สามารถมองเห็นได้ชัดเจนเพียงใด หรือก่อนถึงเวลาพรีเซนต์ ให้ลองฉายขึ้นจอจริง ๆ ดูเลยเพื่อความชัวร์ ในการนำเสนอทางธุรกิจ สีตัวอักษรที่ใช้ไม่ควรเกิน 3 สี แต่หากเป็นการฝึกอบรม การสอนหนังสือและการนำเสนอแนว Edutainment จะใช้ตัวอักษรหลากสีสันก็ไม่ว่ากัน
3. นำเสนอด้วยภาพให้มาก ใช้ตัวอักษรให้น้อยพยายาม หารูปภาพ กราฟ หรือแผนผัง แผนภูมิมาช่วยในการบรรยายแทนการใช้ตัวอักษร เพราะการมีตัวอักษรมาก ๆ จนแน่นสไลด์จะทำให้ผู้ฟังอึดอัด เบื่อหน่าย ไม่สนใจฟัง ไม่สนใจดูสิ่งที่คุณกำลังบบรรยาย และสุดท้ายก็จะนั่งหลับ ซึ่งแน่นอนว่าวิทยากรทุกคนคงไม่ต้องการเห็นภาพเช่นนั้น ในการบรรยายองตนเอง ภาพที่นำมาใช้ต้องมีความหมาย มีวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องกับใจความสำคัญของสไลด์นั้นด้วย
4. ข้อความ ตัวอักษร หรือตัวเลข ต้องตัวใหญ่ อ่านง่าย เห็นได้ชัดเจนและไม่ต้องเขียนเป็นประโยค ให้ใส่เป็นคีย์เวิร์ดสำคัญแทน อะไรที่ไม่จำเป็น อย่างพวกคำเชื่อม ที่ ซึ่ง อัน แล้วก็ คือว่า ก็ไม่ต้องใส่ให้ฟุ่มเฟือย รายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ เก็บเอาไว้พูดอธิบายตอนบรรยาย ส่วนการใช้ตัวเลขควรเป็นตัวเลขกลม ๆ ปัดเศษเรียบร้อย และอย่าลืมใส่หน่วยให้ชัดเจนด้วย เช่น 10 บาท, 4 วัน, 20 คน, 100 ตัว เป็นต้น
ควรแบ่งเนื้อหาออกเป็นหัวข้อย่อย ๆ เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย โดยการทำ Bullet สำหรับการแบ่ง ทั้งนี้ในหนึ่งสไลด์โดยทั่วไปแล้ว ไม่ควรเกิน 3-5 Bullets หรือ 3-5 คีย์เวิร์ด เพื่อช่วยให้สไลด์ไม่แน่นจนเกินไป ทำให้น่าดูน่าอ่าน
5. ใช้ Effect ให้เหมาะสม โดยยึดหลักการ คือกระชับ รวดเร็ว ตรงประเด็นเพื่อให้เหมาะกับการบรรยายในเชิงธุรกิจ ควรเลือกใช้ Effect แบบเรียบง่าย เห็นง่าย สบายตา ส่วนเสียงรถเบรก เสียงแก้วแตก เสียงปรบมือ หรือเสียงอื่น ๆ ที่ก่อให้เกิดความรำคาญควรหลีกเลี่ยง นอกจากนี้เทคนิคที่ให้ตัวอักษรค่อย ๆ เรียงมาทีละตัวนั้น ก็ไม่นิยมใช้กันเพราะมันช้าและทำให้ผู้ฟังง่วงนอน
6. ใช้ภาษาอังกฤษให้ถูกต้องหมายความว่าควรใช้ภาษาอังกฤษให้ถูกหลักการ เช่น ถ้าขึ้นต้น Bullet ด้วย Verb ก็ควรขึ้นต้นด้วย Verb ทุก Bullet ไม่ขึ้นด้วย Verb บ้าง Noun บ้าง Preposition บ้างจะดูไม่มีมาตรฐาน ส่วนเรื่องของ Font นิยมใช้ตัวอักษรแบบเรียบ ๆ อ่านง่าย ชัดเจน เช่น Tahoma, Arial, Trebuchet และ Verdana ฟ้อนต์ที่อ่านยากควรหลีกเลี่ยง ได้แก่ Time New Roman, Bookman, Garamond และ Century Schoolbook
7. จัดองค์ประกอบให้สมดุลก่อนที่จะวางข้อความหรือรูปภาพ แผนภูมิต่าง ๆ ต้องคำนึงถึงองค์ประกอบของภาพที่สมดุลด้วย ไม่ควรให้น้ำหนักเอียงไปด้านใด ด้านหนึ่ง เพื่อให้สไลด์ออกมาดูดีและน่ามอง
สิ่งที่คุณนำเสนอผ่าน PowerPoint ประกอบกับสไตล์การพูดที่น่าสนใจของคุณสามารถสร้างความประทับให้กับผู้ฟังได้ เป็นอย่างดี ส่งผลให้ผู้ฟังสามารถ จดจำเนื้อหา การฝึกอบรมได้แม่นยำขึ้น ซึ่งนำไปสู่การนำไปปรับใช้ประโยชน์ในการทำงานของพนักงานได้เมื่อผ่านการอบรม เป็นที่เรียบร้อย