เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

"ประชุมทั้งวัน" "ประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน" "การประชุมน่าเบื่อมาก" "เรื่องเล็กๆก็ต้องเรียกประชุม" นี่คือตัวอย่างเสียงบ่นจากผู้เข้าร่วมประชุม ถ้าอยากจะทราบว่ามีเสียงบ่นอะไรมากกว่านี้ขอให้แอบไปฟังผู้เข้าร่วมประชุมบ่นในห้องน้ำระหว่างที่พักเบรก จากเหตุการณ์นี้ ท่านผู้อ่านคงจะเห็นแล้วว่าองค์กรหลายองค์กรได้สูญเสียเวลาประชุมไปเป็น จำนวนมาก ถ้าอยากจะทราบว่าเสียไปมากเท่าไหร่ ลองรวบรวมเวลาประชุมของปีที่ผ่านมาว่ามีทั้งหมดกี่ประชุม เวลารวมทั้งหมดเป็นเท่าไหร่ กี่เปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงการทำงานทั้งหมด

ดังนั้น ถ้าจะถามว่าการประชุมจำเป็นหรือไม่ แน่นอนทุกคนทุกองค์กรต้องตอบว่า “จำเป็น” แต่เราจะทำอย่างไรให้การประชุมที่เป็นสิ่งจำเป็นนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่ง ขึ้น เพื่อให้การประชุมเป็นที่ที่ทุกคนอยากจะเข้าไปมีส่วนร่วม เพราะเป็นการประชุมที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เราจึงขอนำเสนอเทคนิคการประชุม ดังต่อไปนี้

1. การวางแผนการประชุมประจำปี (Annual Meeting Plan) การวางแผนการประชุมประจำปีเป็นการปรับการประชุมทุกคณะให้เป็นระบบเป็น ระเบียบมากยิ่งขึ้น เช่น ทุกวันจันทร์แรกของเดือนเป็นการประชุมของฝ่ายบริหาร และทุกวันจันทร์ที่สองของเดือนเป็นการประชุมของทุกฝ่าย/แผนก ทั้งนี้ การประชุมคณะกรรมการกิจกรรมชุดต่างๆ จะเป็นการประชุมกันสัปดาห์ที่สามและสี่ของเดือน ถ้ามีการประชุมที่เร่งด่วนฉุกเฉินสามารถดำเนินการได้ แต่ต้องไม่ขัดกับการประชุมของฝ่ายจัดการ และควรจัดทำปฏิทินการประชุมประจำปีไว้ล่วงหน้า แล้วติดประกาศให้ทุกคนทราบล่วงหน้า จะได้ไม่มีปัญหาในระหว่างปีว่ามีการประชุมขัดกัน

2.ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น (Key Issues) การประชุม คือการปรึกษาหารือ ไม่ใช่เป็นการรายงานผลงาน และไม่ใช่เป็นที่สำหรับการแจ้งเพื่อทราบ เป็นที่ที่ต้องการความคิดเห็นที่หลากหลาย เป็นที่ต้องการอภิปรายเพื่อหาข้อสรุปร่วมกัน ดังนั้น ควรชี้แจงทำความเข้าใจกับทุกคนในองค์กรว่า ควรจะใช้การประชุมเพื่ออะไร อย่าเรียกประชุมมั่ว บางองค์กรกำหนดไว้เลยว่าใครจะประชุมอะไร และต้องชี้แจงด้วยว่า ทำไมต้องประชุม ใช้เวลาประชุมเท่าไหร่ ใครบ้างที่เข้าประชุม ที่ทำเช่นนี้ไม่ใช่ไม่สนับสนุนการประชุม แต่เขาไม่ต้องการให้ที่ประชุมเป็นหลุมพรางขอความสูญเปล่าขององค์กร (Loss) หรือจะเรียกเป็นภาษาที่ทันสมัยแบบภาษาการเมืองในบ้านเราคือ “การอู้งานเชิงระบบ”

3. กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน (Effective Agenda) องค์กรควรจะให้ความสำคัญ การกำหนดวาระการประชุมให้มากขึ้น เพราะนี่คือการวางแผน ถ้าวางแผนผิด การดำเนินการประชุมก็ขาดประสิทธิภาพ การกำหนดการประชุมต้องมั่นใจว่า หัวข้อเป็นหัวข้อที่ต้องการให้พูดในที่ประชุม เวลาในแต่วาระเหมาะสม ลำดับวาระสอดคล้องกัน ดังนั้น การที่จะกำหนดวาระการประชุมได้นั้น ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะต้องเตรียมเรื่องที่พูดไว้เรียบร้อย พูดง่ายๆ ก็คือ เอกสารสำหรับการประชุมควรจะเสร็จก่อนการกำหนดการประชุม เพราะถ้ากำหนดวาระไปก่อน พอมาเตรียมข้อมูลจริงๆ แล้วปรากฏว่า เวลาที่กำหนดไว้ในวาระไม่พอ หรือมากเกินไป

4. เดินตามวาระการประชุม (Follow Agenda) เทคนิคอย่างหนึ่งที่เราได้แนะนำองค์กรต่างๆ ก็คือ ขอให้เดินตามวาระการประชุม ถ้าองค์กรใดใช้ชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicator = KPI) แล้ว เวลาประชุมให้แต่ละหน่วยงานว่าไปตามตัว KPI แต่ละตัวเลยว่า เป้าหมายคืออะไร เดือนที่ผ่านมาเป็นอย่างไร เดือนหน้าจะมีแผนงานรับรองอย่างไร ถ้าใคร (อาจจะเป็นประธานหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น) ต้องการอภิปรายหัวข้อนั้น ๆ เพิ่มเติม ขอให้เขียนหัวข้อนั้นๆ ไว้บนกระดานเป็นหัวข้อรอการอภิปราย (Pending Issue) และเขียนด้วยว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้อง จดบันทึกนี้กับทุกวาระ เมื่อครบทุกวาระตามกำหนดการแล้ว ค่อยมาดูว่าหัวข้อไหนที่เกี่ยวข้องกับทุกคน นำมาอภิปรายกันก่อน แล้วค่อยนำเอาหัวข้อที่มีผู้เกี่ยวข้องน้อยมาอภิปรายตามลำดับ ถ้าทำเช่นนี้ จะทำให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการอภิปรายบางหัวข้อ สามารถเลิกประชุมได้ก่อน และไม่ต้องมานั่งเสียเวลามานั่งฟังคนเพียงสองคนนั่งเถียงกันทั้งวัน

สิ่งสำคัญเหนือสิ่งอื่นใดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น คือ ประธานที่ประชุมจะต้องเป็นตัวอย่าง จะต้องเดินตามกติกาที่กำหนดขึ้นมา และสิ่งสำคัญที่มองไม่เห็นคือ วัฒนธรรมองค์กรในการประชุม องค์กรจะต้องทุ่มเทกับการสร้างวัฒนธรรมในการประชุมไปสักระยะหนึ่ง พอเป็นวัฒนธรรมองค์กรแล้ว ไม่จำเป็นที่ใครคนใดคนหนึ่งจะต้องมาบังคับให้ทุกคนปฏิบัติตามกติกา

ที่มา : www.hrcenter.co.th