เคล็ดลับทำงานฉับไว ทันเดดไลน์ ไม่ผิดพลาด
การทำงานกับเดดไลน์มักเป็นของคู่กันเสมอ คนทำงานหลาย ๆ คนอาจต้องเคยพบเจอกับสถานการณ์ปั่นงานเมื่อถึง เดดไลน์กันมาบ้างไม่มากก็น้อย ถึงตอนนั้นก็ได้แต่ร้องในใจว่า“ไม่น่าเลย รู้อย่างนี้น่าจะทำแต่เนิ่น ๆ” jobsDB มีเคล็ดลับดี ๆ มาฝากถึงคนทำงานทุกคน ถึงเวลาแล้วที่จะต้องลด ละ เลิกพฤติกรรมการทำงานแบบเดิม ๆ แล้วหันมาพัฒนาตัวเองให้ทำงานอย่างมีระบบ ฉับไว ทันเดดไลน์ และไม่ผิดพลาดกันดีกว่า
1. คิดก่อนทำ
งานบางงานเราสามารถกำหนดเดดไลน์ หรือมีส่วนร่วมทำข้อตกลงเกี่ยวกับเดดไลน์ได้ จงใช้โอกาสนี้ให้เป็นประโยชน์ เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่ายว่าต้องใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของการคิดวิเคราะห์ให้ดีก่อนการตั้งเดดไลน์ เพราะเดดไลน์ที่กระชั้นชิดเกินไป นอกจากจะทำให้งานต้องเดินหน้าอย่างเร่งรีบโดยไม่จำเป็นแล้ว อาจทำให้งานไม่มีคุณภาพเท่าที่ควร ทั้งนี้ก็ต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมว่างานเหล่านั้นสามารถยืดหยุ่นได้แค่ไหน เพราะบางงานที่ต้องใช้ระยะเวลายืดออกไปนั่นหมายถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน
2. ตั้งเป้าหมาย วางแผนทุกขั้นตอน
เมื่อได้ตกลงเดดไลน์ร่วมกันแล้ว นำเป้าหมายมาตั้งให้ชัดเจนว่าต้องทำงานแต่ละขั้นตอนโดยใช้เวลาเท่าใด ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งของการตั้งเป้าหมายแล้วไปไม่ถึงเดดไลน์ ก็เพราะเราตั้งเป้าหมายปลายทางเอาไว้เพียงอย่างเดียว ทำให้ระหว่างการดำเนินงานไม่สามารถรู้ได้อย่างแน่ชัดเลยว่าปัจจุบันเราอยู่ที่ส่วนไหนของโปรเจกต์แล้ว และยังขาดอีกกี่ส่วนที่จะทำให้งานสมบูรณ์ วิธีแก้ไขปัญหาก็คือ กำหนดเป้าหมายย่อย ๆ ในแต่ละช่วงก่อนไปถึงเป้าหมายหลักเอาไว้ เพื่อที่จะเป็นตัวชี้วัดว่าปัจจุบันงานอยู่ที่ตำแหน่งไหนแล้ว อีกทั้งยังเป็นการบริหารงานในส่วนย่อยได้มีประสิทธิภาพขึ้น ไม่ให้เกิดการทำงานทับซ้อนกัน หรือเกิดการทำงานแบบคอขวด การทำงานตามเป้าหมายย่อย ๆ นั้น หากมีช่วงใดทำงานได้เร็วกว่ากำหนดก็สามารถปันไปให้ส่วนอื่นได้ หรือหากเป้าหมายนั้นเกินเวลาที่กำหนดก็อาจจะต้องเร่งทำเวลาให้เร็วขึ้น และสามารถชี้แจงกับผู้รับไม้ต่อได้ว่าติดขัดปัญหาอะไร ยังต้องรอดำเนินการในส่วนไหนอีกบ้าง
3. เดดไลน์ไม่ใช่แรงบันดาลใจ
อาการนี้หลาย ๆ คนคงเคยเป็น คือ ยังไม่ถึงเดดไลน์ก็ไม่มี แรงบันดาลใจในการทำงาน ยังคิดไม่ออก ยังไม่มีไฟ ยังอยากทำอย่างอื่นก่อน ในที่สุดก็ต้องเจอกับสถานการณ์เดิม ๆ คือ ทำงานกันไฟลนก้น อดตาหลับขับตานอนปั่นงานก่อนวันเดดไลน์ ดังนั้นอย่ารอให้เดดไลน์มาเป็นแรงบันดาลใจอีกต่อไป ได้งานมาแล้ว รู้เดดไลน์แล้ว ให้ลงมือทำทันที บริหารจัดการเวลาให้ดี ไม่มีพลาดกำหนดเดดไลน์ ฉายแววความเป็นมืออาชีพได้อย่างแน่นอน
4. Planner & To do list ช่วยได้
นำเป้าหมายใหญ่และเป้าหมายย่อยที่เราได้ตั้งไว้มาจดเป็นลายลักษณ์อักษร หรือบันทึกไว้ในไฟล์ส่วนตัว เพื่อวางแผนพิชิตเดดไลน์ได้แบบวันต่อวัน จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่าง อะไรสำคัญสุด อะไรต้องส่งก่อน ช่วยเช็กตัวเองว่า วันนี้เราควรทำอะไร เวลานี้เราควรทำอะไร ช่วยให้ทำงานได้ทันตามเวลา ไม่ทำงานซ้ำไปซ้ำมา หรือผิดพลาดเพราะหลงลืมอะไรไป และมีวินัยในการทำงานมากขึ้น เป็นการฝึกตัวเราให้เป็นคนบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. อย่าลืมเผื่อเวลา
