คู่มือการจดรายงานการประชุมอย่างง่ายสำหรับพนักงานมือใหม่
การประชุม จัดเป็นอีกกิจกรรมหนึ่งที่สำคัญมากในการทำงาน เพราะเป็นการปรึกษาหารือและหาข้อตกลงร่วมกันของทีมงาน นั่นทำให้การจดรายงานการประชุม หรือ Minutes of Meeting เป็นงานที่สำคัญมากอีกอย่างหนึ่ง เพราะเป็นการบันทึกว่างานดำเนินไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว มีสิ่งไหนที่ตกลงร่วมกันบ้าง มีใครรับผิดชอบงานส่วนไหนบ้าง และมีงานตรงไหนที่ต้องตามต่อ หรือต้องได้รับความช่วยเหลือจากฝ่ายอื่น ๆ ถึงแม้ว่าการประชุมส่วนใหญ่จะมีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นพนักงานระดับหัวหน้างาน ผู้บริการ หรือคนที่ดูแลงานนั้น ๆ โดยตรง เพื่อแก้ไขปัญหาและหาข้อตกลงร่วมกัน และผู้บันทึกการประชุมมักจะเป็นเลขาของหัวหน้า หรือผู้บริหาร แต่หากคุณเป็นพนักงานน้องใหม่ ที่หัวหน้างานของคุณมอบหมายให้คุณเป็นผู้จดบันทึกการประชุมแล้วล่ะก็ ลองมาเรียนรู้วิธีการจดรายงานการประชุมผ่าน “คู่มือการจดรายงานการประชุมอย่างง่ายสำหรับพนักงานมือใหม่” กัน
ก่อนอื่นต้องมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า การทำรายงานการประชุม ไม่ใช่การจดบันทึกทุกคำพูดที่เกิดขึ้นในที่ประชุม แต่เป็นการสรุปใจความสำคัญของเรื่องที่ประชุมกันอยู่ เช่น มีข้อตกลงอะไรบ้างที่เกิดขึ้นในที่ประชุม ใครมีความเห็นอย่างไรบ้าง มีเรื่องอะไรบ้างที่ต้องตามต่อ และใครรับผิดชอบงานส่วนไหนไปทำต่อบ้าง หรือแม้กระทั่งงานตอนนี้อยู่ที่ขั้นตอนไหนแล้ว ทั้งนี้การทำรายงานการประชุมก็เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมรับรู้และเข้าใจตรงกันถึงเนื้อหาที่ได้ประชุมกันไปแล้ว ดังนั้นคนที่ทำหน้าที่ทำรายงานการประชุมจึงสำคัญมาก
เตรียมตัวก่อนการประชุม
1. หาบันทึกหรือรายงานการประชุมครั้งก่อนหน้ามาดูเป็นตัวอย่าง
ว่าที่นี่มีรูปแบบและวิธีการเขียนรายงานการประชุมอย่างไร ให้ความสำคัญกับตรงไหนเป็นพิเศษ มีความเป็นมาอย่างไร เรื่องงานที่ประชุมตอนนี้ถึงขั้นตอนไหนแล้ว เพื่อให้คุณมีไอเดียคร่าว ๆ ของการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น และเขียนรายงานได้ตรงประเด็น แต่ถ้าการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้นเป็นการกระชุมในประเด็นนี้ หรืองานนี้เป็นครั้งแรก คุณอาจลองไปขอรายงานการประชุมของบริษัทที่คุณทำงานอยู่กับแผนกอื่น ๆ ในบริษัท เพื่อที่อย่างน้อยคุณก็จะได้รู้ว่ารูปแบบการเขียนรายงานการประชุมของบริษัทเป็นอย่างไร
2. รู้หัวข้อการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น (Meeting Agenda)
เป็นสิ่งแรก ๆ ที่คุณต้องรู้ก่อนเข้าประชุม และเมื่อคุณได้รับหน้าที่เป็นผู้จดบันทึกและทำรายงานการประชุม ให้คุณนำแบบฟอร์มจากการประชุมครั้งก่อน ๆ หรือจากแผนกอื่น ๆ ที่คุณขอมาได้ ลบเนื้อหา และแก้หัวข้อเตรียมพร้อมไว้เลย
3. เลือกวิธีที่จะจดบันทึกรายงานการประชุมด้วยวิธีที่คุณถนัด
เช่น ถ้าคุณถนัดพิมพ์ก็ให้คุณเลือกจดรายงานการประชุมลงบนโน้ตบุ๊คของคุณ เราสนับสนุนให้คุณใช้วิธีนี้ เพราะคุณจะได้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนด้วยการจดบันทึกการประชุมด้วยมือ แล้วเอามาพิมพ์ใหม่อีกครั้ง ถ้าคุณเลือกที่จะพิมพ์ เมื่อจบการประชุมคุณเพียงแค่ตรวจทานและเรียบเรียงสิ่งที่คุณบันทึกไว้และสามารถส่งรายงานการประชุมของคุณให้กับผู้เข้าร่วมประชุมโดยใช้เวลาไม่นานเกินไป
4. ใช้วิธีอัดเสียงเข้าช่วยเพื่อเก็บรายละเอียดให้ครบถ้วน
หากคุณเลือกที่จะอัดเสียงที่ประชุมไว้ นอกจากที่คุณจะต้องเตรียมเครื่องอัดเสียงให้พร้อมแล้ว คุณต้องแจ้งสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบล่วงหน้าด้วยว่าคุณจะอัดเสียงการประชุมครั้งนี้
5. เตรียมสมุดและปากกาไว้เผื่อฉุกเฉิน
กรณีโน้ตบุ๊คเกิดปัญหาใช้การไม่ได้ระหว่างประชุม เพื่อที่ว่าคุณจะยังจดบันทึกการประชุมด้วยสมุดและปากกาต่อไปได้ โดยที่ไม่พลาดเนื้อหาในการประชุม
ระหว่างการประชุม
1. บันทึกสถานที่ วัน เวลาที่เริ่มและที่การประชุมสิ้นสุดลง
2. บันทึกสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุม
ผ่านการให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อเข้าประชุมก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น
3. แบ่งหัวข้อการประชุมตามวาระ บันทึกประเด็นหลัก ๆ ที่พูดคุยกัน
บันทึกข้อคิดเห็นของแต่ละฝ่าย ผลโหวต มติของที่ประชุม และแผนการดำเนินงานต่อไปตามมติที่ประชุม ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใดบ้าง และกำหนดเวลาที่ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานนั้น ๆ ตกลงทำให้เสร็จตามที่ได้บอกไว้ในที่ประชุม
4. ไม่กลัวที่จะตั้งคำถามหากไม่เข้าใจเนื้อหาหรือประเด็นไหนที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม
เพราะรายงานการประชุมของคุณจะเป็นหลักฐานที่ทุกคนในที่ประชุมจะได้รับและยึดถือไว้เพื่อทำงานในขั้นตอนต่อ ๆ ไป
5. ทำหน้าที่เป็นผู้จับเวลาและดำเนินการประชุมที่ดี
บ่อยครั้งที่การประชุมกินเวลานานกว่าที่กำหนดไว้ อาจเป็นเพราะผู้เข้าร่วมประชุมหารือในประเด็นนั้นนานเกินไป หรือพูดออกนอกเรื่องและเนื้อหาการประชุมออกไปมาก คุณสามารถเตือนและดึงให้ผู้เข้าร่วมการประชุมกลับเข้ามาสู่ประเด็นหลักที่กำลังพูดอยู่ได้ ด้วยการพูดถึงประเด็นและเป้าหมายหรือเรื่องที่กำลังหารืออยู่ตอนนี้ว่าเป็นเรื่องอะไร และไม่ลืมที่จะเตือนว่าตอนนี้ใช้เวลาในการประชุมมากน้อยไปขนาดไหนแล้ว และเหลือเวลาที่จะประชุมตามที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่แรกเท่าไหร่ เพื่อให้การประชุมไม่ยาวจนเกินไป และยังคงได้ใจความที่ครบถ้วนอยู่
หลังจบการประชุม
1. เรียบเรียงและตรวจทานบันทึกการประชุมที่จดไว้มาทำเป็นรายงาน
เรียบเรียงเนื้อหาให้เหมาะสม ตรวจทานภาษาให้ถูกต้อง
2. ทำให้รายงานการประชุมอ่านง่ายด้วยการใช้การแบ่งหัวข้อ หรือไฮไลท์เน้นย้ำประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในการประชุม
ไม่ลืมที่จะแยกหัวข้อออกมาให้ชัดเจนว่ามีมติไหนที่เกิดขึ้นในที่ประชุมแล้วบ้าง และมีใครต้องไปดำเนินการอะไรต่อบ้าง ต้องได้ผลลัพธ์อะไรก่อนการประชุมครั้งหน้าจะเกิดขึ้น และไม่ลืมที่จะใส่วันและเวลาในการประชุมครั้งต่อไปหากได้มีการตกลงกันไว้แล้ว
3. แนบไฟล์เสียงที่คุณอัดไว้เพื่อประกอบรายงานการประชุมด้วย
ถ้าคุณได้อัดเสียงไว้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้รับรู้รายละเอียดร่วมกัน อาจจะส่งผ่านอีเมล หรือเก็บไว้ในคลาวด์เพื่อให้สามารถเปิดฟังได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
4. จัดทำรายงานการประชุมให้เรียบร้อยและส่งให้ผู้ร่วมประชุมทั้งโดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุมจบลง
เพื่อที่คุณจะได้เรียบเรียงเนื้อหาได้อย่างครบถ้วน และผู้เข้าร่วมการประชุมเองจะได้ไม่ลืมที่จะทำงานต่อได้อย่างรวดเร็ว
ลองนำวิธีเหล่านี้ที่จะทำให้คุณเป็นมือโปรในการทำรายงานการประชุมไปใช้ เพื่อพัฒนาสกิลการจดบันทึกการประชุม ซึ่งไปอีกสกิลหนึ่งที่คุณไม่ควรละเลย และยังเปิดโอกาสให้คุณได้ก้าวหน้าในหน้าที่การงานของคุณได้ เพราะผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่คือผู้บริหาร หัวหน้างานที่มีอำนาจตัดสินใจ ไม่แน่คุณอาจฉายแววการทำงานที่โดดเด่นให้หัวหน้าได้เห็นผ่านรายงานที่คุณทำอยู่ก็ได้
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า