e-office กับงานธุรการยุคใหม่

ความทันสมัยไฮเทคของโลกไอทีช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้อย่างมากมาย พนักงานธุรการสามารถใช้เทคโนโลยีช่วยให้การติดต่อสื่อสาร ส่งข้อมูล ด้วยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ รวมถึงสามารถจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและมี ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. ด้วยระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัยช่วยให้ข้อมูล ข่าวสารถูกส่งไปยังเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงความสามารถในการกระจายข่าวสารด้วยการส่งอีเมล ช่วยลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ประหยัดค่าโทรศัพท์ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประโยชน์ในเรื่องความเร็วและเวลา
2. ลดปัญหาเรื่องระยะทาง ถึงแม้ว่าจะอยู่นอกออฟฟิศ ทำให้ไม่สามารถเดินทางมาสำนักงานในเวลาอันรวดเร็วได้ เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเชื่อมโยงให้คุณสามารถทำงานเร่งด่วนนอกออฟฟิศ ได้ไม่จำกัดเวลาและสถานที่
3. ลดปัญหาเอกสาร และการสิ้นเปลืองกระดาษ ด้วยการที่สามารถส่งข้อมูลข่าวสารภายในสำนักงานถึงกันผ่านทางอีเมล หรือการแชร์ข้อมูล ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ทราบข้อมูลข่าวสารโดยทั่วถึงกันโดยไม่ต้องสั่งพิมพ์เอกสาร ให้สิ้นเปลืองทรัพยากร
4. ช่วยอำนวยความสะดวกด้วยระบบการจัดเก็บ เอกสารเป็นหมวดหมู่ ทำให้สามารถเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบการค้นหาเอกสาร ซึ่งรวดเร็วและเป็นระเบียบกว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ ทั้งยังช่วยลดเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย
5. บางองค์กรใช้ระบบการประมวลผลที่ทันสมัย ก็สามารถจัดประชุมกลุ่มทางโทรศัพท์ได้ ทำให้ผู้ใช้งานมากกว่า 2 คน สามารถติดต่อสื่อสารผ่านโทรศัพท์ในเวลาเดียวกัน หรือมากไปกว่านั้นอาจจัดประชุมทางไกลข้ามประเทศผ่านเสียงและจอภาพช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการสื่อสารของกลุ่ม ไม่เสียเวลาในการเดินทางมาประชุมในที่เดียวกัน
6. สามารถทำให้การนัดประชุมทำได้อย่างง่ายดาย ด้วยการทำตารางนัดหมายการประชุมและส่งอีเมลนัดประชุมไปยังบุคคลที่ต้องการ ให้เข้าประชุม ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตอบรับ และทุก ๆ คนสามารถรับทราบได้ในเวลาเดียวกันว่าใครสามารถเข้าประชุมได้ และใครไม่สามารถเข้าประชุมได้บ้าง

ระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย จาก e-office นอกจากช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วและง่ายดายขึ้นแล้ว การลดการใช้กระดาษได้ยังเป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรตระหนักถึงทรัพยากร ที่จะหมดไป ซึ่งแน่นอนย่อมส่งผลสะท้อนกลับมาถึงพวกเราทุกคน