หลาย ๆ โปรเจกต์อาจต้องมีการร่วมกันทำงานทั้งภายในทีม รวมไปถึงผู้ร่วมงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอย่าง Vendor/ Supplier ต่าง ๆ บางครั้งความล่าช้าในการดำเนินงานอาจไม่ได้มาจากภายในทีมเพียงอย่างเดียว แต่อาจเป็น Vendor/ Supplier เจ้าต่าง ๆ ที่ไม่พร้อมส่งงานหรือวัตถุดิบ ทางที่ดีควรทำสัญญาและข้อตกลงกับ Vendor/ Supplier ให้ชัดเจนเกี่ยวกับระยะเวลา รวมไปถึงการเผื่อเวลากรณีมีเหตุฉุกเฉิน จำไว้ว่าอย่าให้งานมารวมกันอยู่ในวันสุดท้าย ให้ลองกำหนดเดดไลน์ส่วนตัวเป็นวันก่อนหน้าวันเดดไลน์จริง เพื่อจะได้ตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยของงานอีกรอบ หรือเผื่อมีปัญหาที่ต้องแก้ไขเป็นกรณีพิเศษอีกด้วย
6. รู้จักปฏิเสธ-รู้จักกระจายงาน
Lost time จากการทำงานที่ส่งผลไม่ให้เราไปถึงเดดไลน์ได้โดยราบรื่น ก็คืองานแทรกทั้งหลาย หลายครั้งที่เราทำงานไม่ทัน อาจไม่ได้หมายความว่าเราทำงานช้า แต่อาจเป็นเพราะงานที่รับผิดชอบมีมากเกินไป ไม่สามารถจัดการคนเดียวไหว หรือทำได้ทันในเวลาอันน้อยนิด บางครั้งการปฏิเสธงานแทรกก็เป็นเรื่องจำเป็นต้องทำ ควรทำงานตรงหน้าให้เสร็จก่อน แล้วค่อยกลับไปจัดการกับงานที่แทรกเข้ามาภายหลัง นอกจากนี้การรู้จักขอความช่วยเหลือ หรือการกระจายงานไปให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ในทีมช่วย ก็เป็นการบริหารจัดการงานให้ทันเดดไลน์ได้อีกทางหนึ่ง
7. หาทางลัด ใช้เวลาน้อย แต่ work
การทำงานที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ทำทัน ทำเร็ว แต่ยังต้องรู้จักหาวิธีจัดการงานนั้นได้ภายในเวลาอันน้อยนิด ไม่ใช้เวลามากเกินความจำเป็น ขั้นตอนไหนบ้างที่พอจะเซฟเวลาได้ หรือจุดไหนที่ไม่สำคัญก็ปล่อยไปบ้าง เพื่อให้งานเดินไปข้างหน้า หากเราพบวิธีการทำงานให้เสร็จภายในเวลาอันสั้น หรือหาทางลัดที่ผลลัพธ์แบบเดียวกันแต่ทำได้หลากหลายวิธี แล้วเลือกวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ก็จะช่วยให้เราทำงานเสร็จทันตามกำหนดเวลา และไม่เหนื่อยจนเกินไป
8. พักแต่พอดี ทำงานมีประสิทธิภาพ
บางครั้งการเร่งทำงานจนไม่ได้พักผ่อน แทนที่งานจะเสร็จเร็วขึ้น กลับกลายเป็นผิดพลาดมากขึ้นไปเสียนี่ เพราะร่างกายไม่พร้อม และสมองที่เหนื่อยล้า หากเริ่มรู้สึกหมดพลัง ให้หาเวลาพัก ชาร์จแบตให้ร่างกายก่อน จะได้กลับมาเดินหน้าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกครั้ง แต่อย่าเผลอไปพักผ่อนหย่อนใจกับการเล่น Facebook ดู Youtube นั่งแชท Line กับเพื่อน จนเสียสมาธิทำงาน แล้วก็ยังไม่ได้พักผ่อนอย่างเต็มที่อีกด้วย เอาเป็นว่าทำอะไรก็ให้ยึดหลักทางสายกลาง เน้นความสมดุล เหนื่อยนักก็พักได้ แต่อย่าเพลินจนเสียงานเท่านั้นเอง
ได้ข้อคิดดี ๆ ไปปรับใช้ในการทำงานกันแล้ว ที่เหลือก็แค่ลงมือทำ ปฏิวัติการทำงานจนไม่ได้นอนตอนถึงเดดไลน์ ให้เป็นสบาย ๆ ชิล ๆ ตอนส่งงาน jobsDB ขอเป็นกำลังใจให้คนทำงานทุกคนมีพลังสร้างสรรค์สิ่งดี ๆ กันต่อไป
#icanbebetter
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ
