เลขายุคใหม่ ทำอย่างไรให้ชนะใจเจ้านาย : คุณศิริกร ณิลังโส

          ได้อ่านเรื่องราวของเลขานุการสาวคนเก่งไปแล้ว 2 คน คือคุณมลลดา สวัสดี จาก SCG Chemicals และ คุณวรุณี ไชยมงคลกิจ จากธนาคารสแตนดาร์ดชาร์เตอร์ด วันนี้เรามีโอกาสได้พูดคุยกับเลขานุการสาวคนเก่งเป็นคนที่สาม ได้เคล็ดลับ แนวทางการทำงานเลขานุการมาฝากเพียบเชียวค่ะ อย่ารอช้า ไปพบกับเธอ คุณศิริกร นิลังโส หรือพี่จิ๋ว จากเมืองไทยประกันชีวิตกันเลยค่ะ

เลขานุการยุคใหม่          คุณศิริกร ณิลังโส หรือพี่จิ๋ว เป็นเลขานุการของคุณโพธิพงษ์ ล่ำซำ ท่านประธานกรรมการ บริษัท เมืองไทยประกันชีวิต จำกัด มานานกว่า 17 ปี “ด้วยความ ที่เป็นคนชอบงานบริการ ก็เลยอาศัยความชอบนี้ Serve ความสะดวกสบายให้นายมากที่สุด แค่ท่านพูดว่าต้องการอะไร นั่นคือเรื่องที่เราจะต้องทำ ต้องจัดการทุกอย่าง จนสำเร็จลุล่วง พี่จิ๋วเล่าถึงรูปแบบของงานเลขาฯ จากประสบการณ์ของเธอ

          งานเลขาฯ มีความหลากหลายในตัวอย่างมาก งานของพี่ต้องรับผิดชอบในทุก ๆ เรื่องของนาย นอกเหนือจากงานเอกสารนัดหมาย และติดต่ออย่างที่เลขา โดยทั่วไปจะต้องปฏิบัติแล้ว ข้อมูลด้านการเงิน เศรษฐศาสตร์ ตลาดหุ้น การลงทุนที่น่าสนใจ เป็นอีกเรื่องที่ต้องคอยติดตามข่าวสาร จากหนังสือพิมพ์ จากเว็บไซต์ จากผู้รู้ต่าง ๆ ได้ข้อมูลมาก็ต้องนำมาพิจารณาความถูกต้องให้ละเอียดอีกครั้ง แล้วจึงนำเสนอข้อมูลแต่การตัดสินใจอยู่ที่นาย ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี ทำให้เราได้ความรู้ เพิ่มขึ้นอีกด้าน ที่จริงแล้วไม่ใช่เฉพาะเท่านี้ เกี่ยวกับเรื่องอสังหาริมทรัพย์ การเมือง ก็เป็นอีกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับนาย นั่นหมายถึงพี่ต้องคอยติดตามข้อมูลด้วยเหมือนกัน ซึ่งพี่ไม่เคยมีความรู้ในเรื่องเหล่านี้มาก่อนเลย ต้องค่อยๆ เรียนรู้ไป “คนเราต้องรักงาน ทำให้เราพร้อมที่จะทุ่มเท” พี่สนุกกับการได้ทำงานที่หลากหลายทุกวัน ไม่จำเจ ซึ่งท้าทายว่าจะทำได้สำเร็จหรือไม่” เธออธิบายเพิ่มเติม

          ถึงแม้จะทุ่มเทให้กับงานอย่างดีที่สุด แต่บางครั้งก็ยังมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เหมือนกัน พี่จิ๋วให้ข้อคิดไว้อย่างน่าสนใจว่า “การทำงานย่อมต้องมีความผิดพลาด บางครั้งได้รับคำตำหนิบ้าง เป็นเรื่องธรรมดา ท่องไว้ในใจว่า “คนที่ไม่เคยทำอะไรผิดพลาด ก็คือคนที่ไม่เคยทำอะไรเลย” คนทำงานต้องพลาดบ้าง แต่ต้องหาวิธีแก้ไข และปรับปรุง ไม่ให้เกิดขึ้นอีก พี่เคยทำผิดพลาดอยู่บ้างเหมือนกัน แต่พี่จะเดินเข้าไปขอโทษนายและชี้แจงว่าเราได้แก้ไขอย่างไร”

          นอกจากนี้ เลขาฯ ที่ดีต้องพัฒนาตัวเองให้ทันโลก ยิ่งตอนนี้เทคโนโลยีช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น เลขาก็ต้องรู้จักใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ นอกจากจะ ใช้อินเทอร์เน็ตในการหาข้อมูลต่าง ๆ แล้ว พี่จิ๋วยังใช้ Push Mail ในการบันทึกตารางนัดหมายต่าง ๆ แล้วส่งเข้ามือถือ เพื่อเตือนความจำ ไม่ให้พลาดทุกการนัดหมาย เพราะเลขาฯ รุ่นใหม่เป็นเหมือนผู้ช่วยของนาย คอยอำนวยความสะดวก ให้งานสำเร็จท่ามกลางเสียงชื่นชมในตัวท่าน

          เวลาที่เจองานยาก ก็ต้องหาช่องทางทำให้สำเร็จหากตัวเองคนเดียวไม่สามารถทำได้ ต้องหาช่องทางอื่น ทำทุกวิถีทางให้งานสำเร็จลุล่วง ถามเพื่อน ถามผู้รู้ หรือขอความช่วยเหลือ ติดต่อกับผู้อื่น ๆ อยู่เสมอ “พี่โชคดีตรงที่ นายเป็นผู้ใหญ่เวลานายไปองค์กรไหน ก็ไปในฐานะผู้บริหารระดับสูง ซึ่งแต่ละองค์กรก็พร้อมจะ Serve เราอยู่แล้ว” แต่ถึงอย่างนั้นเลขานุการก็ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีควบคู่กันไปด้วย ต้องมีวาทศิลป์รู้จักวิธีพูดเพื่อให้เขาร่วมมือกับเรา “หากติดต่อกับคนในระดับที่สูงกว่า หรือเป็นผู้ใหญ่กว่า เราต้องอ่อนน้อมเข้าไว้ แล้วเราก็จะได้ความร่วมมือกลับมา หากติดต่อกับคนที่อ่อนกว่า เราต้องมีท่าทีที่เป็นมิตร เพื่อที่เขาจะไม่เกร็งและยินดีที่จะช่วยเรา” ทำงานมานานจนรู้ใจนาย ว่าแบบไหนคือสิ่งที่นายต้องการ จึงมักจะกังวลใจว่าคนที่มาทำงานแทนในช่วงที่เธอไม่อยู่จะทำงานได้ถูกใจนายหรือไม่ ด้วยเหตุนี้โอกาสที่จะหยุด พักร้อนจึงน้อยมาก อาศัยช่วงเวลาที่นายไปต่างประเทศเป็นวันหยุดพักของตัวเอง แต่กว่าจะหยุดได้ก็ต้องเคลียร์งานทุกอย่างจนเรียบร้อยเสียก่อน จึงจะพอวางใจ ว่าจะไม่เกิดปัญหาขึ้นในระหว่างที่เธอไม่อยู่ “พี่จะโทรศัพท์เปิดตลอด 24 ชั่วโมง พร้อมที่จะติดต่อได้ ยิ่งถ้าเป็นช่วงที่นายเดินทางต่างประเทศ ต้องเตรียมให้พร้อม สำเนาพาสปอร์ต สำเนาตั๋วเครื่องบิน หมายเลขโทรศัพท์สถานทูต สายการบิน บัตรเครดิต พี่นำติดตัวไปด้วยตลอดหากมีกรณีฉุกเฉิน เราสามารถประสานงานต่อได้ทันที” พี่จิ๋วกล่าวเสริม

          จากการพูดคุยในครั้งนี้ทำให้เราเห็นว่า งานเลขาฯ สมัยใหม่ไม่ใช่งานเสนอแฟ้มอีกต่อไป ต้องอาศัยทักษะหลายด้าน สนุกที่จะเรียนรู้ ละเอียดรอบคอบ มนุษยสัมพันธ์ที่ดี มีใจรักในงาน เพื่อเป้าหมายคือเสียงชื่นชมที่ผู้คนมีต่อนายของเรา และนั่นก็คือความสำเร็จของคนที่เป็นเลขานุการอย่างเธอ