เปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาส

          เดี๋ยวนี้ในทุกองค์กรต้องมีอุปกรณ์เกี่ยวกับเทคโนโลยีต่าง ๆ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นที่รวมของทั้งข้อมูลเอกสารต่างๆ ของบริษัท และยังเป็นศูนย์กลางในระบบงานอีกหลายๆ แห่ง จึงเป็นอีกหัวใจสำคัญในการดำเนินกิจการให้รุดหน้า

          ในเมื่อคุณรู้แล้วว่า เหตุการณ์วิกฤตต่าง ๆ เหล่านี้อาจเกิดขึ้นได้ในวันใดวันหนึ่ง ดังนั้น จึงควรเปลี่ยนวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นนี้ ให้เป็นโอกาสที่คุณจะได้เตรียมตัวให้พร้อม เพื่อรับมือสถานการณ์ต่าง ๆ กันตั้งแต่วันนี้เลยดีกว่าแต่ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ คือ อุบัติเหตุที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดฝัน อาจทำให้อุปกรณ์ไฮเทคต่าง ๆ ขององค์กรคุณไม่สามารถใช้งานได้ และที่สำคัญบางกรณีอาจถึงทำให้ข้อมูลและระบบต่าง ๆ ถูกทำลายหรือสูญหาย ซึ่งทำให้บริษัทฯ ต้องเกิดความเสียหาย ยิ่งในระยะหลังนี้ มักเกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติต่าง ๆ ขึ้นโดยที่เราไม่รู้ตัว มากมายเช่น น้ำท่วม พายุ แผ่นดินไหว ในฐานะฝ่ายที่ดูแลทางด้านนี้โดยตรง 

วิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญของโปรแกรมหรือแอพลิเคชั่นของบริษัท 

          โปรแกรมสำเร็จรูปหรือแอพพลิเคชันที่ใช้สำหรับธุรกิจตัวใดที่มีความสำคัญมาก-น้อย คุณควรจัดลำดับดู หากโปรแกรมหรือแอพลิเคชันใดที่ไม่สำคัญมาก แม้จะหายไปบ้างซักระยะก็จะยังไม่กระทบ กับธุรกิจ การให้คุณทราบสถานการณ์ (สถานะ) ของหน้าที่การทำงานของแอพลิเคชั่นนั้น ๆ ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อกรณีที่หากเกิดเหตุภัยใด ๆ ขึ้นจริง ๆ คุณก็จะทราบทันทีว่า โปรแกรมหรือแอพพลิเคชันไหนที่ควรต้องดูแล เป็นพิเศษ

เตรียมจัดเก็บสำรองโปรแกรมหรือเอกสารไว้ในหลาย ๆ แห่ง

          องค์กรบางแห่งก็มีการทำแบ็คอัพสำรองข้อมูลงานต่าง ๆ ของบริษัทเอาไว้ แต่บางบริษัทก็ยังไม่เห็นความสำคัญในเรื่องนี้ จนกว่าจะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้นจริง ๆ ที่จริงทุกบริษัทควรจัดทำสำรอง โปรแกรมและแอพพลิเคชั่นที่สำคัญเอาไว้เป็นหลาย ๆ สำเนาและเก็บไว้ในหลายๆ แหล่ง เช่น อาจจะเก็บไว้ใน เอ็กเทอร์นอลฮาร์ดดิสค์ หรือกระดาษเอกสาร ก็ควรจัดเก็บไว้ในรูปซอฟท์ไฟล์เอาไว้ด้วย เพื่อความปลอดภัยไว้ก่อน

วางแผนเอาไว้ล่วงหน้า

          ควรมีการวางแผนล่วงหน้าเอาไว้ตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อที่หากในวันที่เกิดเหตุการณ์หรือภัยพิบัติต่าง ๆ ขึ้นจริง ๆ คุณจะได้รู้ว่าควรจะต้องปฏิบัติตนอย่างไร และมีลำดับการเตรียมการได้อย่างราบรื่น ไม่มขลุกขลัก

พัฒนาความสามารถและความรู้ของบุคลากรในด้านการป้องกันและกู้ภัย

          บุคลากรในฝ่ายที่ดูแลด้านดังกล่าวควรจะพัฒนาทักษะและความรู้ความสามารถเฉพาะในด้านการป้องกันข้อมูลและกู้ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมรับกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา การพยายามหาโอกาสฝึกอบรมในด้านนี้ก็จะเป็นสิ่งที่ดียิ่ง และที่สำคัญ ต้องคอยติดตามข่าวสารเหตุการณ์ต่าง ๆ ของโลกอยู่เสมอด้วย

ให้ข้อมูล รายละเอียด และคำแนะนำ แก่พนักงานในแผนกอื่น ๆ ของบริษัท

          นอกจากเตรียมพร้อมตัวเองอยู่เสมอแล้ว คุณยังมีหน้าที่ต้องแนะนำให้พนักงานคนอื่น ๆ ในองค์กร (โดยเฉพาะหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง) เตรียมตัวให้พร้อมด้วย โดยมีการแจ้งข่าวสาร และเสนอแนะวิธีป้องกันและแก้ไขที่เข้าใจง่ายแก่เพื่อนพนักงานคนอื่น