เชื่อว่าผู้บริหาร เจ้าของกิจการ หรือหัวหน้าทีมหลายคนต้องเคยเจอปัญหาที่ต้องเร่งหาทางแก้ไขกันมาไม่มากก็น้อย การแก้ไขปัญหาไม่ตรงจุดทำให้ผลลัพธ์ออกมาเหมือนเดิม บางครั้งก็กลับหาต้นเหตุหรือสาเหตุของปัญหาไม่เจอ ซึ่งการค้นหาต้นเหตุของปัญหาให้พบนั้นจะช่วยนำไปสู๋วิธีการหรือขั้นตอนการนำปัญหามาใช้ในการบริหารจัดการทีมและองค์กรเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างตรงจุด หลัก ๆ แล้วเราสามารถวิเคราะห์ได้จากเครื่องมือต่าง ๆ เช่น 5 Whys Analysis, Fish Bone Diagram, Tree Diagram เป็นต้น ในครั้งนี้ JobDB จะพามารู้จักกับการวิเคราะห์ด้วย Why Why Diagram ที่ทำเป็น Fish Bone Diagram เพื่อแก้ไขปัญหาของทุกคนให้อยู่หมัดกัน
Why Why Diagram ถูกเรียกว่า “5 Whys” หลังจากที่มีการนำไปใช้ในประเทศสหรัฐอเมริกา โดยมีอีกชื่อหนึ่งว่า ‘Cause and Effect Diagram’ ซึ่งใช้หลักการเดียวกัน ในการตั้งคำถามว่า “ทำไม” หรือการวิเคราะห์หาสาเหตุปัญหาด้วย 5 Whys โดยมักจะใช้ควบคู่ไปกับ แผนภูมิก้างปลา (Fish Bone Diagram) เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด
หลักการนี้มีต้นกำเนิดมาจากผู้คิดค้นชื่อ Kaoru Ishikawa (石川 馨) ศาตราจารย์ ดร. นักสถิติและวิศวกรทำงานที่มหาวิทยาลัยโตเกียว ผู้มีจิตวิญญาณในการพัฒนาระบบจัดการคุณภาพ (Total Quality Control) และหลักการนี้ได้ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรระดับโลกภายใต้ชื่อ IshikawaDiagram ในการทำกิจกรรมควบคุมคุณภาพ – TQM (Total Quality Management ) ของบริษัท โตโยต้า มอเตอร์ คอเปอร์เรชั่น (Toyota Motor Corporation)
การสร้างผังก้างปลาจะเริ่มจากการเขียนหัวปลาหันไปทางด้านขวา แม้จะยังไม่มีข้อมูลที่แน่ชัดว่ามีสาเหตุมาจากอะไร แต่จากการสันนิษฐานของข้อมูลที่มีอยู่ทำให้พอจะสรุปได้ว่า เนื่องจากคนญี่ปุ่นเชื่อว่าการหันขวาเป็นสิริมงคลนั่นเอง นอกจากนี้คนญี่ปุ่นยังนิยมอ่านหนังสือจากด้านขวาไปด้านซ้ายอีกด้วย
แผนภูมิก้างปลานี้จึงเริ่มจากหัวปลาซึ่งเป็นตำแหน่งของปัญหาอยู่ทางด้านขวามือเสมอ แล้วตามด้วยเส้นแกนกลางและแตกกิ่งก้านออกไปในลักษณะของก้างปลาที่เป็นการหาสาเหตุ เริ่มจาก ก้างใหญ่ เป็นสาเหตุหลัก ต่อไปด้วยก้างกลาง ก้างเล็ก ก้างแขนง ก้างฝอย ออกไปเรื่อยๆ เพื่อแตกปัญหาออกมาให้เห็นปัญหาที่มีความเชื่อมโยงกันได้ชัดเจน เทคนิคนี้จะช่วยให้เราเข้าใจถึงปัญหา และสาเหตุในภาพรวมให้สามารถสำรวจสาเหตุที่เป็นไปได้และเห็นปัญหาในภาพรวมอย่างเป็นระบบ
ผังก้างปลาประกอบด้วย
- ส่วนหัวปลา คือ ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect)
- ส่วนก้าง คือ สาเหตุ (Causes) ซึ่งจะสามารถแยกย่อยแตกแขนงออกไปเป็น
- ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา)
- สาเหตุหลัก
- สาเหตุย่อย
วิธีการสร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลาร่วมกับการใช้ 5 Whys มีขั้นตอนดังนี้
- เขียนปัญหาที่ต้องการแก้บริเวณหัวปลา
- กำหนดกลุ่มปัจจัยที่สามารถทำให้เกิดปัญหานั้นๆ ด้วยการถามว่า ทำไม แล้วจะได้คำตอบที่เป็นสาเหตุที่เป็นไปได้เพื่อตอบคำถามทำไมที่เราตั้งขึ้น
- ใช้คำตอบนั้น ตั้งเป็นคำถามด้วย ทำไม อีกครั้งและระดมสมองเพื่อหาสาเหตุต่อไปเรื่อย ๆ
- หาสาเหตุหลักของปัญหาและจัดหมวดหมู่ของปัญหาเพื่อหาสาเหตุอย่างรอบด้านและไม่ตกหล่น
- ใช้คำว่า ดังนั้น ในการตรวจสอบผลลัพธ์ว่าเหตุและผลเชื่อมโยงกันไหม
- จัดลำดับความสำคัญของสาเหตุและแก้ไขตามลำดับ
- ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จำเป็น
เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากขึ้น เราจะยกตัวอย่างสถานการณ์ ด้วยการสร้างแผนภูมิก้างปลาคู่กับการวิเคราะห์ด้วย 5Whys มาให้ทุกคนกัน
การตั้งคำถามเพื่อหาสาเหตุของปัญหาไม่จำเป็นต้องถาม 5 รอบเท่านั้น การที่ถาม 5 รอบเป็นเพียงค่าเฉลี่ยที่ได้ทำการพิสูจน์มาแล้วว่าเป็นปริมาณที่เพียงพอต่อคำถามและการสรุป แต่หากอยากจะถามต่อไปเรื่อย ๆ เราต้องกำหนดขอบเขตเพื่อไม่ให้คำถามเริ่มหลุดออกจาก Scope ที่เราต้องการวิเคราะห์
อย่างไรก็ตามการนำ 5 Whys ไปใช้แก้ปัญหาจะต้องใช้ประสบการณ์ของหัวหน้าหรือคนในทีมเพื่อวิเคราะห์และพิจารณาหาเหตุผลในแต่ละขั้นตอนประกอบไปด้วย เนื่องจากการระดมความคิดเพียงคนเดียวอาจทำให้เรารู้แค่บางปัญหาและไม่สามารถมองเห็นปัญหาได้รอบด้านทุกมุมมอง ดังนั้นการใช้เครื่องมือนี้ควบคู่ไปกับการใช้มุมมองจากคนที่มีความรู้และประสบการณ์ในด้านนั้น ๆ จะสามารถเพิ่มความแม่นยำของการหาสาเหตุได้มากยิ่งขึ้น
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า
บอกลาปัญหางานล้น ทำงานไม่ทัน ด้วยเทคนิคระบบจัดตารางเวลา
Mid-life crisis ปัญหาหนักใจของวัยกลางคน เบื่องาน หมดไฟ หมด passion ในการทำงาน
มีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน อย่างไร ให้ยังสามารถทำงานด้วยกันได้
สร้างได้…นวัตกรรมเพื่อแก้ปัญหาในที่ทำงาน
