จัดการประชุมภาษาอังกฤษอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

จัดการประชุมภาษาอังกฤษ

          คนทำงานหลายคนอาจจะมีประสบการณ์ในการประชุมเป็นภาษาอังกฤษนับครั้งไม่ถ้วน ในขณะที่อีกหลาย ๆ คนแทบจะไม่เคยใช้ภาษาอังกฤษในการประชุมเลย เมื่อถึงเวลาต้องใช้ภาษาอังกฤษในการประชุมเข้าจริง ๆ จึงทำให้คนทำงานบางคน เกิดอาการประหม่า พูดภาษาอังกฤษผิด ๆ ถูก ๆ ทั้งที่จริง ทักษะการใช้ภาษาอังกฤษนั้นสามารถใช้สื่อสารได้เป็นอย่างดี แต่เมื่อรู้สึกตื่นเต้นขึ้นมา ก็จับต้นชนปลายไม่ถูก

          เนื่องจากภาษาอังกฤษมีความจำเป็นอย่างมากในสังคมการทำงาน เพราะต้องใช้ในการติดต่อสื่อสาร แม้ว่าจะไม่ต้องพูดให้ถูกหลักไวยากรณ์ไปเสียทุกครั้ง แต่ถ้าสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการประชุมด้วยแล้ว ย่อมเกิดผลดีกับตัวเรา ไม่เพียงแต่จะทำให้ฟังการประชุมรู้เรื่องและเข้าใจเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เรามีภาพลักษณ์ที่ดี เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ หรือเจ้านายจะมองว่าเราเป็นคนที่มีความสามารถ ทำงานได้ดีในทุก ๆ ที่ และทุก ๆ สถานการณ์

          การแสดงความคิดเห็นเป็นภาษาอังกฤษอย่างถูกต้อง และมีความเหมาะสมในการประชุมแต่ละครั้ง เป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ของการเป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพ หากเราเป็นคนหนึ่งที่อยากมีคุณสมบัติเช่นนั้น เทคนิคการใช้ภาษาอังกฤษในที่ประชุม ดังต่อไปนี้ จะช่วยให้เรามีความสามารถเช่นนั้นได้ โดยต้องนำไปปรับใช้เมื่อมีโอกาสประชุมเป็นภาษาอังกฤษ

เปิดประชุมเมื่อทุกคนพร้อม

          การประชุมมักจะเริ่มต้นด้วยการทักทายผู้ที่มาเข้าร่วมการประชุม แสดงให้เห็นถึงความเป็นมิตร อย่าให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าการประชุมในครั้งนี้เต็มไปด้วยความเครียด ภาษาอังกฤษที่ใช้ทักทายเพื่อบอกให้รู้ว่าการประชุมกำลังจะเริ่มขึ้น เช่น Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started. ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะได้รับรู้ถึงสัญญาณ และเริ่มต้นการประชุมได้ทันที

          มารยาทอย่างหนึ่งที่จะลืมเสียไม่ได้เลยในการประชุม คือ การเริ่มต้นเป็นผู้ฟังที่ดี ในการประชุมที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลักในการสื่อสาร เรายิ่งต้องฟังให้มาก เพื่อที่จะทำความเข้าใจว่าขณะนี้เขาพูดถึงอะไรกันอยู่ เป็นเวลาที่เราควรถามแล้วหรือไม่ อย่าเริ่มต้นถามโดยไม่ดูจังหวะเวลาให้ดี เพราะจะทำให้เราเสียหน้าได้

แจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุม

          เมื่อเริ่มต้นการประชุมแล้ว ผู้นำการประชุมต้องแจ้งให้ผู้เข้าประชุมทราบถึงวัตถุประสงค์ โดยทบทวนวาระและเนื้อหาของการประชุมครั้งที่ผ่านมา มีวาระใดที่สืบเนื่องมา แล้วต้องการพูดคุยกันต่อในการประชุมครั้งนี้หรือไม่ เราสามารถเริ่มต้นประโยคภาษาอังกฤษ เช่น We’re here today to discuss about our customer’s satifaction goal” หรือไม่เช่นนั้น ก็สามารถใช้ประโยคนี้ได้ Let’s go over the last meeting and figure out the conclusion.

แสดงความคิดเห็นเมื่อมีโอกาส

          เมื่อการประชุมดำเนินมาถึงช่วงเวลาหนึ่งแล้ว ควรมีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถาม หรือแสดงความคิดเห็น หากเรามีข้อสงสัยก็ให้แสดงความคิดเห็นอย่างที่ควรจะเป็น แต่เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้ภาษาอังกฤษ ให้เราลองร่างคำถามเป็นภาษาไทยก่อน แล้วค่อยแปลเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อที่เราจะได้ไม่เกิดความตื่นเต้นจนพูดผิดพูดถูก จนคนอื่นฟังไม่รู้เรื่องว่าเราต้องการถามว่าอะไร

          หากต้องการเปลี่ยนหัวข้อการประชุมจากเรื่องหนึ่งไปยังอีกเรื่องหนึ่ง ให้เริ่มต้นใช้ประโยคภาษาอังกฤษ เช่น “Now that we’ve discussed…, let’s move on to…” หรือไม่เช่นนั้นก็สามารถใช้ประโยคนี้แทนได้ “Let’s go on to the next topic” เพื่อเป็นการเกริ่นนำให้ผู้เข้าประชุมได้ทราบว่าเรากำลังจะเริ่มหัวข้อใหม่แล้ว

ส่งสัญญาณปิดการประชุม

          “To sum up” เป็นการส่งสัญญาณว่าการประชุมกำลังจะจบลงในอีกไม่กี่นาที จากนั้นจึงเริ่มต้นกล่าวสรุปการประชุมว่ามีข้อตกลงร่วมกันเป็นอย่างไร ผู้นำการประชุมต้องสรุปให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบทั่วกัน แล้วจึงปิดการประชุมด้วยการกล่าวขอบคุณผู้ที่มาเข้าร่วมประชุมทุกคน ด้วยประโยคภาษาอังกฤษง่าย ๆ เช่น “Thank you all for attending/coming.”

          มารยาทการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องนึกถึงอยู่เสมอ ไม่ว่าการประชุมนั้นจะเป็นภาษาใดก็ตาม หากยังไม่ใช่เวลาที่ควรถาม ก็ควรนั่งฟังอย่างตั้งใจต่อไป การขัดจังหวะโดยไม่ดูความเหมาะสม จะทำให้การประชุมต้องเสียเวลาการประชุม เมื่อไม่เข้าใจในสิ่งที่เขากำลังประชุมกันอยู่ ให้ฟังให้มากที่สุด แล้วค่อยเริ่มต้นตั้งคำถาม เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่าพลาดโอกาสได้งานดี มีโอกาสใหม่ ๆ มากมายรอคุณอยู่ที่นี่ทุกวัน สร้างอีเมลแจ้งงานด่วน

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

ฝึกพูดอังกฤษแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม

4 เทคนิคสนุก ปลุกการประชุมให้มีชีวิตชีวา