9 เทคนิคเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมวิดีโอทางไกล

ในช่วงที่หลายๆคนเริ่มทำงานแบบ work from home นอกเสียจากการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่ต้องหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการติดไวรัสโควิด การใช้โปรแกรมทำงานในช่วงเวลาดังกล่าว ก็ถือเป็นเรื่องสิ่งที่ต้องศึกษาและทำความเข้าใจเพื่อให้การทำงาน wfh มีประสิทธิภาพมากที่สุด มีรายงานบางฉบับจากต่างประเทศพบว่าการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอนั้นไม่เกิดประโยชน์ต่อการทำงานถึง 33% ในทุกๆการประชุม นอกนั้นยังต้องพบกับสิ่งรบกวนและสิ่งที่มาขัดจังหวะอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเสียงรบกวนขณะการประชุม ไม่ทราบว่าใครเข้ามาประชุมบ้าง รวมถึงขาดความสนใจหรือขาดสมาธิในการประชุม

เทคนิคการประชุมทางไกล

1. ตรงต่อเวลา เริ่มและจบการประชุมให้ตรงเวลา

เชื่อไหมว่า มีหลายๆการประชุมต้องเริ่มต้นสายไปราวๆ 8 นาที นอกจากนี้ ยังต้องพบกับเรื่องที่ให้เขวออกจากการเริ่มประชุม ทำให้เสียเวลาไปอีก 1-10 นาที รวมถึงคนที่รออยู่ในการประชุมเกิดความเบื่อหน่ายได้ เมื่อเริ่มหลุุดหัวข้อการประชุมไปแล้ว คุณอาจต้องเสียเวลาไปเกือบๆ 20 นาทีเพื่อให้กลับมายังจุดเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

ดังนั้น คุณควรทักทายเมื่อมีใครเข้ามาในการประชุม ไม่ต้องรอให้ครบทุกคน คุณอาจให้รางวัลแก่ผู้ที่เข้าตรงเวลาและใช้ประโยชน์ดังกล่าวเริ่มต้นการประชุม เวลาที่เหมาะสมในการประชุมคือ 10-18 นาทีเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีมากที่สุด ทำให้ผู้ที่เข้าประชุมตรงต่อเวลา ทำให้ผู้เข้าประชุมเห็นความสำคัญต่อลำดับของงานที่มี ช่วยทำให้พวกเขาให้ความสนใจในการประชุม


2. เข้าประเด็น

ในช่วงการประชุมทางวิดีโอนั้น หลายๆคนอาจเกิดความรู้สึกเป็นกันเอง สนุกสนานหรืออยากจะลองใช้ฟังก์ชั่นเพื่อเพิ่มสีสันในการประชุมผ่านแอพพลิเคชั่น ไม่ก็สนุกสนานไปกับการคุยเรื่องราวอื่นๆที่นอกประเด็นการประชุม 
การใช้เวลาคุยเรื่องราวๆที่ไม่เข้าเรื่องในช่วงเริ่มการประชุมอาจทำให้ได้งานน้อยลง

3. ปิดไมค์เมื่อไม่ได้พูดและคอยถามเสมอว่าใครจะพูดต่อ

เสียงแทรกระหว่างการประชุมทางไกลส่งผลต่อการประชุมเป็นอย่างมาก มีงานวิจัยว่าเสียงมีผลต่อสภาพจิดใจในการทำงาน อย่าลืมแจ้งให้ทุกคนในวงประชุมปิดไมโครโฟนเมื่อไม่ได้พูดและคอยพูดเตือนหากมีใครพูดแทรก ณ เวลานั้น

4. แน่ใจว่าทุกคนรับทราบถึงรายละเอียดในทุกจุดและเข้าใจวาระการประชุมล่วงหน้า

ก่อนสิ้นสุดการประชุมในทุกๆครั้งควรจะบอกถึงการสรุปการประชุมและแจ้งวาระการประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนการประชุมในทุกๆครั้ง ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวและเข้าใจในประเด็นการประชุมแก่ทุกๆคน รวมถึงการประเมินถึงการใช้เวลาในแต่ละหัวข้อเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนไปในทิศทางเดียวกัน

5. ระวังการเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดที่ไม่เคยใช้มาก่อน

แม้ว่าการเลือกใช้นวัตกรรมใหม่ๆเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าคุณตัดสินใจที่อยากจะทดลองช่องทางในการสื่อสารใหม่ๆ การเลือกที่จะใช้การประชุมทางไกลอาจไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสมที่สุด คุณควรทดสอบก่อนใช้งานจริงจนแน่ใจว่าคุ้นเคยแล้วจริงๆก่อนใช้ประชุม รวมถึงการให้เวลาเผื่่อไว้ในการประชุมเพื่อให้แต่ละคนได้คุ้นไม้คุ้นมือกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ปัญหาทางด้านเทคนิคและการหลุดออกไประหว่างการประชุม รวมถึงการขาดสมาธิและความสนใจในการประชุม

6. ใช้ภาษาที่เป็นบวก

การใช้ภาษาที่ส่งความหมายในเชิงบวก ได้แก่ “ดีครับ” , “โอเคเลย” และ “เป็นแนวคิดที่ดีครับ” เนื่องจากไม่มีใครสามารถเห็นการโต้ตอบของผู้ประชุมได้ อาทิ การพยักหน้าเพื่อแสดงความเข้าใจ จึงต้องใช้วิธีทำให้แน่ใจว่าคนในการประชุมเข้าใจถึงเรื่องที่คุยกันและให้ความรู้สึกถึงการก้าวไปข้างหน้าต่อ คนโดยส่วนมากจะจดจ่ออยู่กับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าถูกต้องสำหรับเขา จึงควรสร้างแรงจูงใจในทางบวกไว้เสมอถึงแม้จะเป็นเรื่องที่ยากหรือเป็นสิ่งที่น่าเบื่อก็ตาม

7. สื่อสารด้วยข้อความด่วนด้วยใจความหรือแนวความคิดหลัก

ผู้ทำงานมากกว่า 80% ยินยอมที่จะใช้หรือแชร์หน้าจอในระหว่างการประชุม อย่างไรก็ดีอาจไม่สามารถกระทำได้เนื่องจากการมีซอฟท์แวร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ดังนั้นการใช้ข้อความด่วนในการสื่อสารทันทีแก่ผู้เข้าประชุมทุกๆคน การเห็นประเด็นหลักๆผ่านตัวอักษรจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจและจดจำได้ทันที นอกจากนี้การส่งข้อความด่วนแก่ผู้อื่นระหว่างการประชุมเป็นอีกเทคนิคเพื่อกระตุ้นความสนใจในการประชุมได้

8. ตามงานผ่านอีเมลล์

ไม่ว่าจะอยู่ ณ จุดใดในการประชุมผ่านวิดีโอ ทุกๆคนย่อมมีความเหนื่อยล้าจากการทำงาน พวกเขาเหล่านั้นไม่ต้องการเจอคำถามอีกเพราะว่าตลอดเวลาในการทำงานย่อมหมดพลังไปเยอะอยู่แล้ว ใช้การตามงานผ่านอีเมลล์หากคุณมีข้อสงสัย จะช่วยให้คุณได้คำตอบที่เป็นประโยชน์เมื่อพวกเขาอยู่ในสภาพที่พร้อมให้คำตอบ

9. หลายๆสิ่งที่ใช้ในการคุยแบบตัวต่อตัว
อย่าลืมสิ่งสำคัญในการคุยงานที่เป็นพื้นฐานในการสนทนา นั่นคือ การสบตาคู่สนทนาเพื่อแสดงถึงความจริงใจต่อคู่สนทนา

ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นเทคนิคประชุมทางไกลที่สามารถนำไปใช้ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาทำงานปกติหรือช่วงที่ต้องมีการ work from home นั่นเอง (แนะนำอ่านเพิ่ม แอพพลิเคชั่นสำหรับ work from home)

#คว้าโอกาสที่ใช่ให้ชีวิตได้เรียนรู้
#jobsDB
ลงทะเบียนเพื่อสมัครงาน

หางานได้ง่ายกว่าเดิมผ่าน application บนมือถือจาก jobsDB ทั้ง iOS และ Android โหลดเลย