เทคนิคทำงานไว…ไม่ผิดพลาดง่าย

          ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ กล่าวไว้ว่า “การเป็นคนทำงานไวได้อย่างรอบคอบ…ไม่ผิดพลาดง่าย” เป็นคุณสมบัติที่น่าพึงปรารถนา และไม่ใช่เรื่องของพรสวรรค์ แต่เป็นทักษะที่สามารถฝึกฝนให้มีขึ้นได้” และยังแนะนำวิธีฝึกฝนไว้ 4 ข้อดังนี้

1. ทำตามคู่มือปฏิบัติงาน ลดปริมาณความผิดพลาด

          คู่มือปฏิบัติงานเป็นสิ่งจำเป็นต่อการทำงาน เพราะเป็นแบบแผนที่ทำขึ้นมาเพื่อให้ปฏิบัติตาม คนที่ปฏิบัติตามคู่มืออย่างเคร่งครัด ย่อมไม่เกิดความผิดพลาด หรือลดความผิดพลาดได้มาก ยกตัวอย่างนักบินที่ต้องปฏิบัติตามคู่มืออย่างเคร่งครัด เพราะนั่นไม่ได้หมายถึงความปลอดภัยของชีวิตเขาเอง แต่หมายถึงผู้โดยสารและลูกเรือทุกคนบนเครื่องบินด้วย ดังนั้น สิ่งที่ยึดปฏิบัติกันเป็นแบบแผน ผ่านการกลั่นกรอง ปรับปรุงมาแล้ว คือสิ่งที่ควรปฏิบัติตาม เอาเวลาของสมองไปคิดพัฒนาสิ่งใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์จะเป็นประโยชน์มากกว่า

2. เขียนโน้ตก่อนทำ จำกัดโอกาสพลาด

          หากเราจัดระเบียบการทำงานของเราเป็นลำดับขั้น ตอน จะช่วยป้องกันความผิดพลาดได้มาก โดยก่อนที่จะเริ่มทำงานในแต่ละวันให้จดรายการสิ่งที่จะต้องทำทั้งหมดลงมาให้ ครบถ้วน แล้วจัดลำดับสิ่งที่จะต้องทำก่อน-หลังตามความสำคัญและความเร่งด่วน รวมถึงจดรายการข้อควรระวังต่าง ๆ ไว้คอยเตือนใจด้วย อย่าลืมที่จะติดไว้ในที่ที่มองเห็นได้ง่าย อย่างหน้าคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

3. ตรวจงานอย่างดี ปิดพื้นที่ความผิดพลาด

          ทำงานเสร็จแล้วต้องตรวจสอบความถูกต้องทุกครั้ง และไม่ใช่เพียงครั้งเดียวเท่านั้น ควรช่วยกันตรวจสอบหลาย ๆ คน นอกจากเจ้าของงานจะต้องตรวจงานของตนแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น หัวหน้างาน หรือผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นตรวจสอบด้วย เพื่อความรัดกุมควรมีการลงลายมือชื่อรับรองด้วยว่า ใครได้ตรวจสอบแล้วบ้าง จะทำให้ผู้ตรวจเพิ่มความระมัดระวังมากขึ้นอีกระดับหนึ่ง เพราะทุกคนทราบดีว่า การลงชื่อมีผลต่อการรับผิดชอบในกรณีเกิดความผิดพลาดขึ้น

4. ผิดพลาดเมื่อใด รายงานเมื่อนั้น

เทคนิคทำงานไว          เมื่อการทำงานเกิดข้อผิดพลาด เจ้าของงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องต้องรีบแจ้งต่อหัวหน้าทันที ว่าเกิดอะไรขึ้น ผิดพลาดอย่างไร เกิดจากปัจจัยใด รวมถึงคิดหาแนวทางแก้ไข เพื่อนำเสนอหัวหน้าด้วย โดยกำหนดระยะเวลาในการปรับปรุงแก้ไขแนวทางการแก้ไขอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อให้ปัญหาคลี่คลายโดยเร็วที่สุด ทั้งนี้ไม่ใช่เพื่อต้องการกล่าวโทษกัน แต่เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากข้อผิดพลาด และป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำอีกนั่นเอง

          การป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงานอยู่เสมอ เป็นคุณลักษณะที่พึงมีในบุคคลที่ประสบความสำเร็จ นอกจากจะทำงานเสร็จไว สิ่งสำคัญคือจะต้องไม่มีข้อผิดพลาดด้วย จึงจะถือเป็นงานที่สมบูรณ์แบบ

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

คิดบวกสำคัญต่อการทำงานอย่างไร

รับมืออย่างไรเมื่อทำงานพลาด