ทำอย่างไรให้เป็นสุดยอดพนักงานต้อนรับ

พนักงานต้อนรับเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งสำคัญของบริษัท เพราะเป็นเสมือนเมืองหน้าด่านในการต้อนรับลูกค้า ไม่ว่าลูกค้าจะโทรเข้ามาหรือก้าวเข้ามาติดต่อธุรกิจก็จะต้องพบกับพนักงาน ต้อนรับก่อนเป็นอันดับแรกหากมีลูกค้าใหม่ติดต่อเข้ามาแล้วพบกับพนักงานต้อนรับที่พูดจาไม่น่าฟัง เขาอาจเปลี่ยนใจไปทำธุรกิจหรือซื้อสินค้าจากบริษัทอื่นแทน แต่หากคนที่เข้ามาติดต่อธุระได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นจากพนักงานต้อนรับ ที่ยินดีให้ความช่วยเหลือและอำนวยความสะดวก โอกาสที่ลูกค้าจะเกิดความประทับใจกับบริษัทของเราก็จะมีมากขึ้นด้วย เพราะฉะนั้น การจะเป็นพนักงานต้อนรับที่ดีต้องมีคุณสมบัติต่อไปนี้

• มีรอยยิ้มพิมพ์ใจ เมื่อมีคนก้าวเข้ามาในออฟฟิศแล้วคุณกล่าวทักทายพร้อมด้วยรอยยิ้มอันสดใส อบอุ่น และจริงใจราวกับว่าพวกเขาเป็นคนสำคัญของคุณ แน่นอนว่าคนทุกคนย่อมเกิดความรู้สึกที่ดีเมื่อได้รับรอยยิ้มจากคุณ และเมื่อพวกเขาจะก้าวออกไป คุณก็กล่าวอำลาด้วยรอยยิ้มเป็นการส่งท้าย รับรองว่าคุณจะสร้างความประทับใจให้กับพวกเขาไปได้อีกนานเชียวล่ะ
• แต่งตัวให้เป็นมืออาชีพ ในฐานะพนักงานต้อนรับ บุคลิกภายนอกของคุณจะเป็นตัวสะท้อนไปถึงลักษณะของนายจ้างของคุณด้วย คุณไม่จำเป็นต้องใส่เสื้อผ้าแบรนด์ดังนำแฟชั่นหรอกนะ เพียงแค่แต่งตัวให้ดูสะอาดสะอ้าน สดใส ดูมีชีวิตชีวา และน่าประทับใจก็พอ
• ส่งรอยยิ้มผ่านสายโทรศัพท์ มีคนเคยแนะนำไว้ว่า ก่อนจะยกหูโทรศัพท์ให้ยิ้มเสียก่อน 1 ครั้ง จะทำให้น้ำเสียงของคุณเปี่ยมไปด้วยรอยยิ้มอันสดใส ไปจนถึงปลายสายอีกข้างหนึ่งได้รับรู้ถึงรอยยิ้มของคุณ แม้จะไม่ได้เห็นหน้ากันก็ตาม และคนที่คุณคุยด้วยเขาก็จะตอบกลับมาด้วยน้ำเสียงที่เปี่ยมไปด้วยมิตรไมตรี อันดีเช่นกัน เคล็ดลับอีกอย่างคือ ยิ้มให้เยอะๆ แล้วตัวคุณเองจะยิ่งมีความสุขมากขึ้นด้วยเช่นกัน
• อัธยาศัยที่ดีเปลี่ยนศัตรูให้เป็นมิตร ตรงนี้ไม่ได้หมายความว่าจะมีใครที่คิดร้ายกับคุณแต่อย่างใด เพียงแต่คุณอาจจะต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าที่ใจร้อน มีความอดทนต่ำ พูดจาห้วนๆ กระโชกโฮกฮาก หยาบคาย หลากหลายรูปแบบที่ทำให้คุณรำคาญใจ พยายามทำความเข้าใจกับพวกเขา บางทีเขาอาจจะมีความกังวลใจเรื่องการประชุมที่กำลังจะเริ่มขึ้น หรืออาจจะมีปัญหาชีวิตส่วนตัวก็ได้ ที่คุณควรทำคือต้อนรับเขาด้วยความเต็มใจ แม้เขาจะแสดงกิริยาที่ไม่ค่อยดีกับคุณก็ตาม เชื่อได้อย่างหนึ่งว่าคนเรามักจะแพ้ให้กับความดี และยอมสยบให้กับความมีน้ำใจ ช่วยเหลือ เอื้อเฟื้อมานักต่อนักแล้ว บางทีสิ่งที่คุณทำให้เขาอาจทำให้วันแย่ๆ ของคนๆ หนึ่งดีขึ้นมาบ้างก็ได้
• เป็นผู้ฟังที่ดี ไม่ว่าลูกค้าจะโทรเข้ามาหรือก้าวเข้ามาภายในบริษัท คุณควรเปิดโอกาสให้เขาบอกความต้องการของเขาอย่างเต็มที่ เพราะการฟังอย่างตั้งใจจะทำให้คุณเข้าใจจุดมุ่งหมายของเขา และสามารถแนะนำหรือให้ความช่วยเหลือแก่เขาได้อย่างถูกต้องเหมาะสมเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย
• วางกระปุกลูกอมสมัยคุณยังเด็กไว้บนโต๊ะ จะช่วยให้ผู้คนนึกถึงความทรงจำอันแสนหวานเมื่อครั้งยังเยาว์ ลูกอมยังช่วยให้เขาเกิดความรู้สึกดีๆ กับคุณอีกด้วย
• อย่าใช้โทรศัพท์คุยเรื่องส่วนตัว หรือเล่นอินเทอร์เน็ตในเวลาทำงานเด็ดขาด !