การเลือกใช้ซอฟต์แวร์เพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพเชิงกำไรให้แก่องค์กร

งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในยุคศตวรรษที่ 20 คือ งานที่ถูกขับเคลื่อนด้วยการใช้เครื่องมือในการบริหารสมัยใหม่ การเพิ่มศักยภาพในการบริหารงานประจำ และเพิ่มบทบาทในการเป็นพันธมิตรทางธุรกิจให้แก่ผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นวิธีการที่จะเปลี่ยนแปลงไปสู่เป้าหมายดังกล่าว คือ การทำให้ภารกิจหลักของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เปลี่ยนแปลงไปตามแนวคิดใหม่ ซึ่งอาจต้องเปลี่ยนกรอบความคิดแบบเดิม ต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง เป็นรูปแบบใหม่ เหมือนกับรูปปิระมิดหัวกลับ ดังแผนภาพด้านล่างนี้

แผนภาพที่ 1 - ระบบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในทศวรรษหน้า
ที่มา : เอกสารประกอบการบรรยายวิชา HRIS โดย ศักดิ์ดา หวานแก้ว

จากแผนภาพข้างต้น ผมขอเสนอความเห็นว่า มีแนวโน้มสูงมากที่งานบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบปัจจุบัน ซึ่งมีภารกิจงานประจำที่พวกเราคุ้นเคยกัน คือ 80% ของงานบริหาร Admin ตามฟังก์ชั่นหลักต่างๆ เช่น ระบบงานเงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ระบบฝึกอบรมพนักงาน จะถูกเปลี่ยนทดแทนด้วยระบบ Outsourcing หรือถูกแทนที่ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ และที่สำคัญงานใหม่ๆ ที่จะเพิ่มเข้ามา คือ งานในเชิงของการใช้กลยุทธ์เพื่อพัฒนาองค์การตามระบบงานอนาคต โดยใช้เครื่องมือสมัยใหม่มาบริหารคนและองค์การ ซึ่งในทัศนะของผู้เขียนมองว่า สิ่งเหล่านี้จะถูกเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นรูปธรรม ภายในทศวรรษนี้ ผมเชื่อว่างาน Hr จะเป็นงานที่ท้าทาย มีความทันสมัย มีบทบาทต่อการเพิ่มประสิทธิภาพองค์การให้สูงขึ้น และจะช่วยปฏิวัติภาพลักษณ์ในวิชาชีพของพวกเรานี้ให้ดูดียิ่งขึ้น

ความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ

แผนภาพที่ 2 – ระบบงานบริการอิเล็กทรอนิกส์ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์
ที่มา : เอกสารประกอบการบรรยายวิชา HRIS โดย ศักดิ์ดา หวานแก้ว และคุณเสกสิทธิ์ คูณศรี

นอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ๆ แก่ลูกค้าของเรา ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการให้บริการแบบเผชิญหน้า แต่มีข้อดีกว่า คือ สามารถให้บริการโดยไม่จำกัด เวลา สถานที่ และที่สำคัญ คือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และไม่ลดความพึงพอใจของลูกค้า