เลขานุการยุคใหม่ ทำอย่างไรให้ชนะใจเจ้านาย : คุณวรุณี ไชยมงคลกิจ

          jobsDB.com ได้รับเกียรติจากเลขานุการชั่วโมงบินสูงคนที่สอง เธอชื่อ วรุณี ไชยมงคลกิจ หรือพี่จูลี่ มือขวาของรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ สายงานบริหารเงินและตลาดทุน ธนาคารสแตนดาร์ดชาร์เตอร์ด ร่วมพูดคุยถึงการทำงาน ในสไตล์ของเธอ พร้อมเคล็ดไม่ลับ สำหรับเลขาฯ มือใหม่ได้นำไปใช้งาน

เลขานุการยุคใหม่ที่ดี          งานเลขานุการแบบพี่จูลี่ไม่ใช่เพียงแค่เป็นเลขาฯ ของนายคนใดคนหนึ่ง ซึ่งดูแลนายเพียงคนเดียวเท่านั้น แต่พี่จูลี่ยังต้องคอยดูแลงานในแผนกด้วย เรียกว่าทำงานแบบทูอินวัน เป็นทั้งเลขาฯ ของนาย และเป็นเลขาฯ ของแผนกในเวลาเดียวกัน พี่จูลี่เล่าให้ฟังว่า “การเป็นเลขาฯ ของนายคนเดียวปกติเราก็จะดูแลนายของเรา เช็กอีเมล จัดคิวงานให้นาย รวมทั้งประสานงานระหว่างนายกับคนอื่น ๆ แต่ในเมื่อเรามีบทบาทเป็นเลขาฯ ของแผนกด้วย เราก็ยิ่งต้องมีการบริหารจัดการที่ดี เพราะจะมีงานอื่น ๆ จากคนในแผนกเข้ามาให้เราช่วยดูแลประสานงานด้วย แทนที่จะมีนายคนเดียว กลับเป็นว่าทั้งแผนกทุกคนเป็นนายของเราหมด”

          และถึงแม้ว่า งานของพี่จูลี่จะต้องทำงานเกี่ยวข้องกับผู้คนมากมาย ต้องเผชิญกับคนเยอะ เรื่องแยะ และความวุ่นวายที่ตามมา แต่ถึงอย่างนั้น ก็ไม่ได้เป็นปัญหา กับพี่จูลี่เลยแม้แต่น้อย เพราะพี่จูลี่ทำงานตรงนี้ด้วย Service mind งานเลขานุการก็เหมือนกับงานบริการ ซึ่งจะต้องพร้อมช่วยเหลือและช่วยประสานให้งานของทุกคนราบรื่น งานของนายราบรื่น งานของแผนกก็ราบรื่น และเมื่อทำงานสำเร็จ มันก็กลายเป็นความภูมิใจและรู้สึกมีความสุขที่ได้ทำ

          ประสบการณ์งานเลขาฯ 20 ปีของพี่จูลี่ ทำให้เธอเห็นความเปลี่ยนแปลงของงานเลขามาตลอด “รูปแบบของงานเลขาสมัยก่อนที่ยังไม่มีอีเมล ไม่มีคอมพิวเตอร์ เราต้องเป็นมือให้เขา เมื่อก่อนจะทำจดหมายขึ้นมาสักฉบับ นายจะร่างมา แล้วเราเป็นคนพิมพ์ให้ แต่เดี๋ยวนี้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยได้เยอะ เราก็ดูอีเมล ตอบอีเมลให้นายได้รวดเร็ว ทำให้เราสามารถเน้นงานอย่างอื่นได้มากขึ้น เช่น งานประสานงานและบริหารจัดการ ดูคิว จัดคิวงานให้นาย บางทีมีนัดพร้อมกันหลายงาน ก็ต้องดูว่างานไหนสำคัญ งานไหนด่วน งานไหนด่วนและสำคัญ งานไหนไม่ด่วนและไม่สำคัญ เราก็ต้องคอยจัดลำดับก่อนหลัง ไม่ให้นายพลาดงานที่นายต้องทำ และที่สำคัญต้องรู้จักวิธีปฏิเสธนัดอย่างนุ่มนวลด้วย”

          ทักษะในการสื่อสารจึงเป็นคุณสมบัติหนึ่งที่เลขานุ การพึงมี เพื่อให้การประสานงานกับบุคคลต่าง ๆ ราบรื่น ใครที่จะติดต่อกับนาย ก็จะต้องผ่านเลขาฯ ซึ่งเป็นเสมือนเมืองหน้าด่านก่อน ต้องรับแขกทั้งทางโทรศัพท์ ทางอีเมล และแบบเผชิญหน้ากันโดยตรง เลขาฯ จึงต้องพูดจาสื่อสารรู้เรื่อง มีวิธีพูดเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างนุ่มนวลและแนบเนียน

          ตั้งแต่ทำงาน มาพี่จูลี่เจอนายมาแล้วหลายรูปแบบ ทั้งนายใจดี นายสุดโหด พี่จูลี่ก็ผ่านมาแล้วทั้งนั้น ดังนั้นใครที่อยากทำงานเลขาฯ จะต้องเตรียมตัวให้พร้อมรับ กับนายทุกรูปแบบ ใครได้นายดีก็ถือว่าโชคดี อย่างพี่จูลี่ตอนนี้ถือว่าโชคดีมาก ที่ได้นายดี “นายพี่ค่อนข้างยืดหยุ่น อย่างที่ว่ากันว่า เลขาฯ ต้องเข้างานก่อนนาย และกลับทีหลังนาย ของพี่ไม่ถึงขนาดนั้น ถ้าเราเคลียร์งานให้นายเสร็จแล้ว เราก็กลับบ้านได้ไม่ต้องรอนาย เพราะนายพี่กลับบ้านค่อนข้างดึก”

          เมื่อก่อนพี่จูลี่เคยเจอนายโหด สร้างความกดดันในการทำงาน เคยทำให้เธอรู้สึกท้อเหมือนกัน แต่ด้วยใจรัก ใจสู้ และอดทนต่อ อุปสรรคปัญหาต่าง ๆ ในที่สุดเธอก็ผ่านมาได้ “นายที่ทำงานด้วยลำบากก็มีเหมือนกัน ในช่วงแรกที่เรายังใหม่กับเขา เราก็ต้องพยายามศึกษาเขา ดูสไตล์การทำงานของเขา ดูว่าเขาชอบอะไร ต้องพยายามปรับตัวอย่างมาก ให้สามารถทำงานร่วมกันได้ ต้องใช้ความอดทนมาก ๆ จนในที่สุดก็ลงตัว” เธอกล่าว

          สำหรับพี่จู ลี่แล้ว ความอดทน ใจรัก มี Service mind การประสานงานที่ดี และการสื่อสารที่ดี คือหัวใจสำคัญสำหรับการเป็นเลขาที่จะสามารถชนะใจเจ้านายได้ และสิ่งนี้เองที่ทำให้ประสบการณ์ชีวิตการทำงานตลอด 20 ปีที่ผ่านมาเต็มไปด้วยความสนุก และมีความสุขในทุก ๆ วันทำงานของเธอ