6 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม
ทำไมเราต้องมีการประชุมกันด้วย? วัตถุประสงค์ที่แท้จริงคืออะไร? อาจเป็นเพราะเราไม่สามารถทำโปรเจคนี้คนเดียวได้ หรือไม่สามารถคิดทั้งโปรเจคคนเดียวได้ เป็นงานที่ต้องช่วยกันทำ ระดมความคิด ระดมสมองกัน และต้องการการตัดสินใจร่วมกัน
บางคนคงมีประสบการณ์ที่ว่าจัดประชุมกี่ครั้ง ก็ยังหาข้อสรุปไม่ได้ จนในบางครั้งก็เกิดคำถามในใจหลายคำถามด้วยกัน เช่น นี่จ้างมาประชุมหรือเปล่า? เราประชุมกันไปนั้น เราได้อะไรจากการประชุมบ้าง เราใช้เวลาคุ้มค่าหรือไม่? แล้วผลของการประชุมแต่ละครั้งที่เราต้องการนั้น เราได้ตามที่ต้องการจริง ๆ หรือไม่? แล้วถ้าเราจะทำให้ การประชุมมีประสิทธิภาพ มากขึ้นเราจะต้องทำอย่างไรบ้าง มาดูกันเลยค่ะ
1. วาระในการประชุมต้องชัดเจน
วาระการประชุมเปรียบเสมือนเป็นการกระตุ้นให้ผู้ที่ต้องร่วมประชุมวางแผนล่วงหน้า และเตรียมการก่อนที่จะประชุม และควรจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าเมื่อจบการประชุมครั้งนี้ จะต้องได้บทสรุปอะไรจากที่ประชุม เพื่อที่จะให้สมาชิกทุกคนเห็นเป้าหมาย และดำเนินงานไปในทิศทางเดียวกัน
2. กำหนดระยะเวลาการประชุม
การกำหนดระยะเวลา เป็นการทำให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนโฟกัสที่วาระการประชุมมากขึ้น รวมถึงได้บทสรุปของที่ประชุม ภายในระยะเวลาที่กำหนด มีการจำกัดระยะเวลาที่จะใช้ในการประชุมให้ชัดเจน เช่น 1 ชั่วโมง 2 ชั่วโมง เป็นต้น
3. ผู้ร่วมประชุมคือบุคคลที่เกี่ยวข้อง
การเชิญเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องนั้น ทำให้การประชุมไม่ยืดเยื้อ ได้คำตอบในเรื่องของการทำงาน ผู้จัดประชุมจะทราบอยู่แล้วว่า การประชุมแต่ละครั้งนั้น ใครเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องบ้าง การตามงาน หรือสอบถามข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจในที่ประชุม ก็จะง่ายยิ่งขึ้น
4. ตรงต่อเวลา
การตรงต่อเวลาเป็นลักษณะของผืที่มีความรับผิดชอบ มีวินัย และยังเป็นการให้เกียรติผู้ร่วมประชุมท่านอื่นอีกด้วย และต่อเนื่องจากการกำหนดระยะเวลาประชุม หากการประชุมนั้นถูกเลื่อนไปด้วยการรอให้ครบองค์ประชุม ก็จะเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และเสียบรรยากาศการประชุมอีกด้วย
5. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น
สิ่งสำคัญในการประชุมคือการตัดสินใจร่วมกัน เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ดีที่สุดด้วยการระดมข้อมูล ระดมความคิด ดังนั้นการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้ แสดงความคิดเห็นในที่ประชุม จึงหัวใจ และตอบโจทย์จุดประสงค์ของการจัดประชุม
6. ถ้าคิดว่ายังไม่พร้อม อย่าจัดประชุม
หากประธานที่ประชุม ทราบว่าสมาชิกไม่พร้อมในการประชุมนัดนี้ และมีภาวะเสี่ยงที่จะเป็นการเสียเวลาเปล่า ก็จะเลื่อนการประชุมนี้ออกไป เพราะการมาประชุมแบบไม่ได้เตรียมข้อมูลอะไรมาเลย แล้วมาหาข้อมูลต่าง ๆ ณ ที่ประชุม จะเป็นการเสียเวลาอย่างยิ่ง เสียทั้งเวลาในการทำงาน และภาพลักษณ์ในการทำงาน
การประชุมจะประสบความสำเร็จได้นั้นผู้ร่วมประชุมทุกคนจะต้องเคารพกฎเกณฑ์ของที่ประชุม รวมถึงรู้จักหน้าที่ของตัวเอง ไม่ควรนำที่ประชุมออกนอกเรื่อง เราก็จะไม่ต้องใช้เวลาในการประชุมยาวนานเกินความจำเป็น สุดท้ายแล้วผลงานที่ออกมาก็จะมากด้วยประสิทธิภาพ และความสามัคคีในทีมอีกด้วย
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ
