การบริหารองค์กรขนาดเล็กควรทำอย่างไร
ขึ้นชื่อว่าเป็นองค์กรขนาดเล็ก หลายคนอาจจะคิดว่าน่าจะบริหารงานได้สบาย ๆ ไม่ยากเท่ากับการบริหารงานองค์กรขนาดใหญ่ แต่จริง ๆ แล้วไม่ว่าองค์กรจะเล็กหรือใหญ่ต่างก็มีเรื่องท้าทายทั้งนั้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังมองหาแนวทางการบริหารองค์กรขนาดเล็กอยู่ เทคนิคดังต่อไปนี้อาจช่วยคุณได้ค่ะ
หน้าที่ต้องชัดเจน
ปัญหาลำดับต้น ๆ ขององค์กรขนาดเล็กคงหนีไม่พ้นเรื่องความจำกัดของบุคลากร ดังนั้นสิ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือ พนักงานหนึ่งคนต้องรับงานตั้งแต่ไม้จิ้มฟันยันเรือรบ ไม่รู้ขอบข่ายหน้าที่ที่ชัดเจนของตนเอง ทำให้เกิดความสับสนว่างานชิ้นหนึ่งมีใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก จริงอยู่ว่าเราคงไม่สามารถแก้ปัญหาด้วยการจ้างคนเพิ่มได้ทุกครั้งไป พนักงานหนึ่งคนอาจจะยังต้องรับหน้าที่มากกว่าหนึ่งอย่าง แต่สิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งคือกำหนดขอบข่ายหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งให้ชัดเจนเหมาะสม และมีการสื่อสารให้พนักงานรู้โดยทั่วกัน ความชัดเจนนี้จะช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมได้อีกด้วยว่ามีการกระจายงานอย่างยุติธรรมหรือไม่ มีงานไปคั่งค้างหนักที่ใครคนใดคนหนึ่งเป็นพิเศษหรือเปล่า
เล็กแต่ต้องเป็นระบบ
ผู้บริหารหลายคนอาจให้ความสำคัญในการสร้างระบบให้องค์กรตัวเองน้อยเกินไปเพราะคิดว่าไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคิดเรื่องนี้ก็สามารถทำงานได้ไม่มีปัญหา คิดเช่นนั้นก็ไม่ผิดค่ะเพราะองค์กรขนาดเล็กมักมีโครงสร้างที่ไม่ซับซ้อน อาจไม่ต้องการระบบมาช่วยในการบริหารมากนัก และสามารถเน้นพึ่งพาประสบการณ์ของพนักงานเป็นหลัก แต่ถ้าบริษัทต้องการการเจริญเติบโต จะมองข้ามเรื่องระบบการจัดการไม่ได้อย่างเด็ดขาด มีหลายองค์กรที่พึ่งพาพนักงานมากจนเกินไป เมื่อพนักงานที่ดี มีฝีมือจากไปก็เกิดอาการเสียศูนย์ต้องมาเริ่มต้นสอนงานกันใหม่ แม้สิ่งที่ทำให้บริษัทเดินหน้าไปได้คือพนักงาน แต่สิ่งที่จะค้ำจุนและส่งเสริมความเติบโตให้บริษัทคือระบบที่ดี ซึ่งรวมถึงแนวทางการทำงานที่มีการวางโครงสร้างมาอย่างดี มีแผนสำรองฉุกเฉินให้งานดำเนินต่อไปได้ มีเอกสาร ขั้นตอนการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ช่วยให้พนักงานหน้าใหม่ทำงานได้ดีไม่แพ้พนักงานมากประสบการณ์
ทำดีต้องได้ดี
องค์กรขนาดเล็กส่วนมากเป็นบริษัทของครอบครัว เครือญาติหรือเพื่อนฝูง ลักษณะการบริหารงานก็เช่นกันที่มักจะอิงระบบถ้อยทีถ้อยอาศัยเหมือนคนในครอบครัว ดังนั้นใครที่สนิท ใกล้ชิดกับเจ้านายก็จะมีโอกาสมากกว่าคนอื่น ๆ รวมไปถึงเรื่องโอกาสในหน้าที่และผลตอบแทนด้วย สิ่งเหล่านี้ย่อมส่งผลเสียต่อองค์กรในระยะยาวเพราะพนักงานจะสนใจเรื่องการเสริมสร้างศักยภาพของตัวเองน้อยกว่าที่ควรจะเป็นและอาจทำให้คนเก่งมีฝีมือเกิดความรู้สึกว่าองค์กรขาดความยุติธรรมใน การประเมินผลงาน ก่อให้เกิดเป็นบรรยากาศแบบติดลบในการทำงานได้ ดังนั้นแม้ว่าองค์กรจะเล็กแต่ผู้บริหารก็ควรให้ความสำคัญกับการประเมินผลงานตามความสามารถของพนักงานมากกว่าสายสัมพันธ์หรือความสนิทสนม
งานต้องตรวจสอบได้
องค์กรขนาดใหญ่มักจะมีการจ้างที่ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายภาษีหรือฝ่ายตรวจสอบภายในให้ขึ้นตรงกับทางบริษัท เพื่อคอยตรวจตราเอกสารและข้อมูลทางบัญชีต่าง ๆ ให้มีความถูกต้อง โปร่งใส ในขณะที่องค์กรขนาดเล็กอาจจะต้องพึ่งพาบริษัทที่ให้บริการในด้านต่าง ๆ เหล่านี้ ความแตกต่างระหว่างการมีผู้เชี่ยวชาญเป็นของตัวเอง กับการต้องใช้บริการผู้เชี่ยวชาญที่ดูแลลูกค้าอีกหลายบริษัทคือ ความทุ่มเทและความใส่ใจที่คุณจะได้รับ รวมไปถึงความความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจของบริษัท เรื่องกฎหมาย ภาษีและบัญชีมีความสำคัญในการดำเนินธุรกิจทุกขนาด เพราะการกระทำที่ขัดต่อกฏหมายอาจส่งผลเสียร้ายแรงทั้งด้านการเงินและชื่อเสียงของบริษัทและยังมีผลบังคับใช้ย้อนหลังอีกด้วย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญ ถ้าจ้างโดยตรงไม่ได้ก็ควรเลือกบริษัทผู้ให้บริการที่มีคุณภาพแม้ราคาอาจจะสูงขึ้นอีกสักเล็กน้อย เหมือนกับเป็นการซื้อประกันความเสี่ยงให้แก่องค์กร อย่าให้เกิดเป็นเรื่องเสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่ายภายหลังจะดีที่สุดค่ะ
บุคลากรต้องได้รับการพัฒนา
จะเห็นได้ว่าการบริหารองค์กรขนาดเล็กในความเป็นจริงแล้วมีหลักการไม่ต่างกับการบริหารองค์กรขนาดใหญ่มากนัก ที่สำคัญผู้บริหารย่อมอยากเห็นองค์กรของตัวเองเจริญก้าวหน้า แม้จะเริ่มจากขนาดเล็กแต่ต้องมีเป้าหมายเพื่อเติบโตเป็นองค์กรใหญ่สักวันหนึ่ง ดังนั้นควรวางรากฐานที่ดีให้กับองค์กรตั้งแต่วันนี้ บริหารงานอย่างเป็นมืออาชีพ สร้างระบบที่ดี มีแผนการพัฒนาบุคลากร หลายครั้งองค์กรขนาดเล็กทำได้ดีมากจนขยายตัวเป็นองค์กรขนาดใหญ่ แต่กลับต้องประสบปัญหาในการบริหารเพราะเตรียมรับมือกับความสำเร็จที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วไม่ทัน ดังนั้นผู้บริหารต้องมองไปข้างหน้าและมีแผนรองรับความเปลี่ยนแปลงต่างๆอยู่เสมอนะคะ
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