เขียนร้อยให้ได้ล้าน สื่อสารได้ เข้าใจเร็ว

ทักษะการเขียนที่ดีนำไปสู่การ เป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพ มีคุณค่า และมีผลงานเป็นที่น่าพึงพอใจ ในช่วงเวลาของการแข่งขันทางธุรกิจ ทุกคนจำเป็นมีต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันด้วยความรวดเร็ว และที่สำคัญด้วยความแม่นยำหากพนักงานไม่ใส่ใจกับเรื่องของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ อาจทำให้เกิดการเข้าใจผิดพลาด และงานไม่บรรลุเป้าหมายตามที่มุ่งหวังไว้

นอกจากนั้น งานเขียนของคุณไม่ได้ส่งผลต่อตัวของคุณเท่านั้นแต่ยังสะท้อนถึงเจ้านายของคุณ หากเลขานุการเขียนแล้วสื่อสารไม่รู้เรื่อง เขาก็อาจตำหนิไปถึงเจ้านาย หรือผู้จัดการด้วย ดังนั้น เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารและเป็นการรักษาไว้ซึ่งความเป็นมืออาชีพ คุณควรรู้วิธีการเขียนที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ใช้ฟ้อนต์ให้เหมาะสม ควรเลือกใช้ฟ้อนต์ที่อ่านง่าย สบายตาและเหมาะกับวัตถุประสงค์ ฟ้อนต์บางชนิดเหมาะที่จะอ่านบนหน้าจอคอมพิวเตอร์มากกว่าพิมพ์ลงบนกระดาษ ในขณะที่ฟ้อนต์บางชนิดก็อ่านสบายตาเมื่อพิมพ์ลงบนกระดาษมากกว่าเวลาที่เห็น บนหน้าจอคอมพิวเตอร์
• ใช้ภาษาทางธุรกิจ แม้ว่าการสื่อสารทางอีเมลช่วยให้การเขียนจดหมายเพื่อติดต่อธุรกิจไม่ต้อง เคร่งครัดเหมือนเมื่อก่อน แต่สิ่งที่ควรระวังคือ อย่าเขียนให้ด้วยภาษาที่ดูเป็นกันเองมากเกินไป จนผู้อ่านรู้สึกราวกับว่าคุณกำลังแชทกับเพื่อนมากกว่าจะติดต่อธุรกิจ หรือในทางกลับกันบางคนเขียนจดหมายธุรกิจที่ดูเป็นทางการมากจนอ่านแล้วไม่รู้ เรื่อง ก็ไม่ถือว่าประสบความสำเร็จในการสื่อสารเช่นกัน วิธีการตรวจสอบว่าสิ่งที่คุณเขียนนั้นเหมาะสมหรือยัง สามารถทำได้โดยการอ่านทบทวนสิ่งที่คุณเขียนอีกครั้ง และจินตนาการว่าถ้าคุณเป็นผู้ที่ต้องรับสารนี้ คุณรู้สึกว่าผู้เขียนสมควรจะใช้คำพูดนี้หรือไม่
• ตรวจทานตัวสะกดให้ถูกต้อง หากคุณส่งเอกสารที่มีการพิมพ์ผิด หรือพิมพ์ตกหล่นออกไปภายนอก จะทำให้ผู้รับมองว่าคุณเป็นคนขี้เกียจ ฉะนั้นคุณจึงควรตรวจทานตัวสะกดอีกครั้งก่อนส่ง รวมทั้งอ่านเอกสารของคุณโดยออกเสียงดัง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณเขียนนั้นอ่านแล้วไม่สะดุดติดขัด และมีโทนเสียงที่น่าฟัง
• เขียนให้สั้นกระชับ เวลาที่เราเขียนจดหมายที่เป็นทางการเรามักจะใช้คำพูดยาว ๆ มีคำเชื่อม และคำฟุ่มเฟือยมากกว่าปกติ หากคุณเขียนประโยคที่มีคำเกิน 20 คำ หรือมีคำเชื่อมที่สามารถแบ่งประโยคออกได้ถึง 3 ส่วน คุณควรตัดออกมาเป็นประโยคใหม่จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายกว่า
• เขียนให้อ่านง่าย สำหรับนักธุรกิจนั้น แน่นอนว่าทุกวินาทีของเขาล้วนเป็นเงินเป็นทอง ด้วยเหตุนี้สิ่งที่คุณสื่อสารออกไปจะต้องชัดเจน ตรงประเด็น และได้ใจความ ซึ่งนักธุรกิจนั้นมักจะอ่านเอกสารแบบผ่าน ๆ เอกสารที่อ่านง่ายมักเป็นเอกสารที่มีการแบ่งเป็นข้อย่อย ๆ หรือมีหัวใหญ่ หัวข้อย่อยที่ชัดเจน มีการเน้นตรงส่วนที่สำคัญ เพื่อช่วยให้ผู้อ่านทำความเข้าใจในข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

เทคนิคการสื่อสารดังกล่าวข้าง ต้น ไม่เพียงทำให้คุณจัดทำเอกสารได้อย่างเป็นมืออาชีพ สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในอาชีพของคุณได้ด้วย