เลขานุการยุคใหม่ ทำอย่างไรให้ชนะใจเจ้านาย : คุณมลลดา สวัสดี

          มีคนเคยเปรียบเทียบไว้ว่า งานเลขานุการเปรียบเสมือนกระโถนท้องพระโรง ที่ต้องรองรับอารมณ์แปรปรวนของเจ้านาย ทั้งยังต้องทำงานตั้งแต่สากกระเบือยันเรือรบ ทั้งงานของนาย เรื่องส่วนตัวของนาย จนชีวิตเลขาฯ เองแทบจะไม่เหลือความเป็นส่วนตัว แล้วอะไรที่ทำให้ชีวิตการเป็นเลขานุการนั้นมีความสุขและสนุกกับงาน

เป็นเลขานุการยุคใหม่          วันนี้เรามีนัดกับเลขานุการกรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท SCG Chemicals คุณมลลดา สวัสดี (พี่แอน) ผู้มีชั่วโมงบินยาวนานถึง 18 ปี ด้วยประสบการณ์งานเลขาฯ ที่สั่งสมมานานของเธอ ทำให้การพูดคุยในครั้งนี้เราได้รู้ลึกถึงชีวิตการเป็นเลขานุการ ได้ประโยชน์แก่ผู้ที่อยู่ในแวดวงเลขานุการ รวมถึงผู้ที่กำลังมองหางานเลขานุการด้วย

          พี่แอนเล่าให้เราฟังว่า “รูปแบบงานเลขานุการ ไม่ต่างจากในตำราที่เราเรียนมา แต่อยู่ว่าเราจะนำสิ่งที่เรียนมาประยุกต์ให้เข้ากับงาน ให้เข้ากับเจ้านาย ให้เข้ากับคนรอบข้างได้อย่างไร เมื่อเกิดปัญหาขึ้น จะแก้ปัญหาได้อย่างไร จะต้องจับแพะชนแกะ เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ ที่สำคัญต้องทำงานเป็นทีม มีอะไรต้องกระจายให้กับน้อง ๆ และคนอื่นที่เกี่ยวข้อง ปัจจุบันมีเทคโนโลยีทันสมัยมากขึ้นที่ช่วยให้ทำงานได้สะดวกมากขึ้น ทั้งคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ซึ่งต่ออินเทอร์เน็ตได้ ทุกวันทุกที่ทุกเวลา แต่สิ่งที่ตามมาก็คือ งานมากขึ้น เคสของนายหลากหลายมากขึ้น ต้องเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ต้องพร้อม 24 ชั่วโมง เหมือน 7-Eleven และเมื่อคนมากขึ้น อารมณ์ของคนก็มากขึ้น ทำให้เราแข็งแรงมากขึ้น รู้มากขึ้น โตมากขึ้น เห็นอะไรมากขึ้น รับถูกรับผิดมากขึ้น เติบโตกันไปตามโลกปัจจุบัน”

          งานเลขานุการไม่ใช่แค่ส่งงาน แล้วจบ ไม่ใช่แค่ส่งอีเมล ไม่ใช่แค่เอางานไปวางไว้ที่โต๊ะ แต่จะต้องดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบทุกขั้นตอน “เวลาที่พี่ส่งงาน พี่จะต้องโทรตามด้วยว่า นายคะเรื่องนี้โอเคไหม มีอะไรจะต้องแก้ จะต้องตามต่อไหม ไม่ใช่แค่ปอกกล้วยเข้าปาก แต่จะต้องรู้ด้วยว่ากล้วยที่กินเข้าไปนั้นเป็นอย่างไร ท้องเสียหรือเปล่า เน่าหรือเปล่า คือเรียกว่าต้องถึงขั้นตอนของกดชักโครกกันเลยทีเดียว นี่คือสิ่งที่พี่ทำ” พี่แอนกล่าว

          เสน่ห์ของงานเลขาในความคิดของเธออยู่ที่การ เอาใจใส่ และการเอาใจเขามาใส่ใจเรา เพื่อให้งานทุกขั้นตอนราบรื่น หรือเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด นอกจากนั้น อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือ เข้าเมืองตาหลิ่ว ต้องหลิ่วตาตาม เลขาฯ จะต้องจับจุดให้ได้ว่านายชอบอะไร สนใจอะไร เลขาฯ ก็ควรจะมีความรู้เรื่องนั้นด้วย “นายสนใจเรื่องกอล์ฟเราก็ต้องคุยเรื่องกอล์ฟ คุยภาษาเดียวกับเขา ถ้าในสภาพแวดล้อมของเราทุกคนเล่นกอล์ฟหมดเลย เราจะมาคุยกีฬาประเภทอื่นก็คงไม่เหมาะ ด้วยความที่พี่เป็นคนเล่นกอล์ฟอยู่แล้ว เราก็คุยเรื่องกอล์ฟกับเขาได้

          ในส่วนของวิธีเอาชนะใจเจ้านาย ไม่มีรูปแบบตายตัว เพราะแต่ละเคสของนายไม่เหมือนกัน จึงไม่มีทางชนะใจเจ้านายได้ มีแต่ทำงานให้นายติน้อยที่สุด เวลาเสนองานนาย ต้องมีแผนสำรองไว้เสมอ อย่างนี้ไม่ชอบ เอาแบบนี้ไหม แบบที่ 2 3 4 ต้องมีเตรียม ไม่เพียงเท่านั้น เจ้านายทุกคนอารมณ์แปรปรวน เลขานุการจะต้องบริหารอารมณ์ให้ได้ รองรับอารมณ์ให้ได้ และแน่นอนว่าคงไม่มีใครที่เพอร์เฟ็กต์ไปทุกอย่าง ทำงานดี ถูกใจ ไม่ผิด ไม่พลาดเลย แต่เมื่อเราทำผิด เราต้องรู้จักจดและจำ “พี่เป็นคนชอบจด ถ้าทำอะไรผิดก็ต้องจดเอาไว้ จะไม่มีการผิดซ้ำอีก” เธอกล่าวย้ำ

          งานเลขานุการ สนุกตรงที่ได้ทำอะไรที่ท้าทายตลอดเวลา มีเคสใหม่ ๆ มาให้จัดการตลอด ต้องคิดแก้ปัญหาตลอด ชีวิตในวันทำงานของเธอเริ่มตั้งแต่ 6 โมงเช้าถึง 2 ทุ่ม โดยเฉลี่ย ตั้งแต่ทำงานมาเธอลาป่วยเพียง 2 ครั้ง เพื่อผ่าตัดเนื้องอกและอีกครั้งเป็นไข้หวัดใหญ่ เห็นเธอทำงานนานขนาดนี้แต่ด้วยความที่เธอรู้สึกสนุกกับงาน จึงทำให้เธอไม่รู้สึกเหน็ดเหนื่อย หรือหากเหนื่อยก็เพียงได้เล่นกอล์ฟอาทิตย์ละครั้ง ครึ่งวันเสาร์เช้า ส่วนตอนบ่ายก็มาทำงานต่อ ปีหนึ่ง ๆ ก็ลาพักร้อนไปตีกอล์ฟ หรือเดินทางต่างประเทศบ้าง เท่านี้ก็มีความสุข หายเหนื่อยแล้วสำหรับเธอ คนรอบข้างเธอจึงมักพูดเสมอว่าเธอ Born to Be ที่จะเป็นเลขาฯ จริง ๆ

          เธอได้ทิ้งท้ายกับเราไว้ว่า งานทุกตำแหน่งเหมือนกันหมด คือทำอย่างไรให้เจ้านายต่อว่าต่อขานน้อยที่สุด ไม่ ว่าเราจะเป็นเลขานุการ งานการตลาด งานบัญชี เป็นแม่บ้าน เป็นคนขับรถ หรืองานอะไรก็ตามแต่ ต้องทำให้มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ทำให้นายต่อว่าน้อยที่สุด และที่สำคัญ ทำอย่างไรให้นาย หรือเพื่อนร่วมงาน นึกถึงเราเป็นอันดับแรกเมื่อมีปัญหา แค่นี้ก็เป็นกระโถนท้องพระโรงที่มีความสุขที่สุดแล้ว